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FAQ HYPERPLANNING / Base dati / Parametri della base dati e preferenze utente

  • Base dati
  • Parametri della base dati e preferenze utente
  • Come cambio i parametri della griglia oraria?
  • DA SAPERE: il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria permette di modificare la griglia oraria di una base dati esistente.

    Nella versione Rete, la base dati non deve essere in uso sul Server.

    1. Scegliete la base dati da convertire.
    2. Cliccate su Apri.
    3. Modificate i parametri come per creare una nuova base dati. Attenzione: se il numero di giorni o di ore al giorno è inferiore a quello della vecchia griglia, alcune attività saranno sospese.
    4. Una volta definiti i parametri della griglia, cliccate su Conferma e salvate la base dati con un altro nome in una cartella facilmente reperibile.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4136-parametri-griglia.png

    Risultato della modifica: la base dati modificata contiene tutti i dati della vecchia base dati. Tutte le attività piazzate rimangono al loro posto se sulla nuova griglia oraria la loro collocazione esiste ancora. Se invece ci sono attività piazzate che rimangono fuori dalla nuova griglia oraria, esse sono visualizzate come Sospese e appaiono come scartate nell’elenco delle attività.

  • Dove si inseriscono i parametri dell'istituto?
  • DA SAPERE: le informazioni inserite in Parametri > ISTITUTO possono figurare sulle vostre stampe e nelle vostre lettere.

    Identità

    Menu Parametri > ISTITUTO > Identità

    Il nome dell’Istituto è utilizzato per le stampe (perché appaia nell’intestazione dei documenti) mentre il N° identificativo è indispensabile per l’utilizzo del modulo SMS.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4137-parametri_istituto_01.png

    Intestazione

    Nei Parametri potete definire più intestazioni e scegliere in seguito quale utilizzare a seconda delle stampe o del tipo di lettera da inviare.

    Menu Parametri > ISTITUTO > Intestazione

    1. Scegliete se visualizzare o meno una immagine nell’intestazione selezionata e cliccate su Modifica per selezionare l’immagine nel vostro computer (*.jpg, *.bmp o *.png).
    2. Indicate se visualizzare o meno il testo.
    3. Potete inserire e formattare fino a 5 righe di testo a destra, a sinistra o al di sotto dell’immagine.
    4. Il risultato delle modifiche viene visualizzato in anteprima.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4137-parametri_istituto_02.png

    Firme

    È possibile inserire una firma elettronica in calce alle pagelle e ai libretti dei voti, spuntando l’opzione corrispondente oppure in calce alle lettere inserendo una variabile.
    La firma elettronica corrisponde alla firma certificata del dirigente dell’istituto o del suo vicario.

    Menu Parametri > ISTITUTO > Firme

    Selezionate una firma, cliccate su Aggiungi e scegliete il file corrispondente (*.bmp, *.jpg, *.jpeg o *.png). https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4137-parametri_istituto_03.png

  • Come si gestiscono gli orari visualizzati e stampati?
  • DA SAPERE: gli orari o le fasce orarie non sono altro che un riferimento visivo destinato a facilitare la leggibilità delle griglie e la descrizione delle attività; sono indispensabili per la comunicazione degli orari. In nessun caso essi influenzano l’elaborazione dell’orario e non hanno alcuna conseguenza sul conteggio delle ore insegnate. Ciascun utente può personalizzarli in Preferenze > ORARI > Orari.

    Inserire gli orari

    Menu Parametri >PARAMETRI GENERALI > Orari

    1. Se la giornata inizia alle 8.15: inserite 8:15 o 8h15 quindi confermate con il tasto [Invio].
    2. In automatico, l’inserimento si ripercuote sugli orari successivi.
    3. Se non desiderate che la modifica si ripercuota sugli orari successivi, togliete la spunta da questa opzione.
    4. Inserite nello stesso modo tutti gli orari: quelli di Inizio e quelli di Fine attività. In alcune interfacce si visualizzano entrambi.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4138-def-fasce-orarie.png

    Visualizzare le fasce orarie

    Potete visualizzare la numerazione delle fasce orarie al posto degli orari. La modalità di inserimento e i parametri sono gli stessi.

