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FAQ EDT / La costruzione dell'orario

  • La costruzione dell'orario
  • Quanto tempo dura l'elaborazione dell'orario ?
  • A seconda della dimensione dell'istituto, una volta create le attività, l'elaborazione dell'orario può durare da una ½ giornata (istituto con 700 allievi) fino a 3 giorni (istituto con più di 2000 allievi).
  • In quale ordine bisogna procedere?
  • Una volta inserite/recuperate le risorse (materie, classi, docenti, aule) bisogna procedere per gradi:

    1. Inserire i vincoli.

    2. Creare le attività.

    3. Verificare la fattibilità dell'orario tramite l'analizzatore dei vincoli (Elabora > Analisi > Lancia l'analisi dei vincoli).

    4. Piazzare manualmente e bloccare solo le attività la cui collocazione è già definita.

    5. Procedere con il piazzamento automatico per gruppi (Elabora > Piazzamento > Lancia un piazzamento automatico) estraendo per gruppi di attività per arrivare poi a piazzare tutte le attività.
      Si elaborano prioritariamente le attività più difficili da collocare (ad esempio le attività complesse poi le attività lunghe ecc.).
      L'ordine può variare a seconda del tipo di istituto (ad esempio, negli istituti professionali, le attività lunghe saranno in genere le più numerose e difficili da piazzare).
      L'importante è dare sempre priorità all'elaborazione delle attività che coinvolgono più risorse.
      È necessario risolvere ad ogni step le eventuali attività scartate utilizzando il comando Elabora > Risoluzione > Piazza le attività scartate.
      Non proseguite con lo step successivo se sono ancora presenti attività scartate.

      Nota: Salvate la base dati con un nuovo nome ad ogni step così da essere sicuri di poter riprendere con un nuovo piazzamento da uno step precedente.

  • Come creare rapidamente tutte le attività?
  • Esistono diversi modi per creare le attività. A voi la scelta del metodo da utilizzare:

    • Metodo 1 - creare manualmente le vostre attività aiutandovi con i comandi che velocizzano l'inserimento. Se preferite partire da zero e creare le attività direttamente nell'ambiente Orario di EDT, il comando Modifica > Nuova attività permette di creare un'attività definendone il contenuto e le caratteristiche. Potete creare più esemplari di una stessa attività oppure la stessa attività per più classi in una sola operazione.
      Modifica > Duplica la selezione per accellerare l'inserimento duplicando attività esistenti.

    • Metodo 2 -creare automaticamente le attività a partire dai piani di studi recuperati dal Ministero, o inseriti manualmente, tramite l'ambiente Preparazione. Con questo metodo è così possibile creare automaticamente le attività secondo il monteore definito nei piani di studi e assegnando i docenti desiderati.

    • Metodo 3 -modificare le attività dell'anno precedente se le avete recuperate durante la creazione della base dati a partire da quella dell'anno precedente. Le risorse dell'attività si modificano a partire dalla scheda attività, anche in multiselezione.

  • Come creo la compresenza di 1h per un'attività di 2h?
  • Per creare la compresenza in solo una delle due ore di un'attività è necessario dettagliare l'attività in questione.

    1. Verificate, tramite la scheda attività, che solo il docente che sarà presente per le 2h sia assegnato all'attività;

    2. Fate tasto destro sull'attività e scegliete Dettaglia dal menu contestuale;

    3. Scegliete Una lezione per docente (S) come modalità di sezionamento;

    4. Ridimensionate la lezione di 2h in due singole lezioni da 1h direttamente dalla scheda di dettaglio dell'attività.
      È sufficiente cliccare due volte all'interno della lezione dell'attività in modo da far apparire il bordo verde che delimita l'attività, a quel punto ci si posiziona sul bordo superiore o inferiore e lo si trascina fino a ridurla ad 1h di attivita'.
      http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/828-0-5587-compresenza-parziale-01.png

    5. Selezionate la lezione e fate tasto destro Duplica la lezione per crearne una identica. http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/828-0-5587-compresenza-parziale-02.png

    6. Selezionate la lezione nella quale sarà presente il compresente e nella parte destra della schermata, sotto Lezione selezionata, cliccate su + Docenti per aggiungere il docente compresente. http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/828-0-5587-compresenza-parziale-03.png

    Avete così ottenuto una compresenza di 1h per un'attività di 2h.
    Questa stessa procedura è applicabile a durate diverse.
  • Posso piazzare tutte le attività in una volta?
  • In genere no. In ogni caso è preferibile piazzare le attività per gruppi. È il metodo che assicura maggiori risultati. Solamente i dati estratti vengono elaborati dal piazzamento automatico.

