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FAQ EDT / Gestione per settimana e assenze

  • Gestione per settimana e assenze
  • Come preparare i dati per gestire le assenze e le sostituzioni?
  • Per inserire le assenze (e le sostituzioni) dovete:

    1. Definire l'anno scolastico, vacanze e giorni festivi in Parametri > PARAMETRI ISTITUTO > Calendario;

    2. Assegnare al docente la qualifica di sostituto in Gestione per settimane e assenze > Docenti > Visualizza l'inserimento delle assenze e delle sostituzioni

    3. Inserire o modificare i motivi d'assenza necessari in Parametri > PARAMETRI GENERALI > Assenze;

    4. Definire le opzioni di sostituzione dei docenti in Gestione per settimana e assenze > Docenti > Visualizza le opzioni di sostituzione.
  • Come comunico l'entrata posticipata alla classe?
  • La classe non è una risorsa umana (ad esempio come un docente) e non è quindi tra i destinatari dei modelli lettera.

    Per poter comunicare alla classe la variazione d'orario, nello specifico l'entrata posticipata, è necessario creare un modello lettera destinato ai docenti con categoria attività da poter stampare e consegnare alla classe.

    Tale modello conterrà tutte le variabili utilizzabili per la creazione della comunicazione.
    es:
    La presente per informare la classe §*«Classi»*§ dell'annullamento della lezione di §*«Materia»*§ del docente §* «Docenti» *§ delle ore §* «OraInizio»*§ del §* «DataAttività»*§

    Ecco i passi da seguire per effettuare la stampa:

    1. Da Gestione per settimana > Classi > Visualizza l’orario selezionate l'attività da annullare;
    2. Cliccate con il tasto destro del mouse sull'attività e selezionate Annulla > Annulla l'attività su questa settimana;
    2. Selezionate l'attività annullata;
    3. Sulla scheda attività cliccate sul tasto http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/788-0-5572-condivdi.png e selezionate Invia lettera;
    4. Dalla finestra di Invio lettere selezionate mettendo la spunta verde sul modello lettera per l'entrata posticipata precedentemente creato e mandate in stampa.

    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/788-0-5572-anteprima_lettera.png
  • Come attribuisco al docente la qualifica di sostituto?
  • Per assegnare al docente la qualifica di sostituto bisogna andare in
    Gestione per settimane e assenze > Docenti > Visualizza l'inserimento delle assenze e delle sostituzioni e mettere la spunta sulla cella corrispondente alla colonna ST

    imgFAQ/788-0-3992-QUALIF-SOST.png

    Questa qualifica rende possibile l'utilizzo di tale docente come sostituto secondo i criteri di ricerca impostati durante la ricerca del sostituto.
  • Come posso creare un nuovo motivo d'assenza?
  • In Parametri > PARAMETRI GENERALI > Assenze potete modificare e creare tutti i motivi d'assenza di cui avete bisogno ed attribuire loro un colore.
    Per ciascun motivo dovete indicare lo Statuto docente/classe (Accompagnatore, Amministrativo o Personale).

    imgFAQ/788-0-3485-motivi.png

    Le assenze inserite con un motivo di tipo Personale imgFAQ/788-0-3485-motivo-pers.png a differenza di quelle di tipo Amministrativo e Accompagnatore, andranno ad alimentare un contatore di ore che il docente deve all'istituto.

    Anche le attività annullate sull'orario per settimana concorrono all'incremento delle ore che il docente deve all'istituto.

    Queste ore saranno visibili nella colonna Ritardo di servizio al momento della sostituzione.

    imgFAQ/788-0-3485-ritardo-servizio.png

    Nota: se il docente utilizzato per la sostituzione ha delle ore di Ritardo di servizio essere saranno automaticamente scalate anche se il filtro utilizzato è P1 o P2 e nel riepilogo delle sostituzioni tali ore figureranno nel monteore di P1 o P2.
  • Come si definiscono le opzioni di sostituzione dei docenti? (Priorità 1, Priorità 2)
  • Le opzioni di sostituzione permettono di filtrare i docenti disponibili secondo certi criteri di priorità quando si organizza una sostituzione.

    Il dettaglio di quante ore in P1 o P2 sarà poi visibile nel riepilogo delle sostituzioni.

    Nota: se il docente utilizzato per la sostituzione ha delle ore di Ritardo di servizio essere saranno automaticamente scalate anche se il filtro utilizzato è P1 o P2 e nel riepilogo delle sostituzioni tali ore figureranno nel monteore di P1 o P2.

    In Gestione per settimana e assenze > Docenti > Opzioni di sostituzione imgFAQ/788-0-3993-icona-opz-sost.png
    1. con i pennellini inserite le fasce sulle quali il docente deve essere proposto secondo la priorità 1 o 2.;
    2. i numerini indicano il numero di potenziali sostituti per i quali questa fascia è già prioritaria.


    imgFAQ/788-0-3993-opz-sostit.png

    Inserire le priorità di sostituzione di un docente confrontandole con gli altri.

    1. selezionate i docenti interessati
    2. il loro orario viene visualizzato in linee sovrapposte e potete da qui colorare le fasce prioritarie confrontandole con le fasce già inserite e con il riepilogo visualizzato sotto questo planning.
    3. sorvolate una fascia oraria per visualizzare quanti docenti hanno una priorità.


    imgFAQ/788-0-3993-opz-sost-confronto.png




  • Come inserisco l’assenza di un docente?
  • Le assenze si inseriscono direttamente sull’apposita griglia dell’orario: EDT aggiorna gli orari per settimana,
    conteggiando le ore di assenza e le attività non svolte per periodo, per motivo, ecc...