    Più diretto: Potete anche modificare gli orari direttamente sulle griglie dell’orario o dei planning.

    Scegliere gli orari da visualizzare

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Orari > Orari visualizzati

    Spuntate gli orari da visualizzare sulle griglie dell’orario.
    Per alleggerire la visualizzazione, sulle griglie dei planning potete visualizzare meno orari.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4138-def-fasce-orarie_2.png

    Scegliere gli orari da stampare

    Allo stesso modo, spunterete gli orari da stampare sulle griglie dell’orario e dei planning. Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Orari > Stampa delle ore

    Se l’orario di fine è diverso da quello seguente di inizio, esso sarà automaticamente stampato.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4138-def-fasce-orarie_3.png

    In fase di stampa: Potete modificare questi parametri direttamente dalla scheda Presentazione della finestra Stampa.

  • Come definisco l'anno scolastico della mia base dati?
  • DA SAPERE: il calendario che avete definito nei parametri viene visualizzato in una barra costituita da tutte le settimane dell’anno e si trova nella parte inferiore dello schermo.

    Inserire il primo giorno dell’orario e il numero di settimane

    Dal Client
    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Anno scolastico

    Selezionate il primo giorno del vostro orario: HYPERPLANNING prenderà il lunedì della settimana corrispondente come primo giorno dell’anno ed indicate il numero di settimane che comprende il vostro anno scolastico (massimo 62 settimane - novità 2016).

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4139-anno-scol-01.png

    Cambiare il primo giorno dell’orario in corso d’anno

    Quando cambiate il primo giorno dell’orario:
    • o cancellate tutti i dati relativi al periodo che non esiste più;
    • o traslate tutte le date con la possibilità di conservare i dati.


    Definire le vacanze e i giorni festivi

    Vacanze

    • Se le vacanze sono diverse in funzione dei corsi, utilizzate le indisponibilità (linguetta Orari > Corsi > Indisponibilità e preferenze).
    • Se le vacanze sono uguali per tutti i corsi, potete includerle nei giorni festivi (vedi qui di seguito).

    Giorni festivi

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Anno scolastico

    Cliccate e trascinate sui giorni festivi: questi giorni saranno visualizzati in blu sul calendario e presenteranno la scritta « Festivo » sulla griglia oraria.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4139-anno-scol-02.png

    Sulla barra dei periodi, nella parte inferiore dello schermo

    Le vacanze (settimane interamente festive) sono contrassegnate da una F. Ciascun utente può autorizzare il piazzamento di attività sui giorni festivi spuntando l’opzione corrispondente in Preferenze > PIAZZAMENTO.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4139-anno-scol-03.png

    Nota: perchè la dicitura « Vacanze » appaia sull’orario dei docenti e degli studenti, create delle attività con la materia Vacanze.
  • Come definisco la pausa pranzo o la mezza giornata?
  • DA SAPERE: potete definire una pausa pranzo o semplicemente indicare la mezza giornata. In entrambi i casi, delimitate mattino e pomeriggio per consentire i conteggi per mezze giornate.

    Prima possibilità: riservare una pausa pranzo

    Questa funzionalità permette di garantire a tutti, soprattutto se utilizzate il piazzamento automatico, il tempo di pranzare in una fascia oraria più ampia in cui possono comunque svolgersi delle attività. Se tutti pranzano tra le 12h00 e le 13h00, vi consigliamo di non utilizzare questa funzionalità ma di definire solo la mezza giornata ed inserire delle indisponibilità per tutti i docenti e tutti i corsi. Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Pausa pranzo

    1. Spuntate le risorse per le quali riservare la pausa pranzo.
    2. Definite la durata della pausa.
    3. Spostate le linee verdi per definire la fascia oraria che desiderate riservare per la pausa pranzo.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4140-interv-01.png

    Nota: la pausa pranzo è sempre rispettata durante il piazzamento automatico, tranne se la durata dell’attività non lo permette. Se un’attività di 4 ore si deve svolgere su una mezza giornata di 3h30, HYPERPLANNING la accavalla alla pausa pranzo per poterla piazzare. Visualizzate tutte le attività a cavallo della pausa pranzo utilizzando il comando Estrai > Estrai le attività che non rispettano i vincoli.

