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FAQ HYPERPLANNING / Base dati / Creazione attività e piazzamento

  • Base dati
  • Creazione attività e piazzamento
  • Come si crea un'attività?
  • Creare un attività

    DA SAPERE: con il comando Crea un’attività, potete creare un’attività indicando alcune informazioni principali. Se l’attività creata non ha una collocazione oraria, la ricerca di una fascia oraria si effettua in un secondo momento . Se si sa già quando l’attività deve svolgersi, è possibile disegnarla direttamente sulla griglia dell’orario .

    Da qualunque visualizzazione

    1. Lanciate Modifica > Crea un’attività > Vuota o digitate [Ctrl + N].
    2. Inserite la materia e almeno una risorsa
    3. Indicate la durata nelle caratteristiche dell’attività
    4. Attivate solamente le settimane in cui l’attività si dovrà svolgere: HYPERPLANNING creerà una lezione per settimana.
    5. Cliccate su Crea.

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    Compilare le caratteristiche dell’attività Le caratteristiche si compilano al momento della creazione delle attività oppure in seguito, in mono o multiselezione, dall’elenco delle attività. A seconda delle vostre esigenze, non avrete bisogno di compilare tutte le caratteristiche.

    Caratteristica Utilizzo
    Tipo Per distinguere attività, gruppi, opzioni ecc... sull’orario e negli elenchi.
    Sede Per applicare un coefficiente alla durata dell’attività nel conteggio delle ore dei docenti e nel riepilogo dei servizi.
    Collocazione fissa e variabile Per indicare a HYPERPLANNING le proprietà di piazzamento da prendere in considerazione durante il piazzamento automatico.
    Accesso limitato Per specificare gli utenti che possono apportare delle modifiche alle attività.
    Presenza obbligatoria Per indicare se un’attività è obbligatoria o facoltativa nel caso in cui le assenze siano contabilizzate soltanto per le attività obbligatorie.

    Vedere l’attività nell’elenco delle attività L’attività appena creata appare subito selezionata nell’elenco delle attività. La tappa successiva consiste nello scegliere sulla griglia dell’orario una fascia oraria in cui collocarla.

    In Orari > Attività > Visualizza l'elenco
    1. L’attività compare con l’icona Non piazzata
    2. Potete modificare la risorsa a partire dalla scheda attività

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  • Come si piazza un'attività?
  • Piazzare un’attività

    DA SAPERE: una volta create le attività, potete lanciare il piazzamento automatico o piazzarle manualmente sulle griglie, scegliendo per ogni attività e/o per ogni lezione una fascia oraria tra quelle disponibili.
    Visualizzare il riquadro dell’attività sulla griglia
    In Orari > Attività > Visualizza l'orario

    1. Selezionare l’attività da piazzare.
    2. Di default, HYPERPLANNING visualizza l’orario del corso.
    3. Un riquadro verde compare sulla griglia: è il riquadro dell’attività che ne rappresenta la durata. Di default, è posizionate sulla fascia oraria consigliata da HYPERPLANNING.

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    Visualizzare le attività non piazzate del corso
    1. Dalla griglia cliccate su questa icona.
    2. Un doppio clic su corso visualizza il suo riquadro sulla griglia.

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    Visualizzare la griglia sulla quale si desidera lavorare
    1. Per visualizzare l’orario del docente o dell’aula, cliccate sul nome e trascinatelo sulla griglia.

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  • Come creo le attività a partire dal piano di studi?
  • DA SAPERE: prima di creare le attività, dovete aver assegnato un piano di studi ad ogni corso per ciascun periodo del suo calendario

    1. Andate su Orari > Corsi > Piano di studi e se non lo avete già fatto, mettete la spunta verde alle materie attive per quel piano di studi, per le quali volete creare le attività, e cliccate sul tasto Crea le attività dal piano di studi

      https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-3567-creaz-attivit-piano.studi.png

