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Comment faciliter le paramétrage de la messagerie électronique de chaque utilisateur ?
L'administrateur peut définir dans Assistance > Gérer les profils de messagerie différents profils de messagerie. Chaque utilisateur récupère ensuite depuis Assistance > Messagerie électronique les paramètres qui correspondent à son profil.
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À quoi sert la commande "Préparer l'année suivante" (menu Fichier) ?
Cette commande génère un dossier contenant la base et les fichiers annexes. Lorsque vous construirez votre nouvelle base, vous pourrez récupérer à partir de ce dossier les données de votre ancienne base (mots de passe des profs et des parents, modèles de courriers, notes ou compétences pour un suivi pluriannuel, etc.) (en savoir plus).
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J'ai perdu des données...
Vous ne voyez plus certains professeurs, certaines classes, certains élèves ou leurs responsables, certaines matières, certains courriers, etc. dans la liste.
Premier réflexe : activez la commande Extraire > Tout extraire pour afficher toutes les données de la liste (raccourci clavier Ctrl + T).
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Comment créer le plus rapidement sa base PRONOTE ?
Si vous avez EDT, afin d'avoir les mêmes groupes dans EDT et PRONOTE, il est fortement conseillé de construire sa base à partir d'EDT ( voir la procédure) .
Si vous n'avez pas EDT ou si vous n'utilisez pas dans PRONOTE les fonctionnalités liées à l'emploi du temps (feuille d'appel, cahier de textes), vous pouvez construire votre base à partir de STS ( voir la procédure).
Dans les deux cas, vous pourrez :
- actualiser vos données élèves depuis SCONET ( voir la procédure) ;
- récupérer de votre ancienne base PRONOTE les données que vous souhaitez ( voir la procédure).
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Je veux récupérer les mots de passe des utilisateurs de l'année dernière. Comment faire ?
1. À partir du menu Fichier, affichez la fenêtre d'administration des utilisateurs (depuis PRONOTE serveur ou PRONOTE client si vous êtes connecté dans le mode SPR).
2. Cliquez sur le bouton Récupérer les utilisateurs.
3. Précisez dans la fenêtre qui s'affiche si vous souhaitez Ajouter des utilisateurs (récupérer tous les utilisateurs de l'année dernière) et/ou Mettre à jour des utilisateurs (récupérer uniquement les mots de passe des utilisateurs existant déjà).
4. Affichez le dossier PRONOTE 20XX > Réseau/Monoposte pour pointer le fichier NOT20XX.Profils de l'ancienne version.
5. Cliquez sur Ouvrir.
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Je ne récupère pas les emplois du temps des groupes.
Un ou plusieurs cours n'apparaissent pas sur l'emploi du temps de la classe ou du groupe (affichage "emploi du temps" ou grille de saisie des absences).
Rendez-vous dans Ressources > Professeurs > Emploi du temps et affichez l'emploi du temps du professeur concerné :
1. Si le cours apparaît sur l'emploi du temps du professeur, cela signifie que les élèves n'ont pas été affectés à la classe, ou plus probablement, au groupe concerné par le cours.
>> Dans EDT, affectez les élèves aux parties de classe puis récupérez "ce rangement" dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
2. Si le cours n'apparaît pas sur l'emploi du temps du professeur, le cours n'a pas été exporté depuis EDT, probablement parce qu'il n'était pas précisé.
Attention : pensez à changer de semaine pour les cours en quinzaine. Vérifiez sur la semaine en cours et les deux suivantes.
>> Dans EDT, utilisez sur la liste des cours la commande Extraire > Extraire les cours non exportables vers PRONOTE pour les retrouver et les modifier. Puis récupérez les cours dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
Dans tous les cas, mieux vaut utiliser depuis EDT l'export vers PRONOTE avec l'assistant.
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Je ne vois plus les cours en groupe.
Un ou plusieurs cours n'apparaissent pas sur l'emploi du temps de la classe ou du groupe (affichage "emploi du temps" ou grille de saisie des absences).
Rendez-vous dans Ressources > Professeurs > Emploi du temps et affichez l'emploi du temps du professeur concerné :
1. Si le cours apparaît sur l'emploi du temps du professeur, cela signifie que les élèves n'ont pas été affectés à la classe, ou plus probablement, au groupe concerné par le cours.
>> Dans EDT, affectez les élèves aux parties de classe puis récupérez "ce rangement" dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
2. Si le cours n'apparaît pas sur l'emploi du temps du professeur, le cours n'a pas été exporté depuis EDT, probablement parce qu'il n'était pas précisé.
Attention : pensez à changer de semaine pour les cours en quinzaine. Vérifiez sur la semaine en cours et les deux suivantes.