    Il piazzamento per gruppi di attività consiste nel piazzare le attività progressivamente, dalle più difficili alle più semplici. In questa fase tutte le attività sono sospese ad eccezione di quelle che avete bloccato.

    È necessario piazzare e risolvere eventuali scarti (con gli strumenti a vostra disposizione) di ogni gruppo prima di passare al gruppo successivo.

    L'ordine in cui effettuate il piazzamento è indicativo e può essere modificato a seconda del tipo di istituto, della sensibilità personale e conoscenza delle criticità del proprio orario (ad esempio negli istituti professionali, le attività di durata lunga sono in genere le più numerose e più difficili da piazzare).

    Nota: è possibile che otteniate meno scartate lanciando il piazzamento di tutte le attività insieme ma sarà molto più difficile trovare una soluzione per quelle scartate a seguito di questo piazzamento.
  • È necessario intervenire sui vincoli inseriti?
  • Non è necessario intervenire sui vincoli inseriti ad eccezione dei due casi seguenti:

    • caso comune: se l'analisi dei vincoli mette in evidenza delle incoerenze ( ad esempio un docente che ha più ore di attività delle ore realmente disponibili) dovrete intervenire sui vincoli che creano problemi;

    • caso raro: se delle attività restano scartate dopo aver tentato tutti gli strumenti di risoluzione proposti da EDT potete risolvere gli ultimi scarti ignorando le indisponibilità opzionali (le fasce arancioni) o alleggerendo determinati vincoli.

  • Come modificare la griglia oraria?
  • Potete aggiungere o togliere fasce orarie unicamente a inizio o fine giornata. È quindi necessario prevedere, prima dell'elaborazione dell'orario, l'eventuale fascia per la pausa pranzo.

    Per aggiungere o togliere una fascia, utilizzate il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria.



    L'integrità della base dati viene conservata ma se delle attività erano piazzate su fasce orarie diventate inesistenti verranno sospese e risulteranno scartate.
  • Devo creare i gruppi e i raggruppamenti delle classi?
  • Nel 95% dei casi no.

    Lasciate ad EDT il compito di creare i raggruppamenti durante il dettaglio delle attività complesse: EDT crea un raggruppamento per ogni combinazione docente + materia + classe esistente durante la creazione di un'attività complessa e riutilizza questo raggruppamento per la stessa combinazione.

    Se EDT ha creato due raggruppamenti invece che uno solo: selezionate i due raggruppamenti nell'elenco dei raggruppamenti, fate tasto destro e selezionate il comando Identifica i raggruppamenti.

    Se il modo in cui EDT genera i nomi dei raggruppamenti non vi convince, potete indicare un'altra sintassi in Parametri > OPZIONI > Risorse.


    Esempio: con la sintassi qui espressa, per una lezione di INGLESE che raggruppa gli alunni di 5A e 5B, EDT creerà un gruppo 5INGGR.1 (ING è il codice della materia INGLESE).

    Potete anche modificare il nome dei raggruppamentio al momento del dettaglio dell'attività complessa prima di scegliere una modalità di sezionamento.


  • Come lasciare ad EDT il compito di assegnare le aule?
  • Bisogna innanzitutto raggruppare tutte le aule che hanno le stesse caratteristiche.

    Un gruppo di aule identifica sotto un nome generico un insieme di aule che rispondo agli stessi bisogni e sono interscambiabili (palestre, laboratori, aule informatiche, ecc.).

    Per tutte le attività per cui è possibile farlo, invece di scegliere un'aula specifica, scegliete il gruppo di aule. In questo modo, durante il piazzamento, EDT ha più possibilità di trovare una collocazione adeguata.

    Dopo il piazzamento potrete chiedere ad EDT di ripartire automaticamente le attività nelle aule.
  • In quale caso creare dei periodi?
  • Se delle attività non avranno luogo tutto l'anno ma solamente per uno o più periodi dell'anno: trimestre, semestre o tutt'altro periodo (suddivisione personalizzata).

    Non create dei periodi per le attività quindicinali. Il concetto di frequenza esiste per questo. Idem per modifiche puntuali all'orario: la gestione per settimane e assenze vi permette di inserire le lezioni straordinarie, annullare attività, effettuare le sostituzioni, ecc.

