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Comment interdire la réservation d'une salle par internet (sur le .net) ?
Pour qu'une salle ne puisse pas faire l'objet d'une Demande de réservation depuis l'Espace Enseignant, vous devez décocher la rubrique Accessible à la réservation.
Si cette colonne n'est pas visible dans la liste des salles, cliquez sur la clé plate en haut à droite de la liste pour personnaliser la liste et faire basculer cette colonne dans les Colonnes affichées.
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Mes listes sont encombrées de données qui ne me concernent pas. Que faire ?
Par défaut, HYPERPLANNING affiche toutes les données de la base dans les listes. Si certaines données ne vous concernent pas et encombrent vos listes, vous pouvez les masquer de manière permanente et ne conserver que celles qui vous intéressent. Pour cela, vous disposez de deux méthodes.
Première méthode : masquer de manière automatique les données créées à l'avenir par certains groupes d'utilisateurs.
Dans Extraire > Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" et ne laissez cochés que les profils d'utilisation dont vous souhaitez voir les données.
Deuxième méthode : choisir manuellement dans les listes les données que vous ne souhaitez plus voir.
Dans chaque liste, enlevez d'un clic le symbole "oeil" des données que vous souhaitez masquer. Puis dans Extraire > Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" .
Remarque : vous pouvez choisir la première méthode et affiner l'affichage avec la deuxième méthode.
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À quoi sert la gestion des étudiants ?
La gestion des étudiants permet de diffuser des emplois du temps personnalisés et de gérer les liens entre TD/options en fonction de l'affectation des étudiants. Elle est indispensable si vous souhaitez saisir les absences des étudiants.
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J'ai déjà des listes d'étudiants, de salles, de promotions, ... comment les récupérer dans ma base HYPERPLANNING ?
1. Copiez [Ctrl+C] vos données depuis un tableur ou tout autre fichier texte et collez-les [Ctrl+V] dans HYPERPLANNING directement dans l'onglet concerné.
2. La fenêtre Import des données s'affiche.
3. Mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques HYPERPLANNING en cliquant sur le titre de chaque colonne. Si vous ne souhaitez pas importer une colonne, choisissez l'item Champ ignoré.
4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Importer.
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Je n'ai pas d'onglet Étudiants. Que dois-je faire ?
Si l'onglet Étudiants est masqué, vous pouvez l'afficher très simplement :
1. Dans le menu Paramètres > Modules optionnels, sélectionnez Étudiants/Cursus.
2. Cochez l'option Activez la gestion des étudiants.
3. Choisissez l'option qui vous convient pour le calcul de l'effectif du cours.
4. Tous les affichages relatifs aux étudiants sont alors accessibles.
Remarque : si vous devez gérer de longues listes d'étudiants, il est parfois plus judicieux de n'utiliser que les promotions, TD et options. Néanmoins, vous pouvez activer/désactiver la gestion des étudiants à tout moment.
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Comment rechercher une salle pour un cours déjà placé sur l'emploi du temps ?
1. Sélectionnez le cours.
2. Cliquez sur le titre +Salles dans la Fiche cours.
3. La fenêtre de sélection des Salles affiche toutes les salles libres pour le cours sélectionné. HYPERPLANNING propose la liste des salles disponibles pour le cours.
Remarques :
- Le signe < repère les salles dont la capacité est insuffisante.
- Les salles auxquelles vous n'avez pas accès s'affichent en gris avec un point rouge et le code utilisateur du propriétaire.
- Deux options vous permette de restreindre votre recherche aux salles dont la capacité est adéquate ou l'étendre aux salles qui sont au moins libre pour une séance du cours.
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Je souhaiterais trouver un créneau horaire où une salle est disponible pour créer un cours.
1. Sélectionnez le cours à placer (ou déplacer).
2. Allez dans l'affichage Cours > Rechercher les salles libres.
3. À l'aide de la réglette, précisez pour quelles semaines de ce cours vous recherchez une salle libre.
4. Indiquez quelles salles sont concernées par la recherche. L'option Libre au moins une semaine permet d'élargir la recherche : si aucune salle n'est libre pour toute la durée, plusieurs salles peuvent convenir successivement.
5. Cliquez sur le bouton Rechercher. Le résultat de la recherche s'affiche graphiquement sur la grille située à droite de l'écran.
6.Choisissez d'un clic la place où vous souhaitez placer le cours. Elle devient rouge vif.
7. Parmi les salles possibles sur le créneau que vous avez choisi à l'étape 6, cochez celles à insérer dans le cours.
8. Vous pouvez modifier leurs semaines d'utilisation à l'aide de la réglette jaune. Une réglette de cumul permet de contrôler le nombre de salles utilisées par semaines.
9. Cliquez sur le bouton Placer le cours.
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Dans la fenêtre d'activation de la gestion des étudiants, quelle est la différence entre les deux options pour le calcul de l'effectif ?