    2. Dalla finestra che appare, potete definire le caratteristiche che le attività avranno.
      In automatico vengono create lezioni da 2 ore ma potete modificare questa impostazione di default.
      Se presente, potete selezionare un modello dell'attività (menu Parametri > ALTRI DATI > Modelli di attività) oppure procedete manualmente alle modifiche desiderate.
      Potete specificare il periodo dell'attività (ricavato dal calendario assegnato al corso), il numero e la durata delle lezioni, le proprietà di piazzamento (PP. Mb.) ed il docente.
      I campi sono modificabili tramite doppio clic/menu a tendina a seconda dei casi oppure tramite menu contestuale (tasto destro sull'esemplare di attività): https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-3567-creaz-attivit-piano.studi-2b.png È altresì possibile verificare il totale ore delle attività che andrete a creare e l'eventuale scarto rispetto alla durata del piano di studi per quella materia, nonchè vederne il costo del docente (se definito).

      https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-3567-creaz-attivit-piano.studi-2.png

    3. Cliccate sul tasto Crea le attività corrispondenti: esse appariranno selezionate in Orari > Attività > Elenco.

      https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-3567-creaz-attivit-piano.studi-3.png
  • Come si indicano le lezioni da piazzare?
  • Indicare le lezioni da piazzare

    1. Per tentare di piazzare tutte le lezioni dell’attività nella stessa fascia oraria, il periodo attivo deve coprire almeno tutto il periodo di esistenza dell’attività.
    2. In questo esempio, stiamo cercando una fascia oraria solo per le prime quattro lezioni dell’attività.
    imgFAQ/787-0-4019_piazz_attiv.png
    Caso delle attività con lezioni mobili
    1. HYPERPLANNING propone una ripartizione delle lezioni ottimale tenendo in considerazione tutti i vincoli e preferenze: queste ripartizioni cambiano in funzione della posizione del riquadro dell’attività sulla griglia.
    2. Riducendo il periodo attivo, imporrete la vostra ripartizione.
    imgFAQ/787-0-4019_piazz_attiv_02.png
  • Come si visualizzano le fasce orarie disponibili?
  • Visaulizzare le fasce orarie disponibili


    In Orari > Attività > Visualizza l'orario
    1. Nel momento in cui si seleziona un’attività non piazzata essa viene incorniciata da un riquadro verde che ne indica la durata.
    2. Un numero indica il numero di lezioni che possono iniziare in questa fascia oraria quando questo non è possibile per tutte le lezioni.
    3. Le righe bianche indicano la migliore collocazione suggerita da HYPERPLANNING se si trattasse di un piazzamento automatico.
    4. Le fasce bianche indicano le collocazioni nelle quali l’attività può cominciare.
    5. L’attività non può svolgersi nelle collocazioni grigie: esse indicano che almeno una risorsa dell’attività non è disponibile. Per sapere di quale risorsa si tratta, utilizzate la modalità diagnostica della scheda attività.

    imgFAQ/787-0-4020_fasc_dispo_01.png

    Sapere in anticipo se tutte le lezioni possono essere piazzate
    Nella lista delle attività, la colonna Numero delle attività piazzabili indica se tutte le lezioni dell’attività possono essere piazzate (allo stato attuale dell’orario).
    In Orari > Attività > Visualizza l'elenco
    1. In verde o in arancione: tutte le lezioni possono essere piazzate ma in arancione, non possono essere piazzate tutte nella stessa fascia oraria.
    2. In rosso: alcune lezioni non possono essere piazzate. Si il rapporto è seguito da un asterisco, le lezioni piazzabili non possono essere piazzate tutte nella stessa fascia oraria.

    imgFAQ/787-0-4020_fasc_dispo_02.png

    Nota: questa colonna è aggiornata ad ogni modifica e può rallentare la visualizzazione. Se non la utilizzate personalizzate la visualizzazione per nasconderla.
  • Come si piazza una lezione?
  • Piazzare le lezioni

    1. Tenendo premuto il clic, trascinate il riquadro dell’attività sulla collocazione desiderata.
    2. Con un doppio clic nel riquadro, confermate il piazzamento.

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    Piazzare un’attività su una fascia oraria anche se non è disponibile per tutte le lezioni
    Se la fascia oraria non è disponibile per tutte le lezioni, la barra del periodo consente di trovare una o più settimane senza vincoli.
    1. Un riquadro rosso indica che almeno una risorsa non è disponibile. Per sapere di quale si tratta, posizionate il cursore sulla settimana.
    2. Se scegliete una fascia oraria indisponibile per tutte le ore della lezione, HYPERPLANNING vi indica il numero di lezioni che potrebbero essere piazzate e vi chiede conferma.

    imgFAQ/787-0-4021_piazza_lex_02.png

    HYPERPLANNING piazza le lezioni piazzabili e crea le lezioni « non piazzate » per le settimane dove la fascia oraria non è disponibile. Vi troverete le attività con lezioni piazzate e lezioni non piazzate nella lista delle attività.

