GESTION DES DONNÉES
Salles |
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Comment interdire la réservation d'une salle par internet (sur le .net) ?
Pour qu'une salle ne puisse pas faire l'objet d'une Demande de réservation depuis l'Espace Enseignant, vous devez décocher la rubrique Accessible à la réservation.
Si cette colonne n'est pas visible dans la liste des salles, cliquez sur la clé plate en haut à droite de la liste pour personnaliser la liste et faire basculer cette colonne dans les Colonnes affichées.
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Comment rechercher une salle pour un cours déjà placé sur l'emploi du temps ?
1. Sélectionnez le cours.
2. Cliquez sur le titre +Salles dans la Fiche cours.
3. La fenêtre de sélection des Salles affiche toutes les salles libres pour le cours sélectionné. HYPERPLANNING propose la liste des salles disponibles pour le cours.
Remarques :
- Le signe < repère les salles dont la capacité est insuffisante.
- Les salles auxquelles vous n'avez pas accès s'affichent en gris avec un point rouge et le code utilisateur du propriétaire.
- Deux options vous permette de restreindre votre recherche aux salles dont la capacité est adéquate ou l'étendre aux salles qui sont au moins libre pour une séance du cours.
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Je souhaiterais trouver un créneau horaire où une salle est disponible pour créer un cours.
1. Sélectionnez le cours à placer (ou déplacer).
2. Allez dans l'affichage Cours > Rechercher les salles libres.
3. À l'aide de la réglette, précisez pour quelles semaines de ce cours vous recherchez une salle libre.
4. Indiquez quelles salles sont concernées par la recherche. L'option Libre au moins une semaine permet d'élargir la recherche : si aucune salle n'est libre pour toute la durée, plusieurs salles peuvent convenir successivement.
5. Cliquez sur le bouton Rechercher. Le résultat de la recherche s'affiche graphiquement sur la grille située à droite de l'écran.
6.Choisissez d'un clic la place où vous souhaitez placer le cours. Elle devient rouge vif.
7. Parmi les salles possibles sur le créneau que vous avez choisi à l'étape 6, cochez celles à insérer dans le cours.
8. Vous pouvez modifier leurs semaines d'utilisation à l'aide de la réglette jaune. Une réglette de cumul permet de contrôler le nombre de salles utilisées par semaines.
9. Cliquez sur le bouton Placer le cours.
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Comment réserver un rétro-projecteur pour une séance ?
Dans HYPERPLANNING, toute ressource matérielle est appelée "Salle". Ainsi, les rétro-projecteurs, comme toutes les ressources matérielles, doivent être saisis dans la liste des salles. Pour différencier les types de ressources matérielles, créez une Famille "Matériel" et affectez à chaque donnée une rubrique (local, matériel audio-vidéo, véhicule, etc.).
1. À partir de l'onglet Salles, allez dans l'affichage Réservation de salles.
2. Précisez vos critères de recherche : période concernée, famille de matériel, etc
3. Cliquez sur Rechercher. HYPERPLANNING propose, sur chaque place de la grille, le nombre de ressources adéquates disponibles.
4. Choisissez d'un clic la place sur laquelle vous souhaitez réserver.
5. Dans la liste des salles disponibles, cochez le rétro-projecteur à réserver.
6. Pour terminer l'opération, cliquez sur Réserver la salle.
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Comment interdire l'utilisation d'une salle ?
Seuls le SPR, les administrateurs et le propriétaire d'une salle (par défaut, celui qui l'a saisie dans la base) peuvent interdire ou limiter l'utilisation d'une salle.
1. Dans la liste des salles, double-cliquez dans la rubrique Accès de la salle.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez Accès limité et ne laissez cochés que les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui sont autorisés à utiliser la salle.
3. Pour terminer l'opération, cliquez sur Valider.
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Dans quel cas utiliser les groupes de salles ?
Utilisez les groupes de salles si vous disposez de salles interchangeables (ateliers, labos de langues, vidéoprojecteurs, amphis de même capacité,...).
Comment procéder ?
1. Dans l'affichage Salles > Liste, vous créez des groupes de salles de la même manière que les salles. Il suffit juste d'indiquer un Nombre de salles composant le groupe dans la colonne Nb.
2. Puis, dans l'affichage Salles > Gérer les groupes de salles, affectez les salles interchangeables aux groupes de salles que vous avez créés.
3. Au lieu d'attribuer des salles aux cours, attribuez-leur des occurrences de groupes de salles. Après le placement des cours, c'est HYPERPLANNING qui choisit la salle définitive parmi celles du groupe dans le but d'augmenter les possibilités de placement.
4. Placez les cours.
5. Répartissez les cours dans les salles.
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Comment masquer de manière pemanente les salles que je n'utilise pas ?
En utilisant la fonctionnalité Extraire > Définir les données à afficher. Au préalable, vous devez indiquer quelles données doivent être masquées.
1re possiblité : masquer de manière automatique les données créées à l'avenir par certains groupes d'utilisateurs.
Dans Extraire> Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" et ne laissez cochés que les profils d'utilisation dont vous souhaitez voir les données. Attention, ce choix concerne toutes les données, pas seulement les salles.
2e possibilité : choisir dans la liste des salles celles que je ne souhaite plus voir.
Dans la liste des salles, enlevez d'un clic le symbole "oeil" des salles que vous souhaitez masquer. Puis dans Extraire> Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" .
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En version réseau, comment traiter les demandes de réservation de salles ?
Trois cas de figure sont possibles :
1. Vous acceptez la demande telle qu'elle est formulée.
Utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Affecter les salles de la demande. HYPERPLANNING vérifie que la salle est libre avant de l'attribuer.
Il faut ensuite valider la demande. Pour cela, utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Valider.
2. Vous souhaitez affecter une autre salle.
Dans ce cas, faites un double-clic sur la salle demandée dans la rubrique Salles à confirmer de la Fiche Cours et choisissez une salle adéquate dans la fenêtre de sélection qui s'affiche.
Il faut ensuite valider la demande. Pour cela, utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Valider.
Remarque :
Pour pouvoir valider une demande, les deux conditions suivantes doivent être respectées :
- vous devez avoir affecté au moins une salle au cours ;
- le cours doit avoir un Créneau, c'est-à-dire une place déterminée pour son placement sur l'emploi du temps. Sinon, utilisez l'affichage la Recherche de salles libres, pour trouver une salle libre sur le créneau demandé.
3. Vous refusez la demande.
Faites un clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Refuser. L'enseignant sera informé du refus dans l'historique de ses demandes sur internet. Vous pouvez aussi l'informer par email.
Remarque : pour utiliser les demandes de salles depuis Internet et les traiter dans HYPERPLANNING Client, vous devez disposez d'une licence HYPERPLANNING.net.
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