- Quelque soit l'effectif saisi de la promotion : HYPERPLANNING calculera les effectifs de la promotion en fonction du nombre réel d'étudiants que vous aurez insérés dans chaque Promotion (quel que soit le nombre saisi dans la rubrique Effectif saisi).
- Si l'effectif saisi de la promotion est à zéro : HYPERPLANNING considérera que l'effectif de la promotion sera celui que vous avez saisi dans la rubrique Effectif saisi quel que soit le Nombre d'étudiants que vous aurez insérés dans la promotion. Cependant, si vous ne saisissez rien dans l'Effectif saisi, HYPERPLANNING prendra en compte le Nombre d'étudiants.
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Dans ma liste d'étudiants, pourquoi certains apparaissent en rouge et en italique ?
Cela signifie que ces étudiants ne sont pas encore affectés à des promotions, TD ou options.
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Comment réserver un rétro-projecteur pour une séance ?
Dans HYPERPLANNING, toute ressource matérielle est appelée "Salle". Ainsi, les rétro-projecteurs, comme toutes les ressources matérielles, doivent être saisis dans la liste des salles. Pour différencier les types de ressources matérielles, créez une Famille "Matériel" et affectez à chaque donnée une rubrique (local, matériel audio-vidéo, véhicule, etc.).
1. À partir de l'onglet Salles, allez dans l'affichage Réservation de salles.
2. Précisez vos critères de recherche : période concernée, famille de matériel, etc
3. Cliquez sur Rechercher. HYPERPLANNING propose, sur chaque place de la grille, le nombre de ressources adéquates disponibles.
4. Choisissez d'un clic la place sur laquelle vous souhaitez réserver.
5. Dans la liste des salles disponibles, cochez le rétro-projecteur à réserver.
6. Pour terminer l'opération, cliquez sur Réserver la salle.
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Comment affecter un étudiant à une Promotion/ TD / Option ?
L'affectation peut se faire au choix à partir de l'affichage Étudiants > Liste ou Étudiants > Promotions, TD, Option.
1. Sélectionnez l'étudiant à affecter.
2. À partir de l'affichage Étudiants > Liste, faites un double-clic dans la rubrique Promotions de l'étudiant sélectionné ; ou à partir de l'affichage Étudiants > Promotions, TD, Option , faites un simple clic sur la ligne d'affectation.
3. La fenêtre Promotions, TD, options apparaît.
4. Cochez les promotions, TD et/ou options auxquels l'étudiant doit être affecté. Des promotions, TD ou options peuvent apparaître grisés en raison des liens qui peuvent exister entre eux.
Remarque : si vous modifiez la promotion, les TD ou les options d'un étudiant en cours d'année, HYPERPLANNING conserve l'historique.
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Comment interdire l'utilisation d'une salle ?
Seuls le SPR, les administrateurs et le propriétaire d'une salle (par défaut, celui qui l'a saisie dans la base) peuvent interdire ou limiter l'utilisation d'une salle.
1. Dans la liste des salles, double-cliquez dans la rubrique Accès de la salle.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez Accès limité et ne laissez cochés que les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui sont autorisés à utiliser la salle.
3. Pour terminer l'opération, cliquez sur Valider.
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Comment s'assurer qu'un étudiant inscrit à 2 promotions n'aura pas deux cours à la même heure ?
Si votre base contient des étudiants, HYPERPLANNING propose deux méthodes pour interdire la mobilisation simultanée d'un même étudiant dans deux cours différents à la même heure. Dans l'onglet Promotions, choisissez l'affichage Liens entre TD / options  et cliquez sur le bouton "outils"  en haut à droite de l'écran.
Méthode 1. Vous choisissez la gestion automatique.  Dans ce cas, HYPERPLANNING empêche la mobilisation simultanée de 2 TD/Promotions qui ont des étudiants en commun. Cette interdiction est symbolisée par un lien (maillons d'une chaîne). Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier manuellement un lien en double-cliquant dessus.
Méthode 2. Vous choisissez la méthode manuelle  . Dans ce cas, c'est à vous de gérer les liens pour chaque promotion, TD et option : HYPERPLANNING ne contrôle plus la cohérence de votre emploi du temps.
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Dans quel cas utiliser les groupes de salles ?
Utilisez les groupes de salles si vous disposez de salles interchangeables (ateliers, labos de langues, vidéoprojecteurs, amphis de même capacité,...).
Comment procéder ?
1. Dans l'affichage Salles > Liste, vous créez des groupes de salles de la même manière que les salles. Il suffit juste d'indiquer un Nombre de salles composant le groupe dans la colonne Nb.
2. Puis, dans l'affichage Salles > Gérer les groupes de salles, affectez les salles interchangeables aux groupes de salles que vous avez créés.
