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FAQ HYPERPLANNING
Base de données

  • J'ai déjà des listes d'étudiants, de salles, de promotions, ... comment les récupérer dans ma base HYPERPLANNING ?
  • 1. Copiez [Ctrl+C] vos données depuis un tableur ou tout autre fichier texte et collez-les [Ctrl+V] dans HYPERPLANNING directement dans l'onglet concerné.
    2. La fenêtre Import des données s'affiche.
    3. Mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques HYPERPLANNING en cliquant sur le titre de chaque colonne. Si vous ne souhaitez pas importer une colonne, choisissez l'item Champ ignoré.
    4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Importer.

    Voir le filmImporter les enseignants

    Voir le filmImporter les étudiants

    Voir le filmImporter les cours
  • Mes listes sont encombrées de données qui ne me concernent pas. Que faire ?
  • Par défaut, HYPERPLANNING affiche toutes les données de la base dans les listes. Si certaines données ne vous concernent pas et encombrent vos listes, vous pouvez les masquer de manière permanente et ne conserver que celles qui vous intéressent. Pour cela, vous disposez de deux méthodes.

    Première méthode : masquer de manière automatique les données créées à l'avenir par certains groupes d'utilisateurs.
    Dans le menu Extraire > Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées et ne laissez cochés que les profils d'utilisation dont vous souhaitez voir les données.

    Deuxième méthode : choisir manuellement dans les listes les données que vous ne souhaitez plus voir.
    Dans chaque liste, enlevez d'un clic le symbole des données que vous souhaitez masquer. Puis, dans le menu Extraire > Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées .

    Remarque : vous pouvez choisir la première méthode et affiner l'affichage avec la deuxième méthode.
  • Quelles sont les étapes pour créer une base ?
  • En version Réseau, voici les différentes étapes de création d'une base de données.
    Seuls le SPR et les utilisateurs définis comme administrateurs sont autorisés à créer des bases de données :

    1. Création d'un planning : ce planning peut être créé depuis le Contrôleur ou depuis le Serveur.
    2. Installation du planning en tant que service Windows : cette installation est indispensable et se fait uniquement depuis l'Administration Serveur.
    3. Création d'une base : depuis l'Administration Serveur, vous devez tout d'abord créer une nouvelle base vide. C'est ensuite à partir du Client connecté à la base que vous pouvez soit construire une base à partir d'une ancienne base, soit saisir ou importer des données d'un fichier texte.
    4. Association d'une base au planning : dès que vous créez une nouvelle base ou que vous ouvrez une base existante, la base est automatiquement associée au planning dont elle dépend.
    5. Mise en service du planning : quand vous créez une base ou associez au planning une base existante, cette mise en service est automatique. Sinon, vous pouvez effectuer cette mise en service manuellement, toujours depuis l'Administration Serveur. Cette mise en service est nécessaire pour que les utilisateurs puissent accéder à la base depuis les applications Client, HYPERPLANNING.net et Service Web.
  • Comment créer une base à partir de celle de l'année précédente ?
  • Pour cela, il faut être un administrateur ou le SPR. Procédez de la manière suivante :

    Étape 1 : Génération du fichier de préparation de rentrée
    Depuis votre ancienne base :
    1. Lancez la commande Fichier > Préparer l’année suivante.
    2. HYPERPLANNING génère un fichier *.zip que vous enregistrez.

    Étape 2 : Création d'une nouvelle base vide
    Depuis l'Administration Serveur, après avoir sélectionné le planning auquel la base doit être associée (le planning ne doit pas être en service) :
    1. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle base vide.
    2. La fenêtre Paramétrage de la grille horaire apparaît.
    3. Choisissez vos paramètres horaires pour les grilles d'emploi du temps et de plannings :
    • le Premier lundi de l'année.
    • le Nombre de semaines de votre année.
    • les Jours ouvrés de la semaine : cliquez directement sur le jour pour le rendre ouvré (en blanc) ou non-ouvré (en gris).
    • le Nombre d'heures nécessaires par jour. Exemple : si le premier cours démarre à 8h00 et le dernier finit à 20h00, choisissez 12h00.
    • le Pas horaire : c'est la plus petite durée dont vous avez besoin pour créer et placer vos cours.
    4. Une fois vos choix effectués, cliquez sur Valider.
    5. La fenêtre Créer une base s'ouvre. Sélectionnez le dossier où vous souhaitez enregistrer la base ou créez-en un nouveau. Saisissez le nom de la nouvelle base dans le champ Nom du fichier, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
    6. Le planning est automatiquement mis en service et la base associée s’affiche.

    Étape 3 : Construction de la base
    Depuis le Client connecté à la base vide :
    1. Lancez la commande Fichier > HYPERPLANNING > Initialiser une base à partir de celle de l’année précédente.
    2. Vous devez passer en mode Usage exclusif.
    3. Désignez le fichier *.zip généré depuis votre ancienne base (étape 1), puis validez.
    4. Indiquez le premier jour du nouvel emploi du temps.
    5. Choisissez de conserver ou supprimer les cours de l’ancienne base. Si vous conservez les cours mais souhaitez réaliser un nouvel emploi du temps, cochez l’option En les dépositionnant pour que tous les cours de la base soient Non placés, puis validez.
    6. Quittez le mode Usage exclusif en choisissant d’enregistrer vos modifications.

