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FAQ HYPERPLANNING / Comunicazione

  • Comunicazione
  • Come stampo l'orario dei docenti in elenco?
  • Dalla visualizzazione Orari, lanciate una stampa e dalla finestra di stampa scegliete l'opzione Orario in elenco.
  • Come si configura l'invio delle e-mail?
  • L'invio delle e-mail è configurabile dal menu Assistenza > Parametri e-mail e SMS


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-3842-parametri-email_2019_1.png


    1. Completare i campi relativi al vostro indirizzo e-mail
    2. Completare i campi relativi al vostro server SMTP.
      Se utilizzate un client di posta tipo Outlook, queste informazioni si trovano nei parametri dell'account. Altrimenti contattate il reparto tecnico dell'istituto che potrà darvi le informazioni relative al server di posta utilizzato.
    3. Impostate il Time-out del server a 60 secondi

      https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-3842-parametri-email_2019.png

    4. Se l'SMTP che utilizzate lo richiede, spuntate l'opzione ed inserite i vostri parametri di autenticazione
    5. Cliccate su Testa l'invio di e-mail. In caso di errori provate a cambiare il tipo di Crittografia della comunicazione con TLS (SSL) utilizzato e testate nuovamente l'invio.


    Nota: Alcuni provider potrebbero bloccare i tentativi di accesso da applicazioni o dispositivi che non rispettano i loro standard di sicurezza e quindi non ritengono sicure. Di seguito l'esempio legato a Gmail https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=it

    Qui un elenco di informazioni sui messaggi di errore SMTP https://support.google.com/a/answer/3726730?hl=it
  • Come si attiva il servizio SMS?
  • Dopo aver firmato ed inviato il modulo relativo al servizio SMS (scaricabile dalla pagina Invio di SMS), per essere funzionali, è necessario inserire il N° Identificativo nell'apposito campo sulla scheda relativa all'identità dell'istituto.

    Menu Parametri > ISTITUTO > Identità

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/826-0-5552-sms.png

    Al termine della modifica effettuare nuovamente la registrazione automatica della licenza per rendere attiva la nuova licenza comprensiva del servizio SMS.
  • È possibile salvare una copia delle e-mail inviate?
  • Sì.
    Dovete spuntare l'opzione Conserva una copia delle e-mail inviate nella casella mail: dal menu Assistenza > Parametri e-mail e SMS, e poi inserire l'indirizzo e-mail al quale inviare una copia di ogni e-mail inviata.
  • Come invio un'orario via e-mail?
  • Prerequisiti:
    L'indirizzo e-mail di ogni risorsa scelta come destinatario deve essere stato inserito nella base dati. Se desiderate inviare gli orari a destinatari che non sono nella base dati, inserite i loro indirizzi e-mail al momento dell'invio.

    1. Selezionate l'orario da inviare.
    2. Cliccate sull'icona di stampa .
    3. Selezionate E-mail come Tipo di uscita.
    4. Selezionate le settimane interessate, definite il contenuto della vostra e-mail e cliccate sul tasto Stampa/Invia e-mail.
    5. Spuntate una o più categorie di destinatari. Cliccate sul tasto se desiderata aggiungere dei destinatari che non esistono nella base dati.
    6. Cliccate sul tasto Conferma.
  • Come si scrive un'e-mail?
  • DA SAPERE: potete inviare un'e-mail a tutte le risorse (docenti, studenti, responsabili, personale, tutor di stage, addetti aule) per le quali un indirizzo e-mail è stato inserito.