>> Dans EDT, utilisez sur la liste des cours la commande Extraire > Extraire les cours non exportables vers PRONOTE pour les retrouver et les modifier. Puis récupérez les cours dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
Dans tous les cas, mieux vaut utiliser depuis EDT l'export vers PRONOTE avec l'assistant.
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Il me manque des cours après la récupération des données d'EDT.
Un ou plusieurs cours n'apparaissent pas sur l'emploi du temps de la classe ou du groupe (affichage "emploi du temps" ou grille de saisie des absences).
Rendez-vous dans Ressources > Professeurs > Emploi du temps et affichez l'emploi du temps du professeur concerné :
1. Si le cours apparaît sur l'emploi du temps du professeur, cela signifie que les élèves n'ont pas été affectés à la classe, ou plus probablement, au groupe concerné par le cours.
>> Dans EDT, affectez les élèves aux parties de classe puis récupérez "ce rangement" dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
2. Si le cours n'apparaît pas sur l'emploi du temps du professeur, le cours n'a pas été exporté depuis EDT, probablement parce qu'il n'était pas précisé.
Attention : pensez à changer de semaine pour les cours en quinzaine. Vérifiez sur la semaine en cours et les deux suivantes.
>> Dans EDT, utilisez sur la liste des cours la commande Extraire > Extraire les cours non exportables vers PRONOTE pour les retrouver et les modifier. Puis récupérez les cours dans PRONOTE en utilisant successivement les commandes Fichier > Vers PRONOTE > Exporter depuis EDT et Fichiers > EDT > Récupérer des données depuis PRONOTE.
Dans tous les cas, mieux vaut utiliser depuis EDT l'export vers PRONOTE avec l'assistant.
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Comment récupérer les photos des élèves / des professeurs de l'année dernière ?
Pour récupérer les photos des élèves ou des professeurs de la base de données précédente, il est nécessaire de les avoir exportées.
Étape 1 : Exporter les photos
1. Utilisez la commande Fichier > Exporter les photos
Pour la version réseau, cette commande est disponible à partir du Serveur quand il n'est pas en service.
Astuce : par soucis de commodité, notamment si vous avez déja mis en route votre serveur de l'année courante, vous pouvez télécharger et utiliser la version monoposte en évaluation (sans saisir de code) pour réaliser cette opération.
2. Choisissez le dossier dans lequel les photos seront exportées en cliquant sur le bouton Parcourir.
3. Choisissez la syntaxe ; il sera nécessaire d'utiliser la même syntaxe lors de l'import dans la nouvelle base.
Étape 2 : Récupérer les photos dans la base courante
1. Utilisez la commande Fichier > Autres import/export > Importer et attribuer automatiquement les photos. En version réseau, cette commande est disponible pour le SPR indifféremment depuis le Client ou le Serveur, quand il n'est pas en service.
2. À l'aide du bouton Parcourir sélectionner le dossier qui contient les photos exportées précédemment.
3. Choisissez la syntaxe qui doit être identique à celle utilisée lors de l'export.
4. Cliquez sur le bouton Lancer l'attribution
À l'issue de l'opération, tous les élèves présents dans les 2 bases de données disposeront de leur photo.
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Comment créer sa base à partir d'anciennes versions d'EDT ou d'HYPERPLANNING ?
Etape 1. Générez les fichiers *.xml depuis la base EDT ou HYPERPLANNING en utilisant la commande Fichier > Import/Export > Exporter vers PRONOTE.
NB : si vous possédez une version antérieure à EDT 2006 ou 3.1.6 d'HYPERPLANNING, utilisez les versions d'évaluation disponibles sur notre site pour générer les fichiers mais n'enregistrez pas votre base avec, vous ne pourriez plus l'ouvrir avec une version antérieure.
> Version d'évaluation d'EDT
> Version d'évaluation d'HYPERPLANNING
Etape 2. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur le bouton Construire une base à partir d'EDT, indiquez le dossier où se trouvent les fichiers *.xml puis importez les données dans PRONOTE.
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Comment créer une récupération automatique des données d'EDT dans PRONOTE ?
Pour que les deux logiciels communiquent entre eux, vous devez activer les fonctions correspondantes dans les deux logiciels. La procédure se fait donc en deux étapes.
Étape 1 : dans EDT, activer l'export automatisé vers PRONOTE
1. Dans EDT, activez la commande Fichier > Vers PRONOTE > Export automatisé.
2. Cochez l'option Activer l'automatisation...
3. Choisissez les données à importer.
4. Déterminez le moment de l'export (à la fermeture d'EDT ou à chaque enregistrement).
5. Sélectionnez le répertoire de destination où seront stockés les fichiers *.xml d'EDT.
Étape 2 : dans PRONOTE, activer la récupération automatique des données d'EDT
1. À partir de PRONOTE (Client ou Monoposte), activez la commande Fichier > EDT > Récupération automatique des données.