    Remarque : vous pouvez ensuite récupérer d'autres données telles que des lettres et SMS types, identifiants et mots de passe des différents utilisateurs, maquettes de bulletin, données sur les stages et les entreprises, etc. Une fois la base construite, utilisez la commande Fichier > HYPERPLANNING > Récupérer les données d'une base HYPERPLANNING.


    Il est possible de créer une nouvelle base de données à partir de la base de l'année précédente.

    1. Lancez la commande Fichier > Nouvelle base > À partir d'une ancienne base.
    2. Choisissez votre base de l'année précédente, puis cliquez sur le bouton Ouvrir
    3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le premier lundi de votre emploi du temps ainsi que les données à conserver.


    4. Validez et désignez le dossier d'enregistrement de la nouvelle base de données.
  • Depuis le Client, comment remplacer ma base actuelle par une sauvegarde ou une archive ?
  • Le Client doit être connecté à la base mise en service. L'utilisateur doit être connecté en tant que SPR.

    1. Lancez la commande Fichier > Afficher les sauvegardes et archives du serveur.
    2. La liste des sauvegardes et archives de la base courante apparaît. Sélectionnez celle qui vous intéresse, faites un clic droit, puis lancez la commande Mettre en service.
    3. Vous pouvez ensuite renommer la base. Si vous ne le faites pas, elle remplacera la base courante. Tous les utilisateurs sont déconnectés, puis reconnectés automatiquement à cette nouvelle base.

    Remarque : depuis l'Administration Serveur, sélectionnez un planning auquel est associée une base sans le mettre en service, puis lancez la commande Fichier > Ouvrir une sauvegarde ou une archive.
  • Comment classer ses données selon ses propres critères ?
  • Dans HYPERPLANNING, vous pouvez ranger vos données par Familles.
    La création des familles se fait à partir du menu Paramètres > AUTRES DONNÉES > Familles ou depuis une liste de données en cliquant sur la flèche de la colonne Famille et en sélectionnant Nouveau.
  • Comment HYPERPLANNING gère-t-il l’import de ressources qui ont le même nom ?
  • Exemple : vous importez les adresses e-mail des professeurs : dans votre feuille Excel, vous avez une colonne qui contient le nom des professeurs (dont DUPONT), une autre qui contient l'adresse e-mail (dupont@univ.fr).

    Cas n°1 : dans la base, il existe déjà une ressource DUPONT Olivier
    Si vous importez des données relatives à DUPONT, HYPERPLANNING affecte ces données à DUPONT Olivier.

    Cas n°2 : dans la base, il existe déjà deux ressources DUPONT Olivier et DUPONT Joseph
    Si vous importez des données relatives à DUPONT, HYPERPLANNING créera une troisième ressource DUPONT (sans prénom) et lui affectera l'adresse e-mail.

    HYPERPLANNING utilise une combinaison de champs pour différencier les ressources d’un même type.

    - Pour les enseignants, il s’agit des champs Code, Nom et Prénom. Deux enseignants ne peuvent donc pas avoir le même code, le même nom et le même prénom.

    - Pour les étudiants, il s’agit des champs Nom, Prénom, Date de naissance et Numéro d'ordre. Deux étudiants ne peuvent donc pas avoir le même nom, le même prénom, la même date de naissance et le même numéro d'ordre.

    - Pour les promotions et les salles, il s’agit des champs Code et Nom. Deux promotions/salles ne peuvent donc pas avoir le même code et le même nom.
  • Je n'arrive pas à saisir l'identifiant externe d'une ressource.
  • Les identifiants externes des principales données (matières, enseignants, promotions, étudiants, salles, utilisateurs) qui permettent d’identifier les données dans d’autres applications doivent être obligatoirement importés. Ils ne peuvent pas être saisis directement dans les listes HYPERPLANNING.
  • Qu'est ce que le paramétrage de la grille horaire ? Et peut-on le modifier à posteriori ?
  • Lors de la création d'une nouvelle base vide. Il faut définir les paramètres de la grille horaire du planning.


    Cette fenêtre permet de définir :
    • le premier lundi du planning, qui s'étendra sur 52 semaines.
    • les jours ouvrés de la semaine
    • le nombre d'heures par journée.
    • ainsi que le pas horaire. Ceci permet de définir la plus petite durée nécessaire pour définir un cours, par exemple 15 min. pour des cours de 45 min.

    Pour modifier ces paramètres à posteriori :
    1. Lancez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir une base.
    2. Sélectionnez la base actuelle.
    3. Modifiez les paramètres dans la fenêtre de paramétrage, puis validez.
    Ces modifications n'auront aucune conséquence sur les données que vous auriez pu saisir.