    1. Selezionate i destinatari e poi cliccate sul tasto @ Invia un'e-mail
    2. Precisate i destinatari ed eventualmente le persone da mettere in copia.
    3. Se desiderate convservare la mail come modello, inserite un etichetta prima di comincare a redigere l'e-mail.
    4. Inserite l'oggetto ed il corpo dell'e-mail.
    5. Il peso degli allegati non deve superare quello definito in Parameteri > PARAMETRI GENERALI > Sicurezza.
    6. Al termine della vostra e-mail potrete poi inserire una firma.
    7. Cliccate su Salva e Invia per salvare l'e-mail come modello o inviatela senza salvarla.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4066-invare-mail.png

  • Vorrei stampare un'orario per ogni docente. Come posso fare?
  • 1. Andate su Docenti > Orario.
    2. Utilizzate la scorciatoria da tastiera [Ctrl+I] per visuazlizzare la finestra di stampa.
    3. Scegliete i parametri di stampa.
    4. Scegliete il Tipo di uscita:
    - Stampante per la stampa su carta.
    - E-mail per inviare l'orario ai docenti in possesso di e-mail e stamparlo per gli altri.
    - PDF e spuntate Un documento per risorsa, per generare un pdf dell'orario per ogni docente.
  • Vorrei stampare gli orari dei singoli docenti su uno stesso foglio. Come posso fare?
  • 1. Andate su Orari > Docenti > Planning generale.
    2. Selezionate i docenti.
    3. Cliccate sull'icona di stampa .
    4. Scegliete i parametri di stampa.
    5. Scegliete il periodo.
    6. Cliccate su Stampa.
  • Come si invia un modello lettera via e-mail?
  • DA SAPERE: tutti i modelli lettera possono essere inviati via e-mail; è sufficiente scegliere E-mail come tipo di uscita nella finestra di stampa. Durante l'invio, HYPERPLANNING propone di stampare la lettera per tutti coloro che non possono essere contattati via e-mail.

    1. Selezionate i destinatari e poi cliccate sul tasto Inviare una lettera.
    2. Selezionate E-mail.
    3. Spuntate *.pdf per allegare la lettera in formato PDF, permettendo di conservare l'impaginazione o spuntate Scrivi... per avere la lettera direttamente nel corpo della mail.
    4. Inserite l'oggetto dell'e-mail. Aggiungete un testo introduttivo unicamente se allegate la lettera in formato PDF.
    5. Selezionate il modello lettera da utilizzare; i modelli proposti variano a seconda dell'interfaccia dalla quale si effettua l'invio.
    6. Lanciate la Stampa/Invia mail, dopo averne eventualemnte verificato l'anteprima.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4067-modelli-via-e-mail.png

    Nota: dalla versione 2016 è possibile formattare il testo della mail ed inserire una firma personalizzata.
  • Come stampo il foglio d'appello?
  • Esistono diversi modi per effettuare questa stampa.

    - Dagli orari:

    1. Da Orari > Docenti (o Corsi) > Visualizza l'orario selezionate l'attività di cui volete stamapre il foglio d'appello.
    2. Fate clic destro e lanciate il comando Stampa il foglio d'appello.
    3. Scegliete il contenuto dalla finestra dei parametri di stampa e stampate.

    Nota: questo metodo vi permette di stampare tutti i fogli d'appello (uno per lezione) di una stessa attività.

    - Dalla finestra d'inserimento delle assenze:

    1. Andate su Frequenza > Inserimento > Foglio d'appello.
    2. Cliccate sull'icona di stampa stampa
    3. Scegliete il contenuto dalla finestra dei parametri di stampa e stampate.

  • Come si personalizza un modello lettera/SMS predefinito?
  • DA SAPERE: nell’ambiente Comunicazioni potete creare dei modelli di lettere e di SMS con delle variabili che HYPERPLANNING di volta in volta sostituisce con le informazioni appropriate.

    In Comunicazioni > Lettere > Visualizza i modelli di lettere

    1. La categoria di un modello lettera predefinito non può essere modificata. Essa indica il contesto d'invio. Posizionate il cursore al sopra il modello per visualizzare la lista delle visualizzazioni dalla quale è possibile inviarlo.
    2. Il contenuto della lettera selezionata si visualizza a destra. Potete modificarlo ed utilizzare i tasti per l'impaginazione.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4059-modelli-lettera.png

    Nota: è sempre possibile recuperare i modelli lettera predefintii; selezionate il modello lettera e cliccando con il tasto destro selezionat eil comando Ripristina l'originale