    In Orari > Attività > Visualizza l'elenco
    1. La prima riga descrive l’attività madre, ovvero quella di origine.
    2. Al di sotto di essa sono visualizzate le attività figlie, ognuna delle quali corrisponde a un insieme di lezioni con la stessa collocazione e le stesse caratteristiche.
    3. In questo esempio, 14 lezioni su 15 totali sono piazzate. Ne rimane 1 ancora sospesa (riga blu)

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    Nota: per piazzare la lezione restante, procedete come per l’attività, ovvero selezionando solo la riga della lezione prima di cercare una collocazione sulla griglia.
  • Come si disegna un’attività sulla griglia oraria?
  • Disegnare un’attività sulla griglia

    DA SAPERE: potete inserire un’attività disegnandola direttamente sulla griglia. Questa modalità è particolarmente indicata quando dovete creare una riunione o un’attività eccezionale, ma anche nel caso in cui passiate a HYPERPLANNING nel corso dell’anno e dovete copiare orari già fatti.

    Visualizzare un orario

    L’attività può essere disegnata direttamente sull’orario del docente, del corso o dell’aula che vi interessa, oppure su una griglia dei planning.
    1. Selezionate la risorsa.
    2. Attivate una o più settimane in cui l’attività dovrà svolgersi.

    In tutte le visualizzazioni Orario > Visualizza l'orario

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    Disegnare l’attività sulla griglia
    1. Disegnate la lezione sulla collocazione desiderata e visualizzate il riquadro verde che ne indica la durata.

    In tutte le visualizzazioni Orario > Visualizza l'orario

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    Spostare il riquadro
    1. Le fasce bianche sulla griglia indicano le fasce orarie in cui la lezione può iniziare.
    2. Per spostare l’attività, tenendo premuto il clic trascinate il riquadro verde sulla collocazione desiderata

    imgFAQ/787-0-4022-disegn_attivita_03.png

    Ridimensionare il riquadro per modificare la durata dell’attività
    1. Per allungare o ridurre la durata dell’attività, tenendo premuto il clic allungate o riducete il bordo del riquadro verde.
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    Creare l’attività
    1. Fate un doppio clic al centro del riquadro per confermare l’attività.
    2. L’attività appena creata viene visualizzata sulla griglia con la dicitura Materia da precisare.
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    Precisare la materia e aggiungere le risorse
    1. La scheda attività contiene la risorsa sull’orario della quale avete disegnato l’attività.
      Precisate la materia e aggiungere le altre risorse.
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  • Come si compila la scheda attività?
  • Compilare la scheda attività

    DA SAPERE: è dalla scheda attività che definite o modificate la materia e le risorse dell’attività.

    Le settimane evidenziate sulla barra del periodo devono corrispondere alle settimane dell’attività, a meno che desideriate effettuare una modifica soltanto per determinate lezioni.
    1. Selezionate l’attività e cliccare qui
    2. Selezionate dal menu la voce Adatta all’Attività
    3. Il periodo attivo corrisponde al periodo dell’attività. Le risorse saranno assegnate a tutto il periodo dell’attività.

    imgFAQ/787-0-4023-compil-scheda-att_01.png

    Definire la materia
    1. Doppio clic su Materia da precisare
    2. Doppio clic sulla materia dell'attività

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    Di default, HYPERPLANNING propone tutte le materie della base dati «più adatte» all’attività, ovvero che rispettano tutti i vincoli materia definiti per tutte le settimane dell’attività.
    Potete filtrare le materie proposte usando le opzioni:
    • Solamente le estratte: riduce la lista se avete precedentemente effettuato un’estrazione di materie da Risorse > Materie > Visualizza l’elenco;
    • Senza vincoli su parte del periodo: aggiunge alla lista le materie che non rispettano i vincoli materia per tutte le settimane dell’attività (anche per una sola settimana);
    • Ignora i vincoli spuntati qui sotto: permette di scegliere i vincoli materia da ignorare;
    • Di questo docente: propone unicamente le materie associate a questo docente;

    La lista ottenuta in funzione dei vostri filtri potrà poi essere ordinata:
    1. cliccando qui e scegliendo il Totale per ordine alfabetico o per tipo di attività.