    In Gestione per settimana e assenze > Docenti > Inserimento delle assenze
    1. Selezionate il docente assente;
    2. Verificate che il tipo di inserimento ASSENZE sia spuntato;
    3. Selezionate il motivo dell’assenza;
    4. Selezionate una o più settimane interessate dall’assenza.
    5. Cliccate sulle attività interessate: esse assumono il colore dell’assenza ed EDT le riporta nella zona sottostante. Da qui potete effettuare la ricerca di un sostituto.


    imgFAQ/788-0-3994-inser-ass.png

  • Come inserisco l'assenza di una classe?
  • L’assenza di una classe si inserisce quando l’intera classe è assente (uscita didattica, soggiorno all’estero, stage, ecc...).

    In Gestione per settimana e assenze > Classi > Inserimento delle assenze imgFAQ/788-0-3994-icona-ass.png
    1. Selezionate la classe assente;
    2. Selezionate il motivo dell’assenza;
    3. Selezionate una o più settimane interessate dall’assenza.
    4. Cliccate sulle attività interessate: esse assumono il colore del motivo dell’assenza ed EDT le riporta nella zona sottostante;
    5. Indicate il o i docenti accompagnatori. Gli accompagnatori saranno messi automaticamente da sostituire sulle altre loro classi.


    imgFAQ/788-0-3995-inser-ass-classe.pn

    I docenti liberati dalla classi in uscita saranno automaticamente disponibili per le sostituzioni utilizzando il filtro:
    I sostituti liberi per l'assenza della classe

    imgFAQ/788-0-3995-assenza-classe-sost.png


  • Come utilizzare un docente in compresenza per una sostituzione?
  • Per utilizzare un docente in compresenza come sostituto, da Gestione per settimana e assenze, è necessario estrarre tutte le attività di compresenza per la fascia oraria di cui si cerca il sostituto e togliere il docente dalla compresenza.
    Procedete nel seguente modo:
    1. Andate su Attività > Visualizza l'elenco, mettere la spunta su attività annuali e selezionate la settimana interessata.
    2. Cliccate sul menu Estrai > Definisci un'estrazione (Ctrl+F), impostate Attività con almeno 2 docenti e colorate la fascia interessata.
    3. Dalle attività estratte individuate quella di compresenza e, dalla scheda attività trascinate fuori il compresente che volete utilizzare come sostituto.
      Il docente sarà ora disponibile e comparirà fra i docenti liberi per la sostituzione.

    imgFAQ/788-0-3987-flag-attività-annuali.png


    imgFAQ/788-0-3987-definisci_estrazione_compresenza.png


    imgFAQ/788-0-3987-rimozione-compresente.png




  • Come si visualizza il riepilogo delle sostituzioni?
  • In Gestione per settimana e assenze > Docenti > Visualizza il riepilogo delle sostituzioni è possibile avere uno storico delle sostituzioni effettuate dai docenti (in quale giorno e ora, quale docente ha sostituito e in quale classe).

    imgFAQ/788-0-3990-riep-sost.png

    Dalla stessa tabella si può evincere una suddivisione sul tipo di sostituzione effettuata:
    • P1: sostituzione nelle fasce orarie in cui il docente si era proposto come Priorità 1
      (definita in Docenti > Visualizza le opzioni di sostituzioni).
      Solitamente le Priorità 1 sono ore a disposizione che il docente dà alla scuola tutte le settimane per completare la sua cattedra.
    • P2: sostituzione nelle fasce orarie in cui il docente si era proposto come Priorità 2
      (definita in Docenti > Visualizza le opzioni di sostituzioni).
      Solitamente le Priorità 2 sono ore in più al completamento cattedra in cui il docente dà la sua disponibilità qualora ce ne fosse bisogno.
    • Recupero: ore di sostituzione che il docente ha recuperato perché è stato liberato da un’assenza della classe.
    • Istituto: ore di sostituzione che non rientrano in nessuna delle tre categorie precedenti. Il docente non si era reso disponibile, ma è presente in istituto nella giornata e su richiesta della scuola ha accettato la sostituzione.
    • Altro: docente che in quella giornata non è presente in istituto e su richiesta della scuola ha accettato la sostituzione.

    Attenzione: se il docente ha una indisponibilità (pennello rosso) non potrà mai essere designato come sostituto. Se invece ha una indisponibilità opzionale (pennello arancione) potrà essere scelto come sostituto.

  • Come invio una comunicazione ad un docente sostituto?
  • L'invio delle comunicazioni ai docenti sostituti si può effettuare da due diverse visualizzazioni.

    Da Gestione per settimana e assenze > Docenti > Inserimento:
    1. Selezionate a sinistra il docente e a destra inserite l'assenza sull'attività.
    2. Spostate il selettore del tipo di inserimento da ASSENZE a SOSTITUZIONE e cliccate sulle ore per cui cercate un sostituto.
    3. Dalla finestra che appare, selezionate il sostituto e confermate.
    4. Nella parte bassa della finestra è comparsa una riga inerente la sostituzione. Nella colonna Sostituito/a da vedete un'icona a forma di busta.
    5. Fate doppio clic sulla busta per inviare un modello di lettera di sostituzione al docente interessato.


    Da Gestione per settimana e assenze > Docenti > Riepilogo delle sostituzioni:
    1. Selezionate il periodo interessato nella parte centrale della finestra.
    2. Selezionate il docente sostituto a sinistra.
    3. Nella parte destra dello schermo compare il riepilogo delle sostituzioni del docente selezionato.
    3. Fate doppio clic sulla bustina in corrispondenza della sostituzione effettuata per inviare un modello di lettera di sostituzione al docente.


    I modelli di lettera sono modificabili dall'ambiente Comunicazioni > Lettere.