  • Vorrei stampare i calendari. Come posso fare?
  • 1. Aprite la finestra di creazione dei calendari dal menu Parametri > ALTRI DATI > Calendari.
    2. Selezionate il calendario interessato e con il tasto destro selezionate il comando Stampa sotto forma di calendario.
    3. Definite i vostri parametri di stampa e il tipo di uscita.
  • Come si crea un nuovo modello lettera/SMS?
  • In Comunicazioni > Lettere > Visualizza i modelli di lettere

    Duplicando un modello esistente

    Bisogna selezionare il modello desiderato e cliccando con il tasto destro del mouse selezionare dal menu il comando Duplica.
    Il modello duplicato viene creato con la stessa categoria.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4063-duplica.png

    Partendo da un foglio bianco

    Cliccate sulla linea di creazione, inserite il nome del modello e premete [Invio] sulla tastiera.
    Dalla finestra popup delle Categorie selezionate la categoria adatta (ovvero il destinatario potenziale e il contesto di invio).

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4063-creanuovomodello.png

  • Come si personalizza l'intestazione del modello lettera/SMS?
  • Le intestazioni sono definite in Parametri > ISTITUTO > Intestazione.

    Se più intestazioni sono state definite, potete sceglierle dal menu a tendina o selezionare Intestazione variabile se preferite sceglierla al momento dell'invio.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4060-intestazione-variabile.png

  • Come si inserisce una variabile nel modello lettera/SMS?
  • Una volta posizionato il cursore sulla lettera, fate clic destro, e scegliete la variabile da inserire: sulla lettera essa sarà visualizzata fra virgolette.

    «NomeVariabile».

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4061-inserimento-variabili.png

  • Come si personalizza una variabile di tipo elenco?
    1. Scegliete l'elenco Personalizzato.
    2. Inserite le variabili nell'ordine che desiderate
    3. Cliccate su Conferma. Il testo verra allora inserito nella lettera.
    4. Le variabili sono sostitutie dalle informazioni scelte nella modifica del modello lettera.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4062-elenco-personalizzato.png

  • Dove si trovano i file fisicamente i file dei modelli lettera/SMS?
  • I modelli lettera sono dei file con estensione *.COU e si trovano all'interno della cartella avente lo stesso nome della base dati e situata allo stesso livello della base dati.

    Ad esempio, base dati MiaBase2016.hyp salvata in C:\.
    I modelli lettera si troveranno in C:\MiaBase2016\ModelliLettere\

  • Come si recupera un modello lettera/SMS dell'anno scorso?
  • I modelli lettera/SMS sono recuperati automaticamente fintanto che inizializzate la base dati a partire da quella dell'anno precedente.

    In Comunicazioni > Lettere > Visualizza i modelli di lettere

    Per recuperare i modelli manualmente cliccate nella parte bassa della finestra sul tasto Recupera i modelli lettera

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/795-0-4064-recupero-modelli.png

    Ma dove si trovano i file fisicamente i file dei modelli lettera/SMS?

  • Una lezione è annullata. Come informo i partecipanti via e-mail ?
  • Per inviare un'e-mail a tutti i partecipanti di una lezione annullata:
    1. Selezionate la lezione (normalmente presenta la dicitura Annullamento).
    2. Fate clic destro e selezionate il comando Avverti via e-mail.
    3. Compare una finestra che permette l'inserimento dell'oggetto e del testo della mail. Il tasto Inserisci una variabile dell'attività permette di inserire automaticamente il Riepilogo dell'attività selezionata.
    4. Potete scegliere di inviare la mail agli studenti, agli studendi e/o ai commessi coinvolti.
  • A cosa corrisponde la categoria di un modello lettera / SMS?
  • La categoria di un modello lettera / SMS determina le visualizzazioni a partire dalle quali la lettera / SMS può essere inviata e, di conseguenza, le variabili che si possono inserire. La categoria di un modello di lettera / SMS viene scelta durante la loro creazione.

    Vedere da quali visualizzazioni un modello di lettera / SMS può essere inviato:

    > Ambiente Comunicazioni > Lettere > Modelli di lettere
    > Ambiente Comunicazioni > SMS > Modelli di SMS

    Posizionate il cursore sulla categoria della lettera di vostra scelta: un suggerimento elenca le visualizzazioni a partire dalle quali il modello di lettera può essere inviato.

