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FAQ HYPERPLANNING / Gestione delle Aule

  • Gestione delle Aule
  • Come si assegna un’aula ad un’attività?
  • DA SAPERE: dalla scheda attività potete visualizzare tutte le aule disponibili per una determinata fascia oraria.

    Selezionando una attività

    1. Selezionate l’attività.
    2. Cliccate su + Aule.
    3. Fate un doppio clic sull’aula desiderata.
    4. Questo simbolo indica che non avete accesso all’aula. Selezionando quest’aula, se siete autorizzati a farlo, potrete inviare una richiesta di prenotazione.
    5. Questo simbolo indica che la capienza è inferiore al numero di studenti dell’attività.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4046-assegnare-aula.png

    Se gestite dei gruppi di aule, potete selezionare un gruppo e indicare solo di quante aule avete bisogno senza doverle sceglierle.
  • Come posso filtrare l’elenco delle aule proposte?
  • Solamente le estratte: visualizza solamente le aule che vedete nell’elenco delle aule.
    Totalmente libere nel periodo: visualizza solamente le aule libere per tutte le lezioni del periodo.
    Parzialmente libere nel periodo: visualizza le aule libere per almeno una lezione del periodo.

    1. Qui, l’Aula 107 è disponibile per 9 sessioni su 13 selezionate
    2. Le settimane in cui la sala è disponibile sono visualizzate in giallo, le altre in grigio.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4047-filtrare-aule.png
    Con i seguenti vincoli: visualizza comunque le aule anche se il vincolo selezionato non è rispettato.
    • Indisponibilità: le aule con indisponibilità.
    • Sedi: le aule che non rispettano i vincoli legati alle sedi distaccate (solo se avete attivato la gestione delle sedi in Parametri > PARAMETRI GENERALI > Sedi).

    1. HYPERPLANNING visualizza nella colonna Diagnostica i vincoli non rispettati...
    2. ...visualizzando un quadratino rosso sulle settimane in cui è presente il vincolo.
    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4047-filtrare-aule_02.png

    Tutte senza controllo di occupazione: visualizza tutte le risorse, anche quelle che non sono disponibili per alcuna lezione.
    Tipologie: visualizza le risorse appartenenti ad Almeno una specifica selezionata o a Tutte le specifiche selezionate.
  • Come posso cambiare aula ad una attività?
    1. Invece di cliccare su + Aule, fate un doppio clic sull’aula da sostituire...
    2. ...quindi un doppio clic sulla nuova aula.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4048-cambiare-aula.png
  • Come faccio ad assegnare o sostituire l’aula per una sola lezione?
    1. Prima di cercare l’aula, attivate sulla barra del periodo solamente la settimana che vi interessa [Alt+clic].
    2. Una volta assegnata l’aula, dettagliate la scheda attività...
    3. ... per verificare che l’aula sia stata modificata per una sola lezione.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4049-aula-sola-lezione_small.png

    Potete anche cercare un’aula per due, tre o quattro settimane: è sufficiente attivare sulla barra solamente le settimane desiderate.
  • Come faccio a prenotare un’aula in una determinata fascia oraria?
  • DA SAPERE: potete prenotare le aule per le vostre attività con pochi clic direttamente sulla griglia dell’orario delle aule.

    In Orari > Aule > Visualizza l'orario

    1. Selezionate l’aula da prenotare.
    2. Attivate unicamente la settimana che vi interessa [Alt+clic].
    3. Sulla griglia: cliccate e trascinate il riquadro dall’inizio alla fine della fascia oraria che vi interessa e confermate con un doppio clic.
    4. Completate la richiesta di prenotazione dalla scheda attività.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4050-preonotaz-aula.png
    Se non avete accesso all’aula potete effettuare una richiesta di prenotazione (se autorizzati).
  • In quali casi utilizzare i gruppi di aule?
  • Utilizzate i gruppi di aule se disponete di aule intercambiabili (laboratori di lingua, informatici ecc..)