    Nota: è possibile suddividere l'anno in periodi da Parametri > ISTITUTO > Periodi.
  • Come gestisco i gruppi di alunni di ALTERNATIVA / RELIGIONE ?
  • In EDT menu Classi > Gruppi delle classi

    1. Selezionate la classe;
    2. Nella parte destra dello schermo, colonna Suddivisioni, cliccate sulla linea di creazione ed assegnate il Nome alla suddivisione, es: ALT-REL, e confermate premendo il tasto [Invio];
    3. Ulteriormente a destra, tabella ALT-REL - Gruppi, cliccate sulla linea di creazione ed assegnate il Nome al primo gruppo es: ALTERNATIVA e confermate premendo il tasto [Invio]. Ripetete l'operazione per il gruppo di RELIGIONE;
    4. Selezionate il primo gruppo e nella finestra sottostante cliccate su Aggiungi un alunno per inserire gli alunni nel gruppo corretto selezionandoli dalla finestra popup e confermando con il tasto Conferma. Ripetete l'operazione per l'altro gruppo.


    http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/831-0-5516-alt-rel.png

    Per ottenere una corretta assegnazione tra docenti e alunni, i gruppi devono essere assegnati alle sezioni delle attività (vedi FAQ sulle Attività complesse di ALTERNATIVA / RELIGIONE).

  • Come assegnare automaticamente gli alunni ai raggruppamenti?
  • Prerequisiti: le opzioni degli alunni devono corrispondere alle materie delle attività in gruppo (quelle che sono state dettagliate nelle lezioni d'insegnamento durante il dettaglio delle attività complesse o quelle delle attività dove avete aggiunto direttamente un raggruppamento).

    1. Andate su Orario > Raggruppamenti > Alunni.
    2. Selezionate nell'elenco a sinistra il raggruppamento che volete riempire.
    3. Lanciate il comando dal menu Modifica > Assegna automaticamente gli alunni ai raggruppamenti selezionati.
    4. EDT inserisce automaticamente gli alunni nei raggruppamenti in funzione delle loro opzioni.

  • In quale caso EDT impedisce di aggiungere un raggruppamento ad un'attività?
  • Di default EDT crea un legame tra i gruppi delle classi che, potenzialmente, possono avere alunni in comune. Questi legami impediscono di avere attività sulla stessa fascia oraria. Potrebbe essere il vostro caso.

    Per verificare e rimuovere questi legami:

    1. Andate su Classi > Legami tra i gruppi.
    2. Espandete l'elenco delle classi per visualizzare i gruppi.
    3. Selezionate uno dei gruppi delle classi interessate.
    4. A destra si visualizzano i legami tra i gruppi: fate doppio clic su un legame per rimuoverlo.


    Nota: non potete rimuovere un legame se i gruppi hanno alunni in comune.
  • Come parametrare la stampa dell'attività complessa nell'orario?
  • Per ogni attività complessa potete scegliere il nome a cui fare riferimento (il nome dei gruppi, il nome dei raggruppamenti o il nome delle classi)

    Stampa dell'attività complessa nell'orario del docente


    1. Estrate e selezionate tutte le attività interessate nell'elenco attività.
    2. Fate clic destro sulla selezione e scegliete il comando Modifica > Stampa dell'attività complessa nell'orario del docente.
    3. Nella finestra di selezione scegliete quale nome utilizzare e cliccate su Conferma.

    Nella prossima stampa dell'orario dei docenti le attività complesse saranno visualizzate con il nome che avete scelto.

    Stampa dell'attività complessa nell'orario delle classi


    Per ogni attività potete scegliete il nome a cui fare riferimento. Potete scegliere se raggruppare o no le lezioni dell'attività complessa nella stampa degli orari delle classi. Di default le lezioni sono raggruppate.

    1. Estrate e selezionate tutte le attività interessate nell'elenco attività.
    2. Fate clic destro sulla selezione e scegliete il comando Modifica > Stampa dell'attività complessa nell'orario delle classi.
    3. Nella finestra di selezione scegliete quale nome utilizzare e cliccate su Conferma.

    Nella prossima stampa dell'orario delle classi le attività complesse saranno visualizzate con il nome che avete scelto.

    Risultato di stampa con lezioni singole

    Risultato di stampa con lezioni raggruppate

  • Come si gestisce l'attività di ALTERNATIVA / RELIGIONE con più classi contemporanee?
  • Quando si hanno due o più attività contemporanee di ALTERNATIVA / RELIGIONE bisogna innanzitutto creare un'unica attività contenente tutte le risorse interessate. Se avete creato manualmente i gruppi di ALTERNATIVA / RELIGIONE associate all'attività i gruppi della classe invece della classe intera.