    Seconda possibilità: definire soltanto la mezza giornata

    La mezza giornata serve come riferimento per il calcolo delle mezze giornate libere al momento del piazzamento automatico delle attività. Per impedire il piazzamento di attività ad esempio tra le 12h00 e le 13h00, inserite delle indisponibilità per tutti i docenti e tutti i corsi.

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Pausa pranzo

    Deselezionate tutte le risorse e definite la mezza giornata spostando la linea rosa.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4140-interv-02.png

  • Come definisco le pause e gli intervalli?
  • DA SAPERE: le pause e gli intervalli sono rispettati durante il piazzamento automatico e vengono ricordati all’utente durante il piazzamento manuale.

    Definire le pause

    Le pause servono ad impedire che, durante un piazzamento automatico, le attività designate non siano piazzate a cavallo di certi orari.
    Solo gli amministratori possono definire le pause ma tutti gli utenti sono autorizzati a scegliere quali sono le attività che le devono rispettare (vedi sotto).

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Pause / Intervalli

    Attivate la pausa e stabilite a che ora effettuarla. Potete definire fino a 4 pause.
    Definite l’ora di ciascuna pausa spostando le linee gialle.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4141-pause-01.png

    Definire le attività che devono rispettare le pause

    In Orari > Attività > Visualizza l'elenco

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4141-pause-02.png

    Riservare un intervallo Gli intervalli permettono di definire un arco di tempo minimo che deve separare due attività.

    Nell’elenco delle attività ogni utente può indicare che le attività selezionate devono rispettare le pause.

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Pause / Intervalli

    La durata degli intervalli è necessariamente un multiplo della durata dell’unità minima di tempo scelta durante la creazione della base dati.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4141-pause-03.png

    Nessun intervallo per 5 min: Se l’intervallo dura 5 minuti, non è necessario specificarlo. Sarà indicato dagli orari della griglia oraria.
  • Alcuni utenti sono anglofoni. È possibile cambiare lingua?
  • Ogni utente può personalizzare la lingua del programma dal menu Assistenza > Lingue.
    Le lingue attualmente disponibili sono italiano, francese e inglese.
  • Come si blocca un periodo?
  • DA SAPERE: bloccare un periodo significa proibire la modifica dei dati per quel periodo.

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Bloccare un periodo

    Mettete la spunta sull'opzione per bloccare tutte le settimane già trascorse oppure bloccate le settimane manualmente cliccandovi sopra: un lucchetto viene visualizzato sulle settimane bloccate.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4142-blocco-periodo.png

    Nota: il blocco di voti e giudizi si inserisce nell’ambiente Valutazione.

  • È possibile personalizzare i nomi dei dati principali?
  • Sì, è possibile.
    Se nel vostro istituto i «Docenti» sono abitualmente chiamati «Insegnanti», potete fare in modo che in tutte le interfacce del programma compaia il nome «insegnante» al posto del «docente» normalmente utilizzato.

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Nomi dei dati principali

    Potete personalizzare i nomi di HYPERPLANNING sostituendoli con altri che preferite, oppure aggiungere una denominazione dopo i nomi di HYPERPLANNING.
    Inserite il nome sia al singolare sia al plurale per coprire tutte possibili ricorrenze del termine.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4143-personalizz-nomi.png

  • Come gestisco le sedi distaccate?
  • DA SAPERE: HYPERPLANNING permette di prendere in considerazione gli spostamenti tra le sedi distaccate durante il piazzamento delle attività.

    Parametrare i trasferimenti di sede

    Menu Parametri > PARAMETRI GENERALI > Sedi

    1. Attivate la gestione delle sedi.
    2. Inserite qui il nome delle sedi ed eventualmente assegnate loro un colore, gli utenti potranno scegliere di visualizzare le attività in funzione del colore della rispettiva sede.
    3. Potete indicare che i trasferimenti di sede devono avvenire solo in determinati momenti.
    4. Definire un numero massimo di cambi di sede per i docenti e per i corsi. Per non autorizzare alcun cambio di sede per giorno, selezionate «0».
    5. Potete stabilire un Tempo di cambio sede tra due attività in sedi diverse.
    6. Selezionando il tempo da rispettare. In ore: i tempi proposti corrispondono all’unità minima scelta al momento della creazione della base dati.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4144-sedi.png

    Nota: visualizzate tutte le attività che non rispettano questi parametri utilizzando il comando Estrai > Estrai le attività che non rispettano i vincoli.

