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La gestion des salles

Toute la gestion des salles


Gestion des salles au quotidien

  • Réserver une salle
  • Réservez une salle en cliquant-glissant simplement sur son emploi du temps.
  • Changement de salle directement depuis les grilles de planning des intervenants et des groupes
  • Pas besoin d’afficher le planning des salles, le changement peut se faire depuis n’importe quel emploi du temps. Un clic sur la fiche cours affiche toutes les salles disponibles sur le créneau correspondant.
  • Recherche de salles pour un ou plusieurs cours
  • Si plusieurs cours sont sélectionnés quand vous lancez la recherche, HYPERPLANNING affiche uniquement les salles qui conviennent pour tous. Pratique pour mettre tous les cours d’un enseignant ou d’une promotion dans la même salle !
  • Utilisation de salles différentes selon la semaine
  • Si une salle n’est pas disponible pour toutes les séances, vous pouvez via la même interface choisir plusieurs salles pour couvrir toute la période du cours.
  • Recherche multicritères
  • Classez les salles selon vos critères : équipement, accessibilité, etc. et filtrez la liste des salles disponibles en fonction.
  • Recherche en fonction des effectifs
  • Filtrez la liste des salles disponibles en affichant uniquement les salles dont la capacité est supérieure ou égale à l’effectif du cours. Et visualisez d’un coup d’œil celles qui ne sont pas trop grandes non plus.
  • Gestion des sites distants
  • Gérez les temps de trajet et limitez le nombre de déplacements par jour ou demi-journée.
  • Permutation de salles par glisser/déposer d’une ou plusieurs séances
  • Sur le planning quotidien des salles, glissez simplement un cours d’une salle à l’autre, en changeant éventuelle ment de créneau.
  • Alerte immédiate en cas de changement de salle
  • Envoyez un e-mail ou un SMS type aux étudiants et à l’enseignant depuis la fiche cours modifiée.
  • Affichage des salles sur panneaux lumineux
  • Anticipez les questions des étudiants et affichez les prochains cours avec la salle sur un écran lumineux dans votre hall d’accueil.
  • Gestion des ressources matérielles (vidéoprojecteurs, véhicules, etc.)
  • Réservez n’importe quel matériel comme vous réserveriez une salle : pour un cours, sur un créneau horaire, exceptionnellement ou de manière récurrente.
  • Association de pièces jointes aux salles (plan, photos etc.)
  • Ayez les documents relatifs aux salles facilement accessibles et laissez si vous le souhaitez les enseignants et les étudiants les télécharger.
  • Interface dédiée aux appariteurs
  • Un espace sur Internet dédié permet aux appariteurs d’accéder facilement au planning d’occupation des salles mis à jour en temps réel et spécifiquement à la liste des salles qu’ils doivent ouvrir / fermer par créneau horaire.

Réservation de salles

  • Demande de réservation par internet
  • Laissez les enseignants demander une salle ou un équipement pour un cours.
  • Gestion des accès
  • Indiquez, parmi les personnels, qui peut réserver une salle directement et qui doit faire une demande de réservation au préalable. Ouvrez ou fermez les salles et les matériels à la réservation par les enseignants via Internet.
  • Suivi des demandes de réservation
  • Consultez les demandes de réservation sur une interface dédiée et donnez suite en ayant toutes les informations pour arbitrer si nécessaire.
  • Gestion des indisponibilités de salles
  • Indiquez qu’une salle ne peut jamais être utilisée tel jour ou sera indisponible pendant trois mois.

Optimisation des locaux

  • Répartition automatique des salles
  • Ne perdez plus de temps à choisir une salle pour chaque cours : précisez uniquement quel type de salle (notion de groupe de salles) et laissez HYPERPLANNING affecter une salle à chaque cours. Vous avez la garantie que chaque cours aura une salle.
  • Notion de salle préférentielle
  • Affectez une salle préférentielle à un enseignant ou à une promotion : elle sera prise en compte dans la mesure du possible lors de la répartition automatique des cours. Ou peut être facilement choisie pour tous les cours d’une ressource.
  • Recherche de créneau avec une salle libre
  • Saisissez éventuellement les spécificités de la salle recherchée et voyez en un coup d’œil sur quel créneau horaire il reste une salle de ce type disponible.

États récapitulatifs

  • Récapitulatif de l’occupation des salles
  • Retrouvez facilement les salles les plus / moins occupées, consultez le taux de remplissage, le pic d’occupation, le taux d’occupation par mois, par semaine, par jour, etc.
  • Liste des cours ayant un problème de salle
  • HYPERPLANNING affiche tous les cours qui ont soit une salle trop petite soit une salle (beaucoup) trop grande par rapport à l’effectif du cours.
  • Gestion des coûts liés aux salles
  • HYPERPLANNING calcule le coût d’une salle en fonction du coût horaire que vous définissez. Consultez des récapitulatifs détaillés par site, promotions etc.

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