    Modificare la categoria di un modello di lettera / di un modello di SMS:

    > Ambiente Comunicazioni > Lettere > Modelli di lettere
    > Ambiente Comunicazioni > SMS > Modelli di SMS

    La categoria dei modelli di lettere / SMS creati di default non è modificabile.
    Per modificare la categoria di un modello di lettera / SMS da voi creato, con un doppio clic nella colonna Categoria scegliete un’altra categoria nella finestra che appare: se alcune variabili non sono disponibili per la nuova categoria, esse saranno cancellate dal modello di lettera / SMS.
  • Come inserisco il logo dell'istituto nelle lettere?
  • È necessario avere a disposizione il file immagine con il logo dell'istituto.

    1. Accedete al menu in altro Parametri > ISTITUTO > Intestazioni.
    2. Selezionate la vostra intestazione.
    3. Fate doppio clic sull'immagine Inserite il vostro logo nel riquadro Anteprima .
    4. Selezionate il file immagine del vostro istituto e confermate cliccando su Apri.
    5. Chiudete la finestra.

    Questo logo sarà applicato a tutti modelli lettera presenti in Comunicazioni > Lettere > Modelli di lettere, a meno che non sia stata tolta la spunta all'opzione Intestazione presente nella finestra di redazione dei modelli.
  • Vorrei utilizzare delle intestazioni differenti a seconda delle lettere...
  • Tramite il menu in alto Parametri > ISTITUTO > Intestazioni, potete definire tutte le intestazioni di cui avete bisogno.

    Durante la creazione del modello di lettera in Comunicazioni > Lettere > Modelli di lettere è possibile, nella finestra di redazione dei modelli, scegliere l'intestazione desiderata cliccando sul menu a tendina posizionato a lato dell'opzione Intestazione.

    È altresì possibile scegliere l'intestazione da utilizzare durante la fase di stampa / invio e-mail degli stessi, cliccando sul menu a tendina posizionato a lato dell'opzione Intestazione da utilizzate nella parte bassa nella finestra di stampa.
  • Che cos'è una firma elettronica?
  • La firma elettronica è una firma scannerizzata.

    Importare le firme scannerizzate

    Le firme scannerizzate importate nel programma possono essere inserite nei modelli di lettera al fondo della pagella.

    Menu Parametri > ISTITUTO > Firme

    1. Cliccate a destra sulla linea di creazione.
    2. Inserite un nome per la firma e confermate con il tasto [Invio].
    3. A destra, cliccate su Aggiungi.
    4. Nella finestra che appare, selezionate l’immagine della firma (*.bmp, *.jpeg, *.jpg, *.png).

    Nota: per fare in modo che la firma non appaia troppo grande o troppo piccola, il file deve avere una dimensione di circa 100 px (altezza) x 250 px (larghezza).

    Inserire una firma in un modello di lettera

    Ambiente Comunicazioni > Lettere > Modelli di lettere
    1. Selezionate un modello di lettera.
    2. Posizionate il cursore dove desiderate aggiungere la firma e cliccate sul tasto Inserisci > Firma.

    Inserisci una firma al fondo della pagella

    Ambiente Valutazione > Pagelle > Definizione dei modelli di pagella

    Nella scheda Piè della pagella, riquadro Firma, spuntate la prima linea, inserite il nome desiderato e selezionate nel menu a tendina la firma desiderata (creata precedentemente nel menu Parametri > ISTITUTO > Firme).
  • Posso modificare il nome mittente degli SMS inviati dal programma?
  • Qual è il numero massimo di caratteri di un SMS?
  • Per scrivere un SMS, disponete di 160 caratteri.
    Non è parametrabile, è la lunghezza standard degli SMS.
  • Come posso verificare che un SMS sia stato ricevuto?
  • Accedete all'ambiente Comunicazioni > SMS > Elenco degli SMS inviati e cliccate suAggiorna lo stato degli SMS. Potete ordinare per data, periodo e destinatario.

    Nota: in visualizzazione potete altresì consultare le fatture.