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FAQ PRONOTE


C'est la rentrée

  • Comment passer de ma base EDT à ma base PRONOTE ?
  • Étape 1 : Préparer les données EDT pour PRONOTE

    L'idéal est d'avoir déjà effectué les opérations suivantes dans EDT :
    - avoir fini l'élaboration des emplois du temps (même s'ils restent "provisoires"),
    - avoir créé les cours de permanence et de CDI (si l'appel doit être fait pour ces cours),
    - avoir récupéré les élèves depuis SIECLE et affecté les élèves aux groupes.


    Étape 2 : Transférer les données EDT vers PRONOTE

    Cas n°1 : l'établissement a choisi le mode hébergé
    Depuis PRONOTE, une nouvelle base vide a été automatiquement créée et mise en service.

    1. Depuis EDT Monoposte ou un Client EDT, lancez la commande Vers PRONOTE > Transfert assisté.
    2. À l'étape 5 de l'assistant, une fois vos données prêtes à être transférées, cliquez sur le bouton Transférer toutes les données de ma base EDT vers mon Serveur PRONOTE hébergé.
    3. Assurez-vous que vous avez déjà installé la nouvelle version du Client PRONOTE.
    Vous pouvez télécharger un client préparamétré depuis la console d'hébergement ou télécharger un client depuis la page de téléchargement et le paramétrer manuellement en saisissant :
    Adresse de la machine (Nom ou IP) = RNE.index-education.net (remplacer RNE par le RNE de l'établissement),
    Port TCP = 49300,
    Désignation du serveur = libellé de votre choix.
    4. Connectez-vous à votre base. Celle-ci est initialisée avec l'emploi du temps.

    Pour consulter la vidéo, cliquez ici.


    Cas n°2 : l'établissement a choisi le mode non hébergé
    1. Tout d'abord, depuis le Serveur PRONOTE arrêté, créez une nouvelle base vide en lançant la commande Fichier > Nouvelle base.
    2. Laissez la grille horaire par défaut.
    3. Choisissez un dossier de destination et nommez la base PRONOTE qui va être créée.
    4. Enregistrez.
    5. Mettez la base en service.
    6. Depuis EDT Monoposte ou le Client EDT, générez le fichier de données EDT en lançant la commande Vers PRONOTE > Transfert assisté.
    7. À l'étape 3 de l'assistant, cliquez sur le bouton Je génère un fichier contenant toutes mes données pour construire ma base PRONOTE.
    8. Enregistrez le fichier .zip.
    9. Depuis un Client PRONOTE connecté à la base créée à l'étape 1, lancez la commande Fichier > Nouvelle base > À partir d'EDT 2015/2016/2017/2018/2019 .
    10. Double-cliquez sur le fichier *.zip généré à l'étape 8. Votre base est initialisée avec l'emploi du temps.

    Pour consulter la vidéo, cliquez ici.

    Vous pouvez ensuite compléter votre base en récupérant des données de l'année précédente.
  • Comment récupérer des données de la base de l'année dernière ?
  • Étape 1 : Préparer un fichier de rentrée depuis la base de l'année dernière

    Si l'établissement a choisi le mode hébergé
    Le fichier de préparation de rentrée est automatiquement généré.

    Si l'établissement a choisi le mode non hébergé
    À partir de votre ancienne base, lancez la commande Fichier > Préparer l'année suivante et conservez le fichier *.zip généré par PRONOTE.


    Étape 2 : Récupérer les données souhaitées dans votre nouvelle base

    1. À partir de votre nouvelle base, lancez la commandeImports > Exports > PRONOTE > Récupérer les données d'une base PRONOTE.
    2. Pointez le fichier *.zip généré à l'étape précédente.
    3. Cochez toutes les données que vous souhaitez récupérer.
    4. Validez. PRONOTE récupère toutes les données.


    La récupération des utilisateurs administratifs et de leurs autorisations se fait depuis le menu Fichier > Administration des utilisateurs (voir la FAQ).
  • Fiche de registre RGPD : où la télécharger et comment la compléter ?
  • La fiche de registre RGPD est un document dans lequel le directeur d'établissement doit recenser de façon précise les traitements de données personnelles mis en oeuvre.

    Index Éducation met à votre disposition une aide à la rédaction de cette fiche dans le cadre de la gestion administrative et financière des élèves avec PRONOTE :

    Aide à la rédaction de la fiche registre
  • Les identifiants et les mots de passe de l'an passé peuvent-il être conservés ?
  • Oui, les identifiants et les mots de passe de l'an passé peuvent être conservés.

