FAQ HYPERPLANNING
La protection des données
- Qu'en est-il des données personnelles dans HYPERPLANNING ?
- Fiche de registre RGPD : où la télécharger et comment la compléter ?
- Quelle politique des mots de passe faut-il adopter ?
- Au moins un caractère numérique
- Au moins une lettre
- Mélange de minuscules et majuscules
Qui est le responsable des données conservées dans HYPERPLANNING ?
C'est le directeur d'établissement qui est responsable du traitement des données conservées dans la base de données HYPERPLANNING de l'établissement.
Où sont stockées les données saisies dans HYPERPLANNING ?
La base de données HYPERPLANNING de l'établissement se situe sur un serveur choisi par l'établissement. Celui-ci peut être localisé dans l'établissement ou hébergé dans un centre de données (data center).
Index Éducation propose un service d'hébergement dans son centre de données à Marseille. Ce centre de données réunit des conditions de sécurité de niveau TIER 3 et chaque établissement dispose d'un environnement dédié et cloisonné.
Qui peut accéder aux données conservées dans HYPERPLANNING ?
C'est le directeur d'établissement qui définit qui peut accéder à quelles données.
Chaque utilisateur d'HYPERPLANNING (enseignant, personnel administratif, parent, étudiant, maître de stage, appariteur) dispose d'un espace sécurisé auquel il accède avec un identifiant et un mot de passe. Les données qu'il peut voir ou modifier dépendent de son profil, défini par le directeur d'établissement.
Dans le cas des bases de données hébergées dans le centre de données d'Index Éducation, des opérations de maintenance et de contrôle peuvent être effectuées à la demande du directeur d'établissement. Ces opérations sont effectuées par des personnels identifiés dont l'action est consignée dans un registre.
La fiche de registre RGPD est un document dans lequel le directeur d'établissement doit recenser de façon précise les traitements de données personnelles mis en oeuvre.
Index Éducation met à votre disposition une aide à la rédaction de cette fiche dans le cadre de la gestion administrative et financière des étudiants avec HYPERPLANNING :
Aide à la rédaction de la fiche registre
Index Éducation met à votre disposition une aide à la rédaction de cette fiche dans le cadre de la gestion administrative et financière des étudiants avec HYPERPLANNING :
Aide à la rédaction de la fiche registre
Une base de données contient les données personnelles de plusieurs centaines ou milliers de personnes et les enseignants sont particulièrement exposés au vol de leur mot de passe (qu'ils se connectent directement ou via un ENT) car ils le saisissent fréquemment en présence d'élèves ou d'autres personnes.
Notre rôle est de proposer des solutions pour protéger les données, la responsabilité de chacun est d'adapter sa sécurité en fonction de son contexte d'utilisation.
Quel que soit le contexte, le chef d'établissement doit veiller aux points suivants.
La règle de composition des mots de passe proposée par défaut évolue avec les recommandations de la CNIL. Actuellement, elle impose aux utilisateurs une taille minimum de 10 caractères et 3 critères de complexité :
Les utilisateurs tenant le rôle d'administrateur, notamment le SPR, doivent être encore plus vigilants quant au choix de leur mot de passe. À ce titre, la CNIL recommande un mot de passe d'au moins 10 caractères mêlant des lettres en majuscules et minuscules, des caractères numériques ainsi que des caractères spéciaux.
Attention, si vous récupérez les mots de passe d'année en année, il faut forcer leur changement pour appliquer cette règle.
Il est nécessaire d'imposer régulièrement un renouvellement du mot de passe. Une manière simple de le faire est de ne pas récupérer les mots de passe d'année en année : à chaque rentrée, vous communiquez un nouveau mot de passe provisoire à chaque utilisateur qui le personnalise lors de sa première connexion.
Une autre manière de faire est d'inciter ou forcer le changement des mots de passe tous les X jours. Selon l'option choisie, les utilisateurs sont informés qu'il est conseillé ou indispensable de modifier leur mot de passe.
Pour respecter les recommandations de la CNIL, nous proposons par défaut aux enseignants et aux personnels la saisie d'un code PIN et / ou l'envoi de notifications lors de la connexion depuis tout nouvel appareil.
Il est préférable de conserver ces mesures de sécurité.
Il est conseillé de rappeler aux utilisateurs les règles essentielles à respecter : conserver son mot de passe secret, ne pas le noter ni le taper à l'abri des regards indiscrets, etc.
Voici quelques références concernant la sécurité des mots de passe :
- Délibération n° 2017-012 du 19 janvier 2017 - Service public de la diffusion du droit
- Conseils de la CNIL pour un bon mot de passe - CNIL
- Recommandations de sécurité minimale - CNIL
- Les bonnes pratiques de l'informatique - ANSSI
Notre rôle est de proposer des solutions pour protéger les données, la responsabilité de chacun est d'adapter sa sécurité en fonction de son contexte d'utilisation.
Quel que soit le contexte, le chef d'établissement doit veiller aux points suivants.
Règle de composition des mots de passe
La règle de composition des mots de passe proposée par défaut évolue avec les recommandations de la CNIL. Actuellement, elle impose aux utilisateurs une taille minimum de 10 caractères et 3 critères de complexité :
Les utilisateurs tenant le rôle d'administrateur, notamment le SPR, doivent être encore plus vigilants quant au choix de leur mot de passe. À ce titre, la CNIL recommande un mot de passe d'au moins 10 caractères mêlant des lettres en majuscules et minuscules, des caractères numériques ainsi que des caractères spéciaux.
Attention, si vous récupérez les mots de passe d'année en année, il faut forcer leur changement pour appliquer cette règle.
Renouvellement des mots de passe
Il est nécessaire d'imposer régulièrement un renouvellement du mot de passe. Une manière simple de le faire est de ne pas récupérer les mots de passe d'année en année : à chaque rentrée, vous communiquez un nouveau mot de passe provisoire à chaque utilisateur qui le personnalise lors de sa première connexion.
Une autre manière de faire est d'inciter ou forcer le changement des mots de passe tous les X jours. Selon l'option choisie, les utilisateurs sont informés qu'il est conseillé ou indispensable de modifier leur mot de passe.
Double-authentification
Pour respecter les recommandations de la CNIL, nous proposons par défaut aux enseignants et aux personnels la saisie d'un code PIN et / ou l'envoi de notifications lors de la connexion depuis tout nouvel appareil.
Il est préférable de conserver ces mesures de sécurité.
Sensibilisation des utilisateurs
Il est conseillé de rappeler aux utilisateurs les règles essentielles à respecter : conserver son mot de passe secret, ne pas le noter ni le taper à l'abri des regards indiscrets, etc.
Pour aller plus loin
Voici quelques références concernant la sécurité des mots de passe :
- Délibération n° 2017-012 du 19 janvier 2017 - Service public de la diffusion du droit
- Conseils de la CNIL pour un bon mot de passe - CNIL
- Recommandations de sécurité minimale - CNIL
- Les bonnes pratiques de l'informatique - ANSSI