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    Aggiungere delle risorse (Docenti, Corsi, Aule)
    1. Cliccate sul + della tipologia di risorsa interessata;
    2. Il numero di risorse assegnate all'attività è indicato per ogni tipologia;

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    Filtrare le risorse proposte

    Di default, HYPERPLANNING propone tutte le materie della base dati «più adatte» all’attività, ovvero che sono libere (senza attività) e che rispettano tutti i vincoli definiti per tutte le settimane dell’attività.

    Potete filtrare le risorse proposte usando le opzioni:
    • Solamente le estratte: riduce la lista se avete precedentemente effettuato un’estrazione dalla lista risorsa interessata;
    • Parzialmente libere nel periodo: aggiunge alla lista le risorse che non sono libere per tutte le settimane dell’attività (anche per una sola di esse). In questo caso, aggiungerete tale risorsa soltanto per le settimane in cui è disponibile;
    • Ignora i vincoli spuntati qui sotto: permette di scegliere i vincoli da ignorare. Nella lista, HYPERPLANNING specifica per ogni risorsa i vincoli che lo riguardano;

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    Filtri specifici:
    • per i corsi / gruppi / opzioni: Con la materia nel loro piano di studi riduce la lista ai corsi aventi materie dell'attività nel loro piano di studi (sempre che ce ne sia una);
    • per i docenti: Di questa materia riduce la lista ai docenti a cui è stata assegnata la materia dell'attività;
    • per le aule: Con capienza adeguata o Il cui accesso non è limitato.


    Ordinare le risorse proposte

    La lista ottenuta in funzione dei vostri filtri potrà poi essere ordinata HYPERPLANNING visualizza di default l'occupazione annuale ponderata e visualizza in rosso le ore di occupazione annuali che superano le ore di occupazione previste. Cliccate sulla freccia per visualizzare il Costo annuale invece dell'occupazione.

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    Sostituire una risorsa con un'altra

    Doppio clic sulla risorsa per visualizzare la lista dei possibili sostituti.

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    Togliere una risorsa dall'attività

    Tasto destro sulla risorsa e scegliete Togli dall'attività.

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    Modificare le settimane di presenza di una risorsa nell'attività

    1. Cliccare sulla freccia per espandere la finestra
    2. Le settimane di presenza della risorsa sono visualizzate con un piccolo quadrato giallo.Per indicare che il docente non effettuerà lezione l'ultima settimana, rimuvere con un clic l'ultimo quadrato giallo.


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    Nota: se la lezione verrà svolta da un'altro docente, aggiungetelo nell'attività e modificate la sua presenza per quell'ultima settimana.
  • Come si inserisce un promemoria?
  • Inserire un promemoria


    Potete inserire un piccolo testo sulla scheda attività.
    Questo testo può essere visualizzato sulla griglia o potete servirvene per comunicare determinate informazioni alle persone che lavorano sull'orario.
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  • Come è possibile modificare più attività in una sola operazione?
  • Modificare più attività in una sola operazione


    1. Selezionate le attività interessate
    2. La scheda attività visualizza il totale delle attività selezionate
    3. Le modifiche effettuate, ad esempio l'aggiunta di una risorsa, verranno effettuate su tutte le attività selezionate

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  • Come funziona il comando Piazza e sistema?
  • Con il comando Piazza e sistema HYPERPLANNING prova ad effettuare il piazzamento dell'attività nella collocazione desiderata cercando una nuova collocazione per le eventuali attività da spostare nel rispetto dei vincoli inseriti.

    1. Cliccate due volte sull'attività interessata sulla griglia oraria fino alla comparsa del riquadro verde intorno ad essa.

    2. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinate il riuadro nella collocazione desiderata.

    3. Cliccate con il tasto destro del mouse all'interno del riquadro verde e selezionate Piazza e sistema dal menu contestuale.