    Ecco come procedere:
    1. Dall'ambiente Aule > Elenco, create i gruppi di aule esattamente nello stesso modo in cui create le aule. Nella colonna indicate il numero di aule che compongono quel gruppo.
    2. Dall'ambiente Aule > Gestione dei gruppi di aule selezionate un gruppo di aule ed assegnate le singole aule, precedentemente create, che lo compongono.
    3. Alle attività, invece che attribuire la singola aula, attribuirete il gruppo di aule.
    4. Piazzate le attività.
    5. Dall'ambiente Aule > Gestione dei gruppi di aule selezionate un gruppo e cliccate sul tasto Assegna automaticamente le aule. HYPERPLANNING si occupa di sostitutire il gruppo di aule con la singola aula appartenente al gruppo.
  • Come si cerca una fascia oraria per prenotare un’aula?
  • In Orari > Aule > Ricerca le aule libere

    1. Attivate solo le settimane che vi interessano e indicate la durata delle attività.
    2. Lanciate la ricerca.
    3. Spuntando Libera almeno una settimana, estendete la ricerca a costo di prenotare più aule per coprire tutto il periodo.
    4. Se avete classificato le aule per tipologia, potete cercare le aule che corrispondono alle specifiche da voi definite.
    5. HYPERPLANNING visualizza il numero di aule che corrispondono ai vostri criteri, giorno per giorno ed ora per ora.
      Tenendo premuto il clic spostate il riquadro verde sulla fascia oraria desiderata, quindi fate un doppio clic.
    6. Selezionate l’aula desiderata.
    7. Confermate la prenotazione.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4051-ricerca-aula.png
  • Come si completa la prenotazione (materia dell’attività, risorse presenti, ecc.)?
    1. Sull’orario dell’aula apparirà un’attività chiamata Prenotazione delle aule.
    2. Dalla scheda attività, sostituite questa dicitura con la materia dell’attività, assegnate i docenti ed i corsi presenti, ecc...

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/876-0-4052-completare-prenotaz.png
  • Come trattare le richieste di prenotazione di aule? [Versione Rete]
  • Tutte le richieste sono elencate nell'ambiente Richieste di prenotazione.
    Potete intervenire solo sulle richieste che riguardano aule alle quali avete acesso.

    Confermare un a richiesta

    Ambiente Orari > Richieste di prenotazione > Elenco 1. Selezionate la richiesta, fate un clic destro e scegliete tra:
    - Assegna l’aula richiesta
    - Assegna un’aula secondo i criteri per scegliere un’altra aula.

    2. Cliccate di nuovo con il tasto destro e scegliete Conferma.

    Nota: potete modificare l’aula assegnata finché non avete confermato; selezionate l’aula sulla scheda attività e premete [Canc].

    Rifiutare una richiesta

    Ambiente Orari > Richieste di prenotazione > Elenco

    Selezionate la richiesta e, con un clic destro, scegliete Rifiuta.

    Contattare i richiedenti via e-mail

    Prerequisiti: I richiedenti devono accettare le e-mail e i loro indirizzi devono essere stati compilati.

    Ambiente Orari > Richieste di prenotazione > Elenco

    Inoltrare la richiesta ad un altro utente

    Ambiente Orari > Richieste di prenotazione > Elenco

    1. Fate doppio clic nella colonna Destinatari.
    2. Nella finestra che appare, spuntate il nuovo destinatario, inserite un motivo e confermate.

  • Come impedire la richiesta di prenotazione dell'aula da Internet (da HYPERPLANNING.net)?
  • Per far sì che un aula non sia oggetto di Richiesta di prenotazione dall'Area Docenti, dovete togliere la spunta dalla colonna Prenotabile.
    Se questa colonna non è visibile nell'elenco delle aule, cliccate sulla chiave inglese in alto a destra per personalizzare la visualizzazione ed inserire Prenotabile fra le colonne visualizzate.