FAQ HYPERPLANNING

Communication

  • Comment paramétrer l'envoi d'e-mails ?
  • Pour paramétrer l'envoi des e-mails, il existe deux possibilités :

    CAS n° 1 Centraliser l'envoi des e-mails depuis le Serveur

    1. Rendez-vous dans le volet Paramètres d'envoi des e-mails depuis le Serveur ou lancez la commande Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails depuis le Client.
    2. Cochez Déléguer l'envoi de tous les e-mails au serveur HYPERPLANNING.
    3. Remplissez les champs requis.
    4. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails.


    Les e-mails sont délégués au Serveur. Ce qui permet de ne faire qu'un seul paramétrage, d'éviter les pertes d'e-mails en cas de panne durant l'envoi et aussi de gagner du temps par l'envoi en arrière-plan.


    CAS n° 2 Envoyer les e-mails via le Client




    1. Rendez-vous dans le menu Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails.
    2. Saisissez les informations concernant votre messagerie et le serveur SMTP.
    3. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. Si vous obtenez le message Délai dépassé, augmentez le délai d'attente du serveur.


    Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la rubrique E-mail de l'aide en ligne.
  • Comment configurer l'application pour obtenir l'autorisation d'envoyer des e-mails via le protocole OAuth ?
  • Présentation générale

    Le protocole OAuth permet de ne pas donner à une application un identifiant et un mot de passe qui lui permettrait de tout faire lorsqu'elle accède à un service, mais de lui donner juste les autorisations nécessaires pour faire ce qu'elle est censée faire.
    Ces autorisations sont accordées sous forme de deux "jetons" :
    • un jeton d'accès (access token), valide sur une durée très courte, en général une heure,
    • un jeton d'actualisation (refresh token), valide sur une durée bien plus grande et qui permet de renouveler le jeton d'accès sans avoir à redemander en permanence une intervention de l'utilisateur.

    Pour obtenir les jetons, l'utilisateur est invité à s'authentifier dans un navigateur web séparé de l'application (pour que cette dernière n'intercepte pas les identifiants).
    Cette phase d'authentification est pilotée entièrement par le service visé et non par l'application.
    Cela peut être une authentification à plusieurs facteurs, par exemple avec un code de vérification envoyé par SMS ou par e-mail.
    Ce n'est qu'une fois que l'utilisateur est authentifié et a donné son accord pour les autorisations demandées que les jetons sont communiqués à l'application.

    L'utilisateur peut à n'importe quel moment se reconnecter directement à son service pour consulter ou invalider les autorisations déjà accordées.
    Tout est fait pour que ni son identifiant ni son mot de passe ne soient compromis.


    Identification de l'application auprès du service

    Les services n'accordent des autorisations qu'à des applications connues. Il faut donc une déclaration préalable qui permet d'obtenir :
    • un identifiant (client ID) pour identifier l'application,
    • un secret (client secret) qui doit être masqué et qui évite qu'une application se fasse passer pour une autre.



    Pour le serveur SMTP de Microsoft smtp.office365.com, il vous est proposé d'utiliser une application prédéfinie par Index Éducation. Vous n'aurez donc pas à vous occuper de cette étape.
    Sinon, il faut que vous déclariez vous-même l'application pour obtenir un identifiant et un secret. Vous pouvez consulter ces deux sections plus bas dans ce document :
    • Déclarer soi-même l'application auprès d'un service Google ;
    • Déclarer soi-même l'application auprès d'un service Microsoft.

    Paramètre important : les applications Index Éducation utilisent comme URI de redirection https://execonnect.index-education.com/callback


    Identification du service auprès de l'application

    L'application a besoin de plusieurs URL appelées points de terminaisons (endpoints) pour initier les échanges avec le service. Vous pouvez obtenir ces points de terminaison dans l'interface dans laquelle vous avez déclaré l'application.

    Dans le cas de l'application prédéfinie par Index Éducation, ces points de terminaison sont préremplis.


    Déclarer soi-même l'application auprès d'un service Google

    Côté service

    Pour commencer, il faut vous connecter sur https://console.cloud.google.com/home/dashboard, puis cliquer à gauche sur API et services.