    Esempio:
    Le classi 1A e 1B hanno la lezione di Religione nella stessa fascia oraria. La 1A con il docente Bianchi e la 1B con Verdi.
    Una parte degli alunni della 1A e una parte degli alunni della 1B, che non fanno RELIGIONE, svolgono invece la lezione di ALTERNATIVA con il docente Rossi.

    1. Se l'attività non esiste, createla dal menu Modifica > Nuova Attività (Ctrl+N), altrimenti modificatene una esistente.
      Il nostro scopo è sempre quello di creare un'unica attività contenente tutte le risorse interessate.

    2. Aggiungete le risorse all'attività cliccando su +Docenti (Rossi, Verdi e Bianchi), +Gruppi (1A-ALTERNATIVA/RELIGIONE e 1B-ALTERNATIVA/RELIGIONE) , +Aule (se necessarie).
      Nel caso non abbiate creato manualmente i gruppi aggiungete la classe intera cliccando su +Classi.

      http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/828-0-5526-1-aggiunta-risorse.png

    3. Tasto destro sull'attività appena creata/modificata e scegliete Dettaglia dal menu contestuale.

    4. Specificate la materia svolta e il gruppo di classe visto da ciascun docente facendo doppio clic rispettivamente nelle colonne Materia e Classe della finestra di dettaglio.

      http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/828-0-5526-4-dettaglio.png

    5. Dal menu a tendina, scegliete la modalità di sezionamento Una lezione per docente (S). Se necessario, per ogni lezione selezionata aggiungete l'aula e poi chiudete.

      http://www.index-education.com/contenu/img/it/faq/ 828-0-5526-5-dettaglio-fine.png

    Nota: nel caso in cui abbiate creato manualmente i gruppi di ALTERNATIVA / RELIGIONE , e vi siate dimenticati di assegnarli all'attività prima di dettagliarla, potete assegnare i vostri gruppi personalizzati alle lezioni in questa fase finale, subito dopo aver rimosso quelli automaticamente creati da EDT.

  • Come posso creare i corsi di recupero?
  • Per programmare i corsi di recupero è necessario aver inserito gli alunni nella base dati (almeno gli alunni che prenderanno parte ai corsi di recupero). Questi alunni andranno aggiunti ai gruppi creati per la classe di appartenenza.

    Creazione dei gruppi
    1. Da Orario > Classi > Gruppi delle classi selezionate tutte le classi che hanno alunni che devono svolgere le attività di recupero, mantenendo premuto il tasto CTRL;
    2. Nella sezione Suddivisioni cliccate su +Nuovo per creare una suddivisione.
    3. Scegliete un nome (es: RECUPERO) e confermate premendo il tasto [Invio].
    4. Mantenendo la multiselezione delle classi, create tanti gruppi quante sono le materie da recuperare confermando ogni volta con il tasto [Invio] (es: MATEMATICA, CHIMICA, FRANCESE).
    5. Selezionate ora una singola classe ed il singolo gruppo. Per ogni gruppo, nella tabella in basso a destra, cliccate su +Alunno e selezionate ogni singolo alunno che fa parte di quel gruppo e che quindi seguirà le attività di recupero.

    Terminata l'assegnazione degli alunni ai gruppi sarà possibile creare le attività che avranno come pubblico non più la classe ma il/i gruppo/i.


    Creazione dei raggruppamenti
    Per comodità di assegnazione delle risorse alle attività, è possibile creare un insieme di gruppi che prende il nome di Raggruppamento.

    1. Da Orario > Raggruppamenti > Componenti cliccate su +Crea un raggruppamento
    2. Inserite un nome (es: REC. MATEMATICA PRIME) e confermate premendo [Invio].
    3. Selezionate il raggruppamento appena creato sulla sinistra e aggiungete dei componenti sulla destra, scegliendo tra i gruppi creati in precedenza (es: tutti i gruppi MATEMATICA delle classi prime).

  • Posso importare gli alunni con l'assegnazione ai corsi di recupero?
  • Per importare automaticamente gli alunni con la loro appartenenza alla classe nonchè gruppo della materia da recuperare, dovete avere su Excel i dati con una determinata sintassi:

    <CLASSE><SUDDIVISIONE>Gruppo

    Esempio file excel:



    Selezionate tutto [CTRL+C] e fate [CTRL+V] su EDT. Assegnate ad ogni colonna la corrispondenza in EDT:



    Risultato dell'importazione: