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CREAZIONE DELLA BASE DATI |
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Come creare una base dati vuota?
Tappa 1. Parametrare la griglia oraria della base dati
- sulla videata principale di EDT, cliccate su Crea una nuova base dati. si visualizza la finestra Parametri della griglia oraria.
- scegliete i vostri parametri ( giorni lavorativi dell'istituto, primo giorno della sttimana, ecc...) poi cliccate su Conferma.
Tappa 2. Date un nome alla base dati e salvatela.
Tappa 3. Importate o inserite i dati nella base dati.
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In quale caso creare una base dati vuota?
Create una base dati vuota se non avete una base dati dell'anno precedente.
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Come costruire una base dati a partire da quella dell'anno precedente?
Tappa 1. Aprire la base dati dell'anno precedente
1. Sulla videata iniziale di EDT, cliccate su Crea a partire da una vecchia base dati. Viene visulizzata la finestra Apri.
2. Selezionate la vecchia base dati poi cliccate su Apri. Viene aperta la vecchia base dati.
Tappa 2. Aggiornare i parametri della nuova base dati
3. Si apre automaticamente la finestra Costruisci una base dati a partire da quella dell'anno precedente. Qui dovete definire i dati che desiderate conservare, aggiornare o cancellare.
Tappa 3. Registrare la vecchia base dati con un nuovo nome
4. Si apre automaticamente la finestra Salva con nome.
5. Selezionate la cartella in cui salvare la base dati
6. Date un nome alla base dati poi cliccate su Salva.
N.B: la griglia oraria della vecchia base dati viene conservata. Per modificare i giorni lavorativi, il numero di fasce orarie o lafrazione dell'ora, utilizzate il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria.
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Come aggiungere una fascia oraria all'inizio della giornata?
Utilizzate il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria. Potete aggiungere o togliere il numero di ore lavorative desiderate all'inizio o alla fine della giornata.
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Come creare una base dati EDT?
Esistono due modi per creare una base dati, entrambi accessibili dalla videata iniziale:
- creando una nuova base dati a partire da una vecchia base dati.
- creando una nuova base dati vuota. Potete allora importare i dati a partire da un file di testo (ASCII) o inserirli manualmente.
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Come creare una base dati vuota?
Tappa 1. Creare la base dati e parametrare la griglia oraria.
1. Sulla videata principale di EDT, cliccate su Crea una nuova base dati. Si visualizza la finestra Parametri della griglia oraria.
2. Scegliete i vostri parametri (giorni lavorativi dell'istituto, numero di ore della giornata, ecc...) poi cliccate su Conferma.
Tappa2. Date un nome alla base dati e salvatela.
Tappa 3. Importate o inserite i dati.
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Ho dimenticato un'ora lavorativa, posso aggiungerla una volta che ho confermato la griglia oraria?
Per modificare la griglia oraria, dovete convertire il file con il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria. Nella finestra dei parametri della vostra griglia oraria, potete aggiungere o togliere un'ora lavorativa all'inizio o alla fine della giornata. La base dati convertita contiene la totalità dei dati, ma se alcune attività si svolgevano su una fascia oraria che non esiste più, vengono sospese e scartate.
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Come importare nel mio file i dati di una 2° base dati?
A partire dalla vostra base dati, utilizzate il comando File > Strumenti > Fondi con e selezionate il file da cui desiderate importare i dati. Salvate la base dati che risulta dalla fusione con un nuovo nome affinché non vengano cancellate le 2 basi dati d'origine.
NB: La fusione è impossibile se le 2 basi dati hanno delle suddivisioni diverse o se la base dati da fondere ha 2 suddivisioni.
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Devo creare un file per ogni tipo di dati?
No! Create una sola base dati nella quale importate o inseriti tutti i vostri dati. Nell'ambiente Orario, create un elenco per ogni tipo di dato (Materie, Docenti, Classi, Raggruppamenti, Aule).
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Come cambiare gli orari sulla griglia?
Per modificare gli orari sulla griglia, andate in Parametri > PARAMETRI D'ISTITUTO > Orari sullo schermo o Orari stampati per inserire gli orari precedenti alle 10h00, utilizzate utilizzate "h" o il "." come separatore (es: digitate 8.00 o 8h00).
Attenzione! L'opzione Ripercuoti la modifica sugli orari successivi serve a ricalcolare tutti gli orari a partire da quello inserito nella prima fascia oraria.
N.B: Potete modificare gli orari direttamente sulla griglia oraria facendo un doppio clic sul singolo orario a margine.
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Desidero recuperare una base dati dell'anno precedente ma il numero di fasce orarie è cambiato.
Dovete convertire la baseda ti dell'anno precedente per modificare la griglia oraria. Per questo, attivate il comando File > Strumenti > Cambia i parametri della griglia oraria e modificate i parametri desiderati : potete aggiungere o togliere il numero di ore lavorative, all'inizio o alla fine della giornata. In seguito dovete poi salvare la base dati : salvate il file con un altro nome in modo che la vecchia base dati non sia cancellata.
NB: il file convertito contiene l'integralità dei dati. Se sulle fasce orarie che non esistono più erano piazzate delle attività, vengono sospese e scartate.
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I dati del mio Istituto sono disponibili nei file Word/Excel/…, come recuperarli in EDT ?
Attivate il comando File > Importazioni/Esportazioni > Altre > Importa un file di testo e selezionate il file d'origine. Nella finestra d'importazione, precisate il tipo di dati (materie o docenti o classi…) poi mettete in corrispondenza le vostre colonne di dati con i campi in EDT. Se desiderate importare solamente una parte dei dati, copiate i dati desiderati (un tipo di dato alla volta, per esempio, l'elenco delle materie), e nell'elenco corrispondente (Materie) incollateli con il comando [CTRL+V].
