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EDT 2019, votre atout pour venir à bout de tous les emplois du temps, et tout particulièrement ceux des classes de première générale !


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FAQ HYPERPLANNING
Communication

  • Comment afficher le planning sur le panneau lumineux ?
  • 1. Dans l'onglet Plannings > Panneaux lumineux, cliquez sur la ligne de création, puis saisissez le nom du panneau.
    2. Sélectionnez le panneau pour afficher les options de publication, puis remplissez-les.
    3. Les informations à afficher sur votre panneau sont publiées sur une page Internet dédiée dès que la base est publiée avec HYPERPLANNING.net. Pour afficher cette page, faites un clic droit sur le panneau, puis lancez la commande Prévisualiser la sélection. Vous pouvez récupérer l'URL de publication dans la fenêtre du navigateur qui s'ouvre.

    Astuce : pour masquer le cadre du navigateur pour mettre le panneaux lumineux en plein écran, depuis le poste où est affiché le panneau lumineux, appuyez sur la touche F11.
  • Comment récupérer les lettres types de l'année dernière ?
  • Dans votre nouvelle base :
    1. Depuis l'onglet Courriers et SMS > Courriers > Afficher les lettres types, cliquez sur le bouton Récupérer des lettres types.
    2. Désignez le fichier de sauvegarde des lettres types qui contient des fichiers *.COU. Ces fichiers se trouvent dans un dossier du même nom et au même emplacement que la base de l'année dernière. Par défaut : C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning XXXX (numéro de version)\Réseau\Nom de la base\Lettre type.
    3. Choisissez les courriers types à importer.

  • Comment s'inscrire au module SMS ?
  • Il suffit d'imprimer le bulletin d'inscription (à partir de Fichier > Imprimer le formulaire d'inscription pour l'envoi de SMS) et de nous le retourner.
    L'inscription est gratuite. Vous ne payez que les SMS envoyés.
  • Comment paramétrer l'envoi d'e-mails ?
  • Pour paramétrer l'envoi des e-mails, il existe deux possibilités :

    CAS N°1  Centraliser l'envoi des e-mails depuis le Serveur :


    1. Rendez-vous dans le volet Paramètres d'envoi des e-mails depuis le Serveur ou lancez la commande Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails depuis le Client.
    2. Cochez Déléguer l'envoi de tous les e-mails au serveur HYPERPLANNING.
    3. Remplissez les champs requis.
    4. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails.



    Les e-mails sont délégués au Serveur. Ce qui permet de ne faire qu'un seul paramétrage, d'éviter les pertes d'e-mails en cas de panne durant l'envoi et aussi de gagner du temps par l'envoi en arrière-plan.

    CAS N°2  Envoyer les e-mails via le Client :




    1. Rendez-vous dans le menu Internet > Paramètres e-mails et SMS.
    2. Saisissez les informations concernant votre messagerie et le serveur SMTP.
    3. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. Si vous obtenez le message Délai dépassé , augmentez le délai d'attente du serveur.


    Pour plus d'informations, vous pouvez consulter l'aide en ligne Paramètres d'envoi des e-mails.
  • Peut-on garder une copie des e-mails envoyés ?
  • Oui.
    Pour cela, dans le menu Assistance > Paramètres e-mails et SMS, cochez l'option Conserver une copie des e-mails envoyés dans la boîte mail, puis saisissez l'adresse e-mail à laquelle une copie de chaque e-mail sera envoyée.
  • Comment envoyer des emplois du temps par e-mail ?
  • Prérequis
    L'adresse e-mail de chaque ressource choisie comme destinataire doit être renseignée dans la base. Si vous souhaitez envoyer les emplois du temps à des destinataires qui ne sont pas dans la base de données, vous saisirez leur adresse e-mail au moment de l'envoi.

    1. Sélectionnez l'emploi du temps à diffuser.
    2. Cliquez sur le bouton .
    3. Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
    4. Allumez les semaines concernées, puis définissez le contenu de votre e-mail.
    5. Cochez une ou plusieurs catégories de destinataires. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ajouter des destinataires qui n'existent pas dans la base.
    6. Cliquez sur le bouton Valider.

    Voir le filmEnvoyer les emplois du temps par e-mail
  • Peut-on modifier le nom de l’expéditeur des SMS envoyés depuis le logiciel ?
  • Une séance est annulée. Comment prévenir les participants par e-mail ?
  • Pour envoyer un e-mail à tous les participants d'une séance annulée :
    1. Sélectionnez la séance (elle porte la mention ANNULÉ).
    2. Faites un clic droit, puis choisissez la commande Prévenir par e-mail.
    3. Une fenêtre apparaît pour vous permettre de saisir le texte et l'objet du message. Le bouton Insérer une rubrique du cours permet notamment d'insérer automatiquement un Résumé du cours sélectionné.
    4. Vous pouvez choisir d'envoyer l'e-mail aux étudiants concernés, aux enseignants concernés ou/et aux appariteurs.

    Voir le filmPrévenir d'une modification de planning
  • Comment contrôler le nombre de SMS envoyés ?
  • Dans l'onglet Courriers et SMS > SMS > Afficher la liste des SMS envoyés, vous accédez au décompte exact des SMS envoyés ainsi qu'à leur coût, cumulé pour la période sélectionnée.
    Attention, pour actualiser ce décompte, vous devez cliquer sur Mettre à jour l'état des SMS.