    Assegnare le aule o le attività alle sedi

    Gli utenti preciseranno la sede di un’aula o di un’attività compilando la colonna corrispondente (Sede) che si visualizza negli elenchi una volta attivata la gestione delle sedi. Le sedi caratterizzano le aule e sono utilizzate nelle attività. Logicamente gli utenti assegneranno le aule alla sede da cui dipendono:
    • Se le vostre attività hanno già delle aule, non assegnate loro alcuna sede poiché assumeranno automaticamente quella della loro aula.
    • Se le vostre attività non hanno aule, assegnate loro una sede. Il controllo di coerenza verrà eseguito durante il piazzamento delle attività.


  • Cosa sono e come si attivano i moduli opzionali?
  • DA SAPERE: certi moduli opzionali sono attivi di default, altri no.

    Gestione degli studenti e dei genitori

    La gestione degli studenti è attiva di default. Permette, tra le altre cose, di gestire meglio i legami di contemporaneità o meno tra gruppi/opzioni in funzione dell’assegnazione degli studenti, di diffondere degli orari personalizzati, di gestire le assenze, i voti e gli orali.

    Menu Parametri > MODULI OPZIONALI > Studenti

    Attivate spuntando l'opzione per Attiva la gestione degli studenti.
    Scegliete se, per la gestione degli studenti, HYPERPLANNING deve prendere in considerazione gli studenti inseriti o il numero di studenti realmente iscritti.


    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4145-mod-opzionali.png

    Piani di studi e moduli

    La gestione dei piani di studi e dei moduli permette di creare le vostre attività automaticamente a partire dai piani di studi e di verificare la coerenza tra le attività esistenti e il piano di studi definito. Per attivarla spuntate la casella corrispondente in Parametri > MODULI OPZIONALI > Piani di studi e moduli.

    Stage

    La gestione degli stage è attiva di default. Per disattivarla, deselezionate la relativa opzione in menu Parametri > ALTRI MODULI > Stage.

    Valutazione CFU, per scala di livelli

    Le base di valutazione numerica viene definita in Parametri > MODULI OPZIONALI > Valutazione. Perché i docenti possano valutare secondo una scala di livelli (A, B, C, D…), potete anche attivare la valutazione CFU. Le lettere vengono attribuite o in funzione dei risultati dello studente in rapporto al resto del corso, o per equivalenza rispetto a i voti numerici.

    Iscrizione al modulo SMS

    Per poter inviare gli SMS direttamente dal programma, è necessario iscriversi al servizio di invio degli SMS. Per fare questo, lanciate il comando File > Stampa il modulo di adesione per l’invio degli SMS. Una volta stampato il modulo e inviato alla Index Education, dovrete registrare nuovamente la vostra licenza. Solamente gli SMS inviati saranno fatturati.

    In Parametri > MODULI OPZIONALI > Comunicazione, modificate se necessario il prefisso che sarà aggiunto in automatico a tutti i numeri di cellulare inseriti nelle schede Identità (Docenti, Studenti). Il prefisso predefinito per l’Italia è: +39. Solamente i prefissi non modificati a mano acquisiranno il nuovo prefisso inserito.
  • Come si definiscono i profili di posta elettronica?
  • DA SAPERE: potete parametrare diversi profili di posta elettronica per permettere agli utenti di recuperare facilmente i parametri di connessione di cui hanno bisogno.

    Menu Assistenza > Gestisci i profili di invio di e-mail

    In questo elenco create tanti profili quanti sono i diversi parametri che desiderate impostare.
    Selezionate un profilo e definite i parametri di connessione.

    https://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/787-0-4146-profili-posta.png

    Nota: la dimensione massima degli allegati si definisce in Parametri > PARAMETRI GENERALI > Sicurezza.