    1. Créez un nouveau projet, donnez lui un nom (sans caractère accentué), puis assurez-vous que le nouveau projet est bien sélectionné. Ce nom n'est pas celui que verra l'utilisateur.
    2. Cliquez ensuite à gauche sur Bibliothèque et cliquez sur Gmail API. Activez les API Gmail.
    3. Tout en haut à gauche, cliquez sur le menu paramètres (menu burger) et retournez sur API et services.
    4. Cliquez ensuite à gauche dans Écran de consentement OAuth et complétez les informations.
    5. Au deuxième écran Niveaux d'accès, cliquez sur le bouton AJOUTER OU SUPPRIMER DES CHAMPS D'APPLICATION. Sous Ajouter manuellement des niveaux d'accès, collez https://mail.google.com/, cliquez sur AJOUTER À LA TABLE, puis sur METTRE À JOUR.
    6. À la question Quelles fonctionnalités utiliserez-vous, choisissez Client de messagerie.
    7. Terminez la configuration.
    8. Cliquez ensuite à gauche sur Identifiants, puis sur + CRÉER DES IDENTIFIANTS, ID client OAuth.
      • Type d'application : application Web
      • Nom : execonnect.index-education.com
      • URI de redirection autorisés : https://execonnect.index-education.com/callback
    9. Une fenêtre apparaît alors avec un identifiant et un secret : ces deux paramètres doivent être conservés pour être renseignés dans l'application.


    Côté application

    Dans l'application, saisissez maintenant les éléments suivants :
    • Identifiant, Secret : collez ici les valeurs conservées précédemment
    • Point de terminaison d'autorisation : https://accounts.google.com/o/oauth2/v2/auth?prompt=consent&access_type=offline
    • Point de terminaison de jeton : https://oauth2.googleapis.com/token
    • Autorisations demandées : https://mail.google.com/

    Vous pouvez alors obtenir des jetons OAuth.

    Remarques :
    - Les paramètres prompt=consent&access_type=offline sont nécessaires pour obtenir un jeton d'accès et un jeton d'actualisation.
    - L'autorisation https://www.googleapis.com/auth/gmail.send (Envoyer des e-mails en votre nom) ne suffit pas pour envoyer un e-mail via un serveur SMTP, il faut https://mail.google.com/ (accès complet à la boîte mail). Voir OAuth 2.0 Mechanism


    Déclarer soi-même l'application auprès d'un service Microsoft

    Côté service

    Pour commencer, il faut vous connecter sur https://portal.azure.com/, puis cliquer sur Azure Active Directory.

    1. Cliquez à gauche sur Inscriptions d'applications, puis tout en haut sur + Nouvelle inscription. Choisissez selon vos besoins le type de comptes pris en charge, puis dans la partie URI de redirection, choisissez Client public/natif (mobile & bureau) avec l'URI https://execonnect.index-education.com/callback.
    2. Une fois l'application ajoutée, cliquez à gauche sur Personnalisation et propriétés, complétez les champs et cliquez sur Enregistrer.
    3. Cliquez à gauche sur Authentification, puis tout en bas sous Autoriser les flux clients publics, cochez Oui. Cliquez sur Enregistrer.
    4. Cliquez à gauche sur API autorisées, puis sur + Ajouter une autorisation, Microsoft Graph, Autorisations déléguées. Sous User, décochez User.Read, puis sous SMTP, cochez SMTP.Send. Cliquez ensuite tout en bas sur Ajouter des autorisations.
    5. Cliquez tout à gauche sur Vue d'ensemble.
    6. Copiez la valeur face à ID d'application (client), et conservez-la pour la renseigner dans l'application.
    7. Cliquez tout en haut sur Points de terminaison et copiez les deux premières valeurs, Point de terminaison d'autorisation OAuth 2.0 (v2) et Point de terminaison de jeton OAuth 2.0 (v2) pour les renseigner dans l'application.


    Côté application

    Dans l'application, saisissez maintenant les éléments suivants :
    • Identifiant : collez ici la première valeur conservée précédemment
    • Secret : laissez ce champ vide, les applications publiques sont autorisées
    • Point de terminaison d'autorisation et de jetons : collez les deux autres valeurs conservées précédemment
    • Autorisations demandées : https://outlook.office.com/SMTP.Send offline_access

    Vous pouvez alors obtenir des jetons OAuth.

    Remarques :
    - L'autorisation https://outlook.office.com/SMTP.Send diffère de celle déclarée dans l'application (SMTP.Send de Microsoft Graph), mais seul un jeton obtenu avec l'autorisation https://outlook.office.com/SMTP.Send permet d'envoyer un e-mail via un serveur SMTP. Voir Authenticate an IMAP, POP or SMTP connection using OAuth
    - L'autorisation offline_access est nécessaire pour obtenir un jeton d'accès et un jeton d'actualisation.


    Utilisation du protocole OAuth pour les périphériques à entrée limitée

    Il existe une variante du protocole OAuth qui permet à un périphérique à entrée limitée (par exemple un téléviseur connecté) de demander un jeton OAuth, il s'agit de Device Authorization Grant. Si vous rencontrez des problèmes avec le scénario OAuth proposé par défaut, vous pouvez utiliser cette variante du protocole, elle fonctionne également pour des applications sur ordinateur.