2. Activez l'import automatique en cochant l'option correspondante.
3. Déterminez le moment de la récupération des données (à heure fixe, toutes les x heures ou toutes les 5 mn).
4. Sélectionnez le répertoire où vous avez stocké les fichiers *.xml d'EDT à l'étape 1.
Le répertoire destiné à recevoir l'échange entre les 2 applications doit impérativement être accessible, en terme de droits informatiques (lecture, modification suppression), par le poste Serveur PRONOTE.
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Peut-on récupérer les moyennes de l'année précédente ?
Oui, c'est possible. L'utilisation de cette commande permet d'alimenter le "suivi pluriannuel" disponible depuis l'onglet "Résultats".
Pour cela, activez la commande Fichier > PRONOTE > Récupérer les moyennes d'une année précédente à partir de PRONOTE Monoposte ou du Serveur PRONOTE (serveur arrêté). Puis, ouvrez la base où se trouve les moyennes à récupérer. PRONOTE récupère automatiquement les moyennes de l'ancienne base.
Si vous l'avez généré depuis votre ancienne base PRONOTE, vous pouvez également utiliser le fichier de préparation de rentrée en lançant la commande Fichier > PRONOTE > Récupérer les informations d'une base PRONOTE (en savoir plus).
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Comment récupérer certaines données (lettres types, mots de passe des professeurs ou des parents, notes ou compétences pour un suivipluriannuel, etc.) d'une autre base PRONOTE ?
Pour pouvoir récupérer toutes les données dont vous avez besoin, la meilleure manière de procéder est la suivante :
Étape 1. Préparer un fichier de rentrée depuis la base de l'année précédente
1. Votre ancienne base est ouverte : lancez la commande Fichier > Préparer l'année suivante.
2. PRONOTE génère un fichier *.zip que vous enregistrez.
Étape 2. Récupérer les données souhaitées dans votre nouvelle base
1. Votre nouvelle base est ouverte : lancez la commande Fichier > PRONOTE > Récupérer les informations d'une base PRONOTE.
2. Pointez le fichier *.zip généré à l'étape précédente.
3. Cochez toutes les données que vous souhaitez récupérer.
4. Validez : PRONOTE récupère toutes les données.
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Comment créer une base à partir d'EDT ou d'HYPERPLANNING ?
La construction se fait en deux étapes.
Étape 1. Récupérer les données d'EDT ou d'HYPERPLANNING
Générez les fichiers *.xml depuis la base EDT ou HYPERPLANNING en utilisant la commande Fichier > Vers PRONOTE > Exporter (avec ou sans assistant).
Étape 2. Construire la base PRONOTE
1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur le bouton Créer une base PRONOTE.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez Construire une base à partir d'EDT ou Construire une base à partir d'HYPERPLANNING.
3. Indiquez le dossier où se trouvent les fichiers *.xml.
4. Quand la mention BASE TROUVEE COMPLETE apparaît, cliquez sur le bouton Construire.
5. Nommez et enregistrez la base.
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Comment construire la base à partir de STSweb ?
La construction de la base de données à partir de STSweb se fait en deux étapes successives : la première dans STSweb, la seconde dans PRONOTE.
Étape 1 : Récupérer les données de STSweb
1. Depuis l'écran d'accueil de SCONET, cliquez sur Mise à jour dans la rubrique Application STS.
2. Dans STSweb, affichez le menu Exports et choisissez d'exporter l'Emploi du temps.
3. Choisissez d'Enregistrer.
4. Dans la fenêtre d'enregistrement, indiquez l'emplacement souhaité puis cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : Construire la base PRONOTE
1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur Créer une base PRONOTE (en version réseau, le serveur doit être arrêté).
2. Dans la fenêtre Ouvrir, sélectionnez le fichier que vous avez exporté à l'étape 1.
La syntaxe de son nom doit être la suivante : STS_emp_(N° de votre établissement)_année.xml.
3. Cliquez sur Ouvrir.
4. Dans la fenêtre d'enregistrement, attribuez un nom à la nouvelle base de données puis cliquez sur Enregistrer.
La base s'ouvre automatiquement et elle contient toutes les données de STSweb.
+++ EDT : si vous disposez d'EDT, il est conseillé d'effectuer une remontée des services de EDT vers STSweb pour s'assurer que les groupes portent bien le même nom dans STSweb.
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Comment créer une base à partir de la base de l'année dernière ?
1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur Créer une base PRONOTE.
2. Dans l'assistant de construction de base, cliquez sur Construire une base à partir de l'année précédente.
3. Sélectionnez la base de l'année précédente.
4. Précisez les données à supprimer (élèves, services...).
5. Enregistrez-la sous un autre nom.
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Je ne retrouve pas la base de l'année dernière…
Utilisez la recherche automatique de base !
1. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur le bouton Recherche automatique de base. La fenêtre Rechercher s'ouvre.
2. Saisissez le nom de la base à rechercher ou indiquez le type de fichier que vous recherchez (*.not, *.sauv, *.arch., *.zip, etc.).
3. Dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez un disque ou un support amovible.
4. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche.
5. EDT liste toutes les bases enregistrées sur le disque sélectionné. Vous pouvez ouvrir la base souhaitée à partir de cette interface.
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Comment récupérer les données élèves de SCONET ?
La récupération des données élèves de SCONET se fait en 2 étapes successives : la première dans SCONET, la seconde dans PRONOTE.
Étape 1. Exporter les données de SCONET
1. Sur l'écran d'accueil de SCONET, choisissez Accès Base Elèves dans la rubrique Application SCONET.
2. Depuis la Base elèves, allez dans Exploitation > Export standard > Export générique pour générer les 7 fichiers *.xml :
- Export Nomenclature,
- Export Communs,
- Export Etablissements,
- Export Géographique,
- Export Structures,
- Exports Elèves avec adresse,
- Export Responsables avec adresse.
Les fichiers *.xml peuvent avoir été compressés : ils apparaîtront alors au format *.zip.
3. Enregistrez ces 7 fichiers sur votre ordinateur dans un dossier que vous retrouverez facilement.
Étape 2. Importer les données dans PRONOTE
1. Activez la commande Fichier > SCONET > Récupérer les données élèves. La fenêtre de récupération des données élèves s'affiche.
2. Sélectionnez [Ctrl + clic] à gauche tous les fichiers *.xml ou *.zip à récupérer puis cliquez sur le bouton Valider la sélection.
3. Les fichiers choisis s'affichent automatiquement à la bonne place dans le tableau de droite où vous visualisez toutes les informations liées aux fichiers. Dans la colonne Données récupérées, PRONOTE affiche ;
- en noir : les données qui seront récupérées,
- en gris : les données pour lesquelles aucun fichier n'a été sélectionné,
- en rouge : les données nécessitant la récupération d'un autre fichier.
Par exemple, la récupération des responsables n'est possible que si on récupère aussi les élèves.
4. Cliquez sur le bouton Importer pour récupérer les données élèves dans PRONOTE.
5. Confirmez le passage en mode Usage Exclusif pour effectuer l'import.
6. Si certaines données de SCONET ne renvoient à aucune donnée PRONOTE, une fenêtre de mise en correspondance apparaîtra pour vous permettre d'indiquer le correspondant PRONOTE ou d'ajouter la donnée pour en faire une donnée PRONOTE.
7. N'oubliez pas de quittez le mode Usage Exclusif.
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Est-ce que je dois supprimer l'ancienne base ?
Il n'est pas nécessaire de supprimer l'ancienne base et nous vous conseillons dans tous les cas de la conserver sur un support externe (CD Rom, DVD...).
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Pourquoi construire sa base PRONOTE à partir d'EDT ?
Actuellement, c'est le meilleur moyen de construire sa base PRONOTE car EDT contient déjà :
- tous les services de notation ;
- tous les emplois du temps (si vous disposez de PRONOTEVS, cet emploi du temps est indispensable dans la gestion des absences des élèves pour comptabiliser les cours non suivis par les élèves).
Conseils :
En plus de contruire la base à partir d'EDT, nous vous conseillons de :
- récupérer les données des élèves de SCONET (importer les nouveaux élèves et mettre à jour les données des élèves de la base) ;
- mettre en place une récupération automatique des données d'EDT dans PRONOTE (pour récupérer notamment les absences et les modifications d'emploi du temps).
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Pourquoi mettre en place une récupération automatique des données d'EDT ?
Pour récupérer dans PRONOTE, de manière automatique et régulière, les modifications d'emploi du temps ainsi que les absences des professeurs saisies dans EDT .
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J'ai les listes des élèves dans des fichiers Word/Excel/..., comment les récupérer dans PRONOTE ?
1. Activez la commande Fichier > Autres import/export > Importer un fichier texte....
2. Sélectionnez le fichier source (*.txt).
3. Dans la fenêtre d'import, mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques PRONOTE avant d'importer les données dans la base.
Si vous possédez sous un même format, les liens groupes/élèves, vous pouvez les récupérer dans la base de la même façon.
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Comment créer de nouveaux utilisateurs ?
Vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs à partir de PRONOTE Monoposte, du Serveur PRONOTE ou du Client PRONOTE (en mode administratif) dans Fichier > Administration des utilisateurs.
Vous créez toujours un utilisateur dans un groupe d'utilisateurs dont il partagera les autorisations.
NB : en version réseau, seul le SPR peut créer de nouveaux utilisateurs.
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