Se siete in possesso di un tabellone orario in formato Excel con le caratteristiche del seguente Esempio, potete importare i dati e l'orario così come piazzato nel vostro tabellone.
Copiate i dati [CTRL+C] su Excel e incollateli [CTRL+V] in EDT in qualsiasi visualizzazione. Si aprirà la finestra di Importazione dei dati, in Tipo di dati da importare scegliete Planning configurando le diverse colonne come da Video.
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Quale unità minima di tempo devo scegliere?
L'unità di tempo minima è la più piccola unità di tempo gestita dal software. Per definire l'unità minima di tempo riflettete sulla durata necessaria per la costruzione e per il piazzamneto delle vostre attività. Per fare delle attività da 1:30, dovete definire un'unità minima di tempo di 30 min. Per fare delle attività da 45 min, dovete definire unità minima di tempo di 15 min. Per fare delle attività da 40 min, dovete definire un'unità minima di tempo di 10 min.
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Devo cancellare la vecchia base dati?
Non è necessario cancellare la vecchia base dati. Vi consigliamo di conservarla.
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Gli orari indicati a margine della griglia hanno un'influenza sull'elaborazione dell'orario?
No, gli orari non hanno nessuna influenza sull'elaborazione dell'orario. EDT piazza le attività su una griglia costituita da un numero di fasce orarie lavorative e dall'unità minima di tempo (parametri definiti alla creazione della base dati). Gli orari sono solo dei riferimenti visuali. Vi consigliamo di definirli precisamente una volta che l'orario è terminato.
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Non trovo la base dati dell'anno scorso…
Utilizzate la ricerca automatica dei file EDT. Per questo, attivate il comando File > Strumenti > Ricerca una base dati e lanciate la ricerca. EDT elenca tutti i file salvati sul disco selezionato. Potete aprire il file desiderato a partire da questa interfaccia.
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Si possono piazzare delle attività sulle mezze giornate non lavorative dell'istituto?
Al momento di un piazzamento automatico, EDT non piazzerà nessuna attività su una mezza giornata non lavorativa. Invece, manualmente potete ignorare questo vincolo.
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Quali sono le condizioni necessarie per la fusione di 2 base dati?
Per poter fondere due base dati, è necessario che le loro griglie orarie e i loro calendari (date, festività e definizione delle settimane A e B) siano identici. Inoltre, se le 2 base dati hanno dei periodi, le loro suddivisioni devono essere identiche.
N.B: la fusione è impossibile se la base dati da fondere ha 2 suddivisioni.
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Le 1/2 giornate non lavorative dell'istituto sono conteggiate come 1/2 giornate e giornate intere libere per un docente?
Nel caso delle 1/2 giornate libere. Le 1/2 giornate non lavorative non sono conteggiate come 1/2 giornate libere di un docente. Se l'istituto ha due 1/2 giornate non lavorative (mercoledì pomeriggio e sabato pomeriggio per esempio) e se desiderate garantire due 1/2 giornate libere per un docente, queste 1/2 giornate non saranno né il mercoledì pomeriggio, né sabato pomeriggio.
Nel caso delle giornate libere. Le giornate composte da una 1/2 giornata libera e da una 1/2 giornata non lavorativa dell'istituto vengono considerate automaticamente come delle giornate libere per i docenti. Se non desiderate che lo siano, spuntate le giornate relative Parametri > PARAMETRI ISTITUTO > Mezze giornate.
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In quale caso utilizzare i periodi?
Create dei periodi se alcune lezioni non si svolgono per tutto l'anno ma solamente durante un periodo dell'anno (quadrimestre, trimestre). Se il vostro orario subisce delle modifiche importanti su alcune settimane (gita scolastica, lavori di ristrutturazione dei locali, ecc…), utilizzerete una suddivisione personalizzata. Attenzione, non è assolutamente necessario creare dei periodi per le attività quindicinali.
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Quando utilizzare la mensa ?
Utilizzate la mensa se desiderate che EDT trovi con il calcolo la fascia oraria sulla quale far pranzare tutti o una parte della classe e dei docenti. Delle attività potranno essere piazzate durante la pausa della mezza giornata pur garantendo ad ogni classe e per ad docente il tempo per pranzare.
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Ho definito un intervallo che non è stato rispettato durante il piazzamento delle attività.
Perchè gli intervalli definiti siano rispettati, bisogna vincolare le attività al rispetto dell'intervallo. Per far ciò, nell'elenco delle attività, spuntate la colonna Int. (in multiselezione, utilizzate il comando Modifica > Cambia alle attività selezionate > Attiva il rispetto degli intervalii per le attività selezionate).
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In quali casi utilizzare le sedi distaccate?
Attivate la gestione delle sedi unicamente se devono essere presi in considerazione degli spostamenti tra diverse sedi: cambi di sede nella stessa giornata, durata del trasferimento di sede,... Per attivare e parametrare la gestione delle sedi, andate in Parametri > PARAMETRI DELL'ISTITUTO > Sedi distaccate.
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Vorrei che il logo della mia scuola apparisse nell'intestazione delle lettere da inviare, come fare?
L'intestazione delle vostre lettere può essere parametrata attraverso il menu Parametri > PARAMETRI DELL'ISTITUTO > Intestazione.
Per inserire il vostro logo, cliccate su Modifica, poi selezionate il file immagine del vostro logo che deve essere in formato Bitmaps (*.bmp). Verificate che in alto a sinistra sia spuntata l'opzione VISUALIZZA IL LOGO.
Potete anche inserire un testo accanto al logo, per esempio il nome e l'indirizzo del vostro istituto.
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