    Dans l'application, maintenez les touches Ctrl et Maj enfoncées lorsque vous cliquez sur le bouton pour entrer dans la fenêtre Configuration OAuth : cela vous laisse la possibilité de basculer sur le scénario Device Authorization Grant. Dans ce scénario, le point de terminaison d'autorisation est remplacé par un point de terminaison de périphérique.

    Attention, cela ne fonctionne pas avec les services de Google car vous ne pouvez pas demander l'autorisation https://mail.google.com/. Voir Étendues autorisées

    Par contre, cela fonctionne avec les services de Microsoft.
    Il faut juste savoir que le point de terminaison de périphérique se déduit du point de terminaison d'autorisation en changeant à la fin authorize par devicecode :
    • https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize devient https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/devicecode
    • https://login.microsoftonline.com/{xxx}/oauth2/v2.0/authorize devient https://login.microsoftonline.com/{xxx}/oauth2/v2.0/devicecode
  • Comment envoyer des emplois du temps par e-mail ?
  • Prérequis
    L'adresse e-mail de chaque ressource choisie comme destinataire doit être renseignée dans la base. Si vous souhaitez envoyer les emplois du temps à des destinataires qui ne sont pas dans la base de données, vous saisirez leur adresse e-mail au moment de l'envoi.

    1. Sélectionnez l'emploi du temps à diffuser.
    2. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
    3. Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
    4. Allumez les semaines concernées, puis choisissez la mise en page, le contenu, etc.
    5. Cliquez sur le bouton Imprimer / Mailer.
    6. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez et mettez en forme l'e-mail. Modifiez si besoin l'objet et le message d'introduction et insérez éventuellement une signature.
    7. Cochez une ou plusieurs catégories de destinataires. Vous pouvez également ajouter d'autres destinataires qui n'existent pas dans la base en cochant Autres.
    8. Cliquez sur le bouton Envoyer l'e-mail. Si des destinataires n'ont pas d'adresse e-mail renseignée dans HYPERPLANNING, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, puis sélectionner Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d'e-mail.

    Voir le film Envoyer les emplois du temps par e-mail
  • Une séance est annulée. Comment prévenir les participants par e-mail ?
  • Pour envoyer un e-mail à tous les participants d'une séance annulée :
    1. Sélectionnez la séance (elle porte la mention ANNULÉ).
    2. Faites un clic droit, puis choisissez la commande Prévenir par e-mail.
    3. Une fenêtre apparaît pour vous permettre de saisir le texte et l'objet du message. Le bouton Insérer une rubrique du cours permet notamment d'insérer automatiquement un Résumé du cours sélectionné.
    4. Vous pouvez choisir d'envoyer l'e-mail aux étudiants concernés, aux enseignants concernés ou/et aux appariteurs.

    Voir le film Prévenir d'une modification de planning
  • Comment récupérer les lettres types de l'année dernière ?
  • Dans votre nouvelle base :
    1. Depuis l'onglet Communication > Courriers > Lettres types, cliquez sur le bouton Récupérer des lettres types.
    2. Désignez le fichier de sauvegarde des lettres types qui contient des fichiers *.COU. Ces fichiers se trouvent dans un dossier du même nom et au même emplacement que la base de l'année dernière. Par défaut : C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning XXXX (numéro de version)\Réseau\Nom de la base\Lettre type.
    3. Choisissez les courriers types à importer.
  • Comment s'inscrire au module SMS ?
  • Il suffit d'imprimer le bulletin d'inscription (à partir de Fichier > Imprimer le formulaire d'inscription pour l'envoi de SMS) et de nous le retourner.
    L'inscription est gratuite. Vous ne payez que les SMS envoyés.
  • Peut-on modifier le nom de l’expéditeur des SMS envoyés depuis le logiciel ?
  • Comment contrôler le nombre de SMS envoyés ?
  • Dans l'onglet Communication > SMS > Liste des SMS envoyés, vous accédez au décompte exact des SMS envoyés ainsi qu'à leur coût, cumulé pour la période sélectionnée.

    Attention : pour actualiser ce décompte, vous devez cliquer sur le bouton Mettre à jour l'état des SMS.
  • Comment afficher le planning sur le panneau lumineux ?
  • 1. Dans l'onglet Communication > Panneaux lumineux, cliquez sur la ligne de création, puis saisissez le nom du panneau.
    2. Sélectionnez le panneau pour afficher les options de publication, puis remplissez-les.
    3. Les informations à afficher sur votre panneau sont publiées sur une page Internet dédiée dès que la base est publiée avec HYPERPLANNING.net. Pour afficher cette page, faites un clic droit sur le panneau, puis lancez la commande Prévisualiser la sélection. Vous pouvez récupérer l'URL de publication dans la fenêtre du navigateur qui s'ouvre.

    Astuce : pour masquer le cadre du navigateur pour mettre le panneaux lumineux en plein écran, depuis le poste où est affiché le panneau lumineux, appuyez sur la touche F11.