    Pour cela, il faut lancer la commande Imports / Exports > PRONOTE > Récupérer les données d'une base PRONOTE, choisir la base hébergée de l'an passé et cocher dans la fenêtre de récupération Identifants et mots de passe.



    Attention, les mots de passe récupérés l'an passé ont été personnalisés, vous ne pouvez donc plus les voir, ni les éditer dans un courrier / SMS, etc. Si les utilisateurs ont perdu leur mot de passe, il faut leur en régénérer un nouveau (commande sur le clic droit).

  • Peut-on organiser les élections des parents d'élèves avec PRONOTE ?
  • Il ne semble pas pour l'instant possible d'organiser les élections des parents d'élèves avec PRONOTE en France.

    L'organisation des élections des parents d'élèves est encadrée par le code de l'éducation (Article R421-30) et les modalités sont précisées par cette note de service de l'éducation nationale.

    Selon le guide publié par le ministère en août 2020, le vote par correspondance doit être effectué avec des bulletins de vote de 10,5 x 14,8 cm, imprimés à l'encre noire sur une feuille blanche (page 18).

    PRONOTE est distribué dans près de 150 pays, dans certains, les règles sur ces élections sont moins contraignantes.

    Pour plus d'information, vous pouvez aussi consulter la page sur le vote par internet le site de la CNIL dont vous pouvez retrouver le lien dans le (i) en haut à droite de l'interface « Votes » de PRONOTE.
  • Pourquoi PRONOTE propose de nouvelles possibilités pour sécuriser son compte ?
  • Pour respecter les recommandations de la CNIL, PRONOTE propose aux enseignants et aux personnels la saisie d'un code PIN et / ou l'envoi de notifications lors de la connexion depuis tout nouvel appareil.

    Cette étape supplémentaire est à réaliser une seule fois par appareil, s'il est enregistré et si les cookies ne sont pas supprimés en fin de session (voir la FAQ Comment éviter la saisie du code PIN à chaque connexion tout en sécurisant mon compte ?).



    Une base de données PRONOTE contient les données personnelles de plusieurs centaines ou milliers de personnes et les enseignants sont particulièrement exposés au vol de leur mot de passe (qu'ils se connectent à PRONOTE directement ou via un ENT) car ils le saisissent fréquemment en présence d'élèves ou d'autres personnes.

    Le rôle d'un éditeur de logiciel est de proposer des solutions pour protéger les données, la responsabilité de chacun est d'adapter sa sécurité en fonction de son contexte d'utilisation.

    Dans tous les cas, c'est le chef d'établissement qui choisit les possibilités proposées (menu Paramètres > Options générales > Sécurité) et chaque utilisateur peut modifier son choix dans l'onglet Mes données > Compte > Sécurisation du compte depuis l'Espace Professeurs ou depuis le menu Préférences > Sécurité depuis un Client PRONOTE.

    Voir le tutoriel Sécuriser son compte
  • Comment éviter la saisie du code PIN à chaque connexion tout en sécurisant mon compte ?
  • SOLUTION N°1  J'enregistre mes appareils (solution préconisée)


    L'enregistrement des appareils évite la saisie du code PIN et / ou l'envoi de notifications. Il est possible dans tous les cas d'usage, dans l'établissement, sur un ordinateur portable, etc. mais les deux recommandations suivantes doivent être suivies.


    • Nommez chaque appareil avec un libellé différent.

    • Dans l'établissement, si vous vous connectez à plusieurs postes, il faut tous les enregistrer. Ne saisissez pas Établissement à chaque fois mais Salle 12, Salle des profs, etc.



    • Laissez le navigateur conserver les cookies PRONOTE en fin de session.

    • Si vous avez choisi une navigation privée ou si le navigateur supprime systématiquement tous les cookies en fin de session (sur certains navigateurs, cette option est activée par défaut), l'appareil ne peut être reconnu à chaque nouvelle connexion.

      Une solution peut être de gérer les cookies PRONOTE comme une exception. La gestion des exceptions se trouve en général dans la rubrique Sécurité ou Vie privée des options du navigateur.

      L'adresse du site web à autoriser est celle de l'Espace en s'arrêtant à index-education.net.

      Pour tous les établissements dont les données sont hébergées chez Index Éducation, il s'agit de :
      https://RNE.index-education.net (en remplaçant RNE par le RNE de l'établissement, un code que l'on peut retrouver sur internet)

      Attention, il ne faut pas saisir l'url de votre ENT si vous accédez à PRONOTE depuis un ENT.



      Remarque : les cookies utilisés pour sécuriser votre compte PRONOTE ne sont, en aucun cas, utilisés à d'autres fins.


    SOLUTION N°2  Je désactive la double-authentification et choisis un mot de passe solide


    Si malgré les recommandations précédentes, vous n'arrivez pas à éviter la saisie du code PIN à chaque connexion et préférez désactiver la double-authentification, rendez-vous dans l'onglet Mes données > Compte > Sécurisation du compte depuis l'Espace Professeurs ou depuis le menu Préférences > Sécurité depuis un Client PRONOTE puis choisissez Aucune sécurité supplémentaire.

    Il est alors encore plus indispensable d'avoir un mot de passe solide, c'est-à-dire au moins 12 caractères et 4 types différents : des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux (voir les recommandations de la CNIL).

    Pour modifier votre mot de passe, rendez-vous dans l'onglet Mes données > Compte > Sécurisation du compte depuis l'Espace Professeurs ou depuis le menu Préférences > Sécurité depuis un Client PRONOTE.

  • J'ai perdu les identifiants pour me connecter à la console...
  • Depuis un Client connecté en SPR, lancez la commande Hébergement > Recevoir mes
    identifiants d'hébergement
    .

    Si vous avez également perdu votre mot de passe pour vous connecter depuis un Client, contactez le service d'assistance.
  • Comment intégrer PRONOTE.net dans un ENT utilisant CAS ?
  • L'intégration de PRONOTE.net dans l'ENT permet aux utilisateurs connectés à l'ENT d'accéder aux Espaces Parents, Professeurs, Élèves, Académie, etc. (données publiées par PRONOTE.net) sans avoir besoin de s'identifier à nouveau.

    Paramétrage de PRONOTE.net (la publication de la base doit être arrêtée) :
    1. Allez dans l'onglet Intégration dans un ENT, puis sélectionnez Activer l'intégration dans un ENT avec CAS.
    2. Sélectionnez votre ENT dans la liste (le paramétrage est automatique) ou faites une configuration manuelle.

    En version hébergée, vous activez l'interconnexion depuis la console d'hébergement.

    Voir la liste des ENT partenaires.
  • Où se définissent les autorisations des utilisateurs ?
  • Personnels se connectant en mode administratif

    • Via le menu Fichier > Administration des utilisateurs, dans l'affichage Groupes d'utilisateurs et autorisations pour créer les groupes d'autorisations et choisir les autorisations.

    • Via le menu Fichier > Administration des utilisateurs, dans l'affichage Utilisateurs pour créer les utilisateurs dans leur groupe.

    • Via la liste des personnels Ressources > Personnels > Droits en fonction du mode de connexion, en cliquant sur l'œil qui s'affiche au survol de la colonne Mode Administratif.

    Remarque : les préférences de contact (notamment l'accès aux discussions si les discussions sont actives) et le droit de donner des sanctions se paramètrent individuellement dans la fiche de chaque personnel (affichage Ressources > Personnels > Fiche).

    Personnels se connectant en mode vie scolaire

    • Dans l'affichage Ressources > Personnels > Profils d'autorisations pour créer les profils d'autorisations et choisir les autorisations.

    • Dans l'affichage Ressources > Personnels > Droits en fonction du mode de connexion pour indiquer dans la colonne Profil le profil de chaque personnel.

    Remarque : les préférences de contact (notamment l'accès aux discussions si les discussions sont actives), le droit de donner des sanctions et les classes vues se paramètrent individuellement dans la fiche de chaque personnel (affichage Ressources > Personnels > Fiche).

    Professeurs

    • Dans l'affichage Ressources > Professeurs > Profils d'autorisations pour créer les profils d'autorisations et choisir les autorisations.

    • Dans l'affichage Ressources > Professeurs > Liste pour indiquer dans la colonne Profil le profil de chaque utilisateur.

    Remarque : les préférences de contact (notamment l'accès aux discussions si les discussions sont actives) se paramètrent individuellement dans la fiche de chaque personnel (affichage Ressources > Personnels > Fiche).

    Parents

    Dans l'affichage Communication > PRONOTE.net (Espace Parents sélectionné dans le menu déroulant) pour cocher les rubriques et pour certaines rubriques, choisir les autorisations associées.

    Remarque : les préférences de contact (notamment l'accès aux discussions si les discussions sont actives) se paramètrent individuellement dans la fiche de chaque responsable (affichage Ressources > Responsables > Fiche).

    Élèves

    Dans l'affichage Communication > PRONOTE.net (Espace Élèves sélectionné dans le menu déroulant) pour cocher les rubriques et pour certaines rubriques, choisir les autorisations associées.

    Remarque : les préférences de contact (notamment l'accès aux discussions si les discussions sont actives) se paramètrent individuellement dans la fiche de chaque élève (affichage Ressources > Élèves > Dossier).

    Maîtres de stage

    Dans l'affichage Communication > PRONOTE.net (Espace Entreprise sélectionné dans le menu déroulant) pour cocher les rubriques et pour certaines rubriques, choisir les autorisations associées.

    Inspecteurs

    Dans l'affichage Communication > PRONOTE.net (Espace Académie sélectionné dans le menu déroulant) pour cocher les rubriques et pour certaines rubriques, choisir les autorisations associées.

    Remarque : le droit de consulter le cahier de textes se donne depuis la fiche du professeur concerné (affichage Ressources > Inspecteurs > Fiche).


  • Comment récupérer les utilisateurs de l'année dernière et leurs autorisations ?
  • Prérequis (mode non hébergé uniquement)

    Il faut avoir généré un fichier de préparation de rentrée depuis votre ancienne base PRONOTE (via le menu Fichier > Préparer l'année suivante) ou retrouver le fichier *.profils qui se trouve dans le dossier d'installation de votre ancien serveur : par défaut, C:\ProgramData\IndexEducation\PRONOTE\SERVEUR\VERSION de l'année concernée\FR\Serveurs\{XXXXXXXXXX}. Selon les versions de Windows et les options cochées, il se peut que le dossier Program Data soit masqué. Si c'est le cas, assurez-vous que l'option Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés est bien sélectionnée sur votre PC (menu démarrer > Panneau de configuration > Apparence et personnalisation > Options des dossiers > Affichage).

    Procédure (mode hébergé + mode non hébergé)

    1. Lancez la commande Fichier > Administration des utilisateurs (depuis un Client PRONOTE, connecté en SPR).
    2. Cliquez sur le bouton Récupérer les utilisateurs.
    3. Sélectionnez la base de l'année dernière (mode hébergé) ou le fichier *.zip de préparation de rentrée (mode non hébergé) ou le fichier *.profils (mode non hébergé).
    4. Précisez si vous souhaitez Ajouter des utilisateurs (récupérer tous les utilisateurs de l'année dernière) et/ou Mettre à jour des utilisateurs (récupérer par exemple les mots de passe des utilisateurs existant déjà).
    5. Cliquez sur le bouton Valider.


  • Comment transmettre les informations de connexion (identifiant, mot de passe, adresse de connexion) aux utilisateurs ?
  • CAS N°1 : les utilisateurs accèdent directement à PRONOTE


    Les identifiants et des mots de passe provisoires ont été automatiquement générés.

    Vous pouvez les transmettre en envoyant (par e-mail ou par courrier) le courrier type Connexion. Vérifiez le texte et la mise en page dans l'onglet Communication > Courriers > Édition des lettres types en ajoutant notamment l'adresse de connexion (voir ci-dessous) qui n'y figure pas par défaut.

    Si l'établissement a choisi le mode hébergé
    L'adresse à laquelle se connectent les utilisateurs est :
    https://RNE.index-education.net/pronote/ (en remplaçant RNE par le RNE de l'établissement)

    Si l'établissement a choisi le mode non hébergé
    L'adresse à laquelle se connectent les utilisateurs dépend du paramétrage du routeur, en général effectué par les services techniques académiques qui vous communiquent alors l'adresse de connexion.


    Vous pouvez également transmettre ces informations par SMS si vous êtes abonnés au service. Dans ce cas, le SMS type à utiliser et personnaliser se trouve dans l'onglet Communication > SMS > Édition des SMS types.

    Dans tous les cas, l'envoi peut se faire sur une multisélection d'utilisateurs de même type (professeurs, parents, personnels, etc.) depuis les listes de l'onglet Ressources.


    CAS N°2 : les utilisateurs accèdent à PRONOTE via l'ENT


    Les identifiants et des mots de passe sont ceux de l'ENT. Ils doivent être transmis par l'ENT.