3. Au lieu d'attribuer des salles aux cours, attribuez-leur des occurrences de groupes de salles. Après le placement des cours, c'est HYPERPLANNING qui choisit la salle définitive parmi celles du groupe dans le but d'augmenter les possibilités de placement.
4. Placez les cours.
5. Répartissez les cours dans les salles.
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Comment masquer de manière pemanente les salles que je n'utilise pas ?
En utilisant la fonctionnalité Extraire > Définir les données à afficher. Au préalable, vous devez indiquer quelles données doivent être masquées.
1re possiblité : masquer de manière automatique les données créées à l'avenir par certains groupes d'utilisateurs.
Dans Extraire> Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" et ne laissez cochés que les profils d'utilisation dont vous souhaitez voir les données. Attention, ce choix concerne toutes les données, pas seulement les salles.
2e possibilité : choisir dans la liste des salles celles que je ne souhaite plus voir.
Dans la liste des salles, enlevez d'un clic le symbole "oeil" des salles que vous souhaitez masquer. Puis dans Extraire> Définir les données à afficher, cochez l'option Afficher uniquement les données marquées avec le symbole "oeil" .
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En version réseau, comment traiter les demandes de réservation de salles ?
Trois cas de figure sont possibles :
1. Vous acceptez la demande telle qu'elle est formulée.
Utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Affecter les salles de la demande. HYPERPLANNING vérifie que la salle est libre avant de l'attribuer.
Il faut ensuite valider la demande. Pour cela, utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Valider.
2. Vous souhaitez affecter une autre salle.
Dans ce cas, faites un double-clic sur la salle demandée dans la rubrique Salles à confirmer de la Fiche Cours et choisissez une salle adéquate dans la fenêtre de sélection qui s'affiche.
Il faut ensuite valider la demande. Pour cela, utilisez le clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Valider.
Remarque :
Pour pouvoir valider une demande, les deux conditions suivantes doivent être respectées :
- vous devez avoir affecté au moins une salle au cours ;
- le cours doit avoir un Créneau, c'est-à-dire une place déterminée pour son placement sur l'emploi du temps. Sinon, utilisez l'affichage la Recherche de salles libres, pour trouver une salle libre sur le créneau demandé.
3. Vous refusez la demande.
Faites un clic droit directement sur la ligne de la demande et choisissez Refuser. L'enseignant sera informé du refus dans l'historique de ses demandes sur internet. Vous pouvez aussi l'informer par email.
Remarque : pour utiliser les demandes de salles depuis Internet et les traiter dans HYPERPLANNING Client, vous devez disposez d'une licence HYPERPLANNING.net.
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J'aimerais trier une colonne par ordre alphabétique, comment faire ?
Il suffit de cliquer au-dessus de la colonne à trier. Un petit curseur au-dessus de la colonne indique que le tri est effectué sur cette colonne.
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À quoi servent les modules et cursus ?
Les modules et les cursus permettent d'affecter aux promotions des volumes horaires à réaliser puis de comparer ces volumes horaires aux cours réellement créés/placés. Il est également possible de créer les cours à partir des cursus définis dans Promotions > Cursus.
Remarque : pour créer des modules et des cursus, vous pouvez les saisir dans l'onglet concerné ou bien les importer à partir d'un tableur (*.xls) ou d'un fichier texte (*.txt).
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J'aimerais classer mes données selon mes propres critères, est-ce possible ?
Oui, dans HYPERPLANNING vous pouvez ranger vos données par Familles. La création des familles se fait à partir du menu Paramètres > Autres données > Familles ou depuis une liste de données en cliquant sur la flèche bleue de la colonne Famille et en sélectionnant Nouveau.
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Je n'ai pas d'onglet Modules et cursus. Que dois-je faire ?
Par défaut, l'onglet Modules et Cursus est masqué. Pour l'activer, suivez la procédure ci-dessous :
1. Dans le menu Paramètres > Modules optionnels, sélectionnez Étudiants/Cursus.
2. Cochez l'option Activez la gestion des cursus et des modules.
3. Lorsque vous fermez la fenêtre des paramètres, un onglet Modules et cursus est créé juste après l'onglet Matières. Vous pouvez alors saisir ou importer vos listes de modules et cursus.
Remarque : par défaut, seuls le SPR et les administrateurs peuvent activer l'onglet Module et Cursus.
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Comment affecter un cursus à une promotion ?
1. Dans Promotions > Liste, faites un double-clic dans la rubrique Cursus de la promotion concernée.
2. Les cursus disponibles s'affichent dans une fenêtre indépendante.
3. Sélectionnez le cursus à attribuer à cette promotion.
Remarque : de cette manière, vous pouvez contrôler facilement si les heures de cours que vous avez saisies sont conformes aux cursus à partir de l'affichage des Promotions > Cours.
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