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FAQ PRONOTE / Comunicazioni

  • Comunicazioni
  • Come faccio ad inserire variabili aggiuntive nelle lettere ?
  • Per alcune categorie, potete scegliere se inserire una serie di variabili predefinite o personalizzarla scegliendo voi stessi le variabili.

    1. Cliccate su Inserisci
    2. Scegliete se Predefinita o Personalizzata

    imgFAQ/832-0-3678-variabili.png


    Personalizzare una serie di variabili

    1. Impaginate il vostro testo con gli strumenti di formattazione.
    2. Inserite le variabili nell’ordine desiderato.
    3. Cliccate su Conferma. Il testo sarà inserito nella vostra lettera. Le variabili saranno sostituite con le informazioni specifiche al momento della stampa della lettera.

    imgFAQ/832-0-3678-elemento-pers.png

  • Ci sono dei puntini che compaiono nelle caselle al posto del testo. Come posso visualizzare il contenuto della casella?
  • Quando ci sono troppi caratteri da stampare nella casella della griglia oraria, il programma li sostituisce con "...".
    In questo caso, tramite la linguetta Presentazione, la soluzione consiste nel giocare con i parametri di stampa dell'orario riducendo, nel carattere, la dimensione minima autorizzata

    imgFAQ/832-0-3826-carattere-stampe.png
  • Come posso inserire il logo dell'istituto nelle lettere ?
  • Innanzitutto è necessario aver creato il logo del vostro istituto in formato file immagine ( *.bmp, *.jpg, *.jpeg, *.png ).

    imgFAQ/832-0-3847-intestazione.png
    1. Entrate nel menu Parametri > PARAMETRI ISTITUTO > Intestazioni
    2. Selezionate la vostra intestazione
    3. Nella zona Anteprima, doppio clic su Inserite il vostro logo e selezionate il file del vostro logo.

    Potete scegliere l'intestazione da utilizzare:
    • durante la redazione dei modelli di lettere
    • durante un mailing
    • durante certi tipi di stampe ( orario, scheda dei colloqui... )

    Questo logo sarà utilizzato per l'insieme modelli lettera nella visualizzazione Comunicazioni > Lettere > Redazione dei modelli di lettere, eccetto il caso in cui voi abbiate tolto la spunta dalla casella Intestazione

    imgFAQ/832-0-3847-lettere.png




  • A cosa corrisponde la categoria di un modello lettera ?
  • Quando create una lettera dovete scegliere anche una Categoria.

    In funzione di questa categoria, potete inserire nella lettera le variabili appropriate: ad esempio, se create una lettera nella categoria Docenti > Sostituzione (EDT), potrete inserire le variabili Elenco delle sostituzioni e Durata delle sostituzioni.

    Per sapere in quali visualizzazioni un modello lettera può essere inviato, posizionatevi con il cursore su quella categoria e comparirà il testo esplicativo.

    imgFAQ/832-0-3650-categoria_lettera.png

    Per i docenti
    • Assenze: informazioni legate alle assenze del docente,
    • Richiesta di sostituzione: informazioni legate alle attività da sostituire,
    • Sostituzione: informazioni legate alle sostituzioni da effettuare,
    • Sessione di consiglio: informazioni legate ad una sessione di consigli di classe (periodo, consigli, ecc...),
    • Consiglio: informazioni legate ai consigli (presidente, orario, ecc...),
    • Varie: informazioni personali (cellulare, ecc...),
      contesto di invio: ambiente Orario o Gestione per settimana e assenze.

    Per i responsabili
    • Consigli: informazioni legate ai consigli (presidente, orario, ecc...),
    • Varie: informazioni personali
      contesto di invio: ambiente Orario o Gestione per settimana e assenze
    • Responsabile: informazioni personali sul responsabile,
      contesto di invio: ambiente Orario o Consigli di classe;

    Per gli alunni
    • Consigli: informazioni legate ai consigli (presidente, orario, ecc...)
    • Varie: informazioni personali sull’alunno (cellulare, ecc...).
      contesto di invio: ambiente Orario, Gestione per settimana e assenze

    Per gli altri partecipanti
    • Consigli: informazioni legate ai consigli (presidente, orario, ecc...).

    Attenzione: se modificate la categoria di un modello lettera, alcune variabili potranno essere cancellate perchè possono non essere disponibili all'interno della nuova categoria scelta.
  • Come posso mettere al corrente la segreteria di tutte le circolari inviate?
  • Per mettere al corrente la segreteria di tutte le circolari inviate è necessario che tutti gli utenti di segreteria siano inseriti come destinatari della comunicazione.
    Per immediatezza, consigliamo di creare una Lista di diffusione.

    Ambiente Comunicazioni > Messaggistica > Liste di diffusione

    1. Cliccate sulla linea di creazione, scegliete un nome e confermate premendo Invio;
    2. Cliccate sul + della categoria interessata (+Personale nel nostro esempio);
    3. Dalla finestra popup mettete la spunta a tutti gli utenti che volete includere nella lista e confermate.


    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-5519-liste-diffusione.png

    Durante la creazione di un informazione,sondaggio o conversazone sarà sufficiente cliccare sull'icona relativa alle liste di diffusione (in alto a sinistra) e selezionare la lista appena creata.

    Ambiente Comunicazioni > Messaggistica > Informazioni e sondaggi o Conversazioni

    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-5519-liste-diffusione-scelta.png
  • Posso vedere una copia delle mail inviate ?
  • Si.
    Per far questo occorre mettere la spunta su Conserva una copia delle e-mail inviate nella casella mail dal menu Internet > Parametri e-mail e SMS, ed inserire l'indirizzo e-mail al quale verrà inviata una copia di ogni e-mail inviata dal programma.

    imgFAQ/832-0-3659-copia-email.png


  • Come posso configurare l'invio delle e-mail ?
  • L'invio delle e-mail è configurabile dal menu Assistenza > Parametri e-mail e SMS

    imgFAQ/832-0-3842-parametri-email.png

    1. Completare i campi relativi al vostro indirizzo e-mail
    2. Completare i campi relativi al vostro server SMTP.
      Se utilizzate un client di posta tipo Outlook, queste informazioni si trovano nei parametri dell'account. Altrimenti contattate il reparto tecnico dell'istituto che potrà darvi le informazioni relative al server di posta utilizzato.
    3. Impostate il Time-out del server a 60 secondi
    4. Se l'SMTP che utilizzate lo richiede, spuntate l'opzione ed inserite i vostri parametri di autenticazione
    5. Cliccate su Testa l'invio di e-mail. In caso di errori provate a cambiare il tipo di Crittografia della comunicazione con TLS (SSL) utilizzato e testate nuovamente l'invio.


    Nota: Alcuni provider potrebbero bloccare i tentativi di accesso da applicazioni o dispositivi che non rispettano i loro standard di sicurezza e quindi non ritengono sicure. Di seguito l'esempio legato a Gmail https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=it

    Qui un elenco di informazioni sui messaggi di errore SMTP https://support.google.com/a/answer/3726730?hl=it

  • Come autorizzo i docenti ad utilizzare le conversazioni con gli alunni?
  • Le autorizzazioni legate alle conversazioni si definiscono individualmente da Risorse > Docenti > Scheda docente - Comunicazione.

    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-5595-conversazioni-aut-01.png

    È possibile però autorizzare i docenti in multiselezione.

    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-5595-conversazioni-aut-02.png
  • Come invio le lettere per materie insufficienti e modalità di recupero?
  • Per poter inviare le lettere con le materie insufficienti e le relative modalità di recupero

    1. Nel modello di pagella, attivare il terzo Giudizio dei docenti (C) nel Corpo della pagella



    2. Nella pagella di ogni alunno che ha insufficienze, inserire i giudizi nella suddetta colonna in corrispondenza delle materie da recuperare, avvalendosi eventualmente dell’aiuto dell’inserimento assistito.



    3. In Risultati > Classi > Tabella dei risultati, selezionare la classe desiderata e scegliere Quadrimestre 2 nel menu a tendina in alto.

      Le lettere si possono inviare da due visualizzazioni:
      • Selezionare gli alunni con materie insufficienti e cliccare sull’icona della bustina per inviare agli alunni estratti il modello di lettera “Materie da recuperare 2 quadrimestre – Alunni” oppure ai loro genitori il modello di lettera “Materie da recuperare 2 quadrimestre – Responsabili”



      • Selezionare gli alunni con materie insufficienti, tasto destro del mouse > Estrai gli alunni selezionati

  • Non riesco ad inviare una e-mail (Time-out, il server SMTP non ha risposto)
  • Aumentare al massimo il Time-out del server SMTP in Assistenza > Parametri e-mail e SMS

    imgFAQ/832-0-3903-email.png


    Qui un elenco di informazioni sui messaggi di errore SMTP https://support.google.com/a/answer/3726730?hl=it
  • A che cosa serve il cassetto virtuale?
  • Il cassetto virtuale serve a depositare / ricevere dei documenti.
    Il personale, i docenti e i tutor di stage dispongono di un cassetto virtuale.
    Il personale e i docenti possono depositare i documenti.

  • Come posso depositare un documento in un cassetto virtuale?
    1. Dall’ambiente Risorse > Docenti/Classi/Personale > Elenco selezionate i destinatari nell’elenco.
    2. Cliccate sul tasto nella barra degli strumenti.
    3. Nella finestra che appare, fate doppio-clic sul documento da despositare.
    4. I destinatari riceveranno una notifica e potranno consultare il documento in Comunicazioni > Cassetto virtuale.
  • Come posso gestire i documenti depositati nel cassetto virtuale?
  • Dall’ambiente Comunicazioni > Cassetto virtuale > Documenti disponibili nei cassetti potete:

    • inserire un promemoria destinato alle persone che riceveranno il documento.
    • aggiungere destinatari facendo doppio clic nelle colonne corrispondenti.
    • consultare un documento (comando accessibile tramite clic destro del mouse).
    • aggiornare un documento (comando accessibile tramite clic destro del mouse) per evitare di rinviare un nuovo documento.
    • cancellare un documento (comando accessibile tramite clic destro del mouse): attenzione, il documento sarà cancellato per tutti i destinatari.
      http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/832-0-5657-cassetto.png