CRÉATION ET GESTION DE LA BASE |
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Dans notre école, nous appelons les "enseignants" des "intervenants".
Si la teminologie employée dans votre établissement ne correspond pas à celle utilisée dans le logiciel, le SPR ou un administrateur du planning peut personnaliser les libellés des données principales (matière, enseignant, promotion, regroupement).
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Paramètres généraux > Libellés des données principales.
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Certains utilisateurs sont anglophones.
Chaque utilisateur peut personnaliser la langue du logiciel dans Mes préférences > Affichage > Langue. Actuellement, les langues disponibles sont Français, Italien, Anglais.
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Comment modifier les libellés horaires sur les grilles d'emploi du temps et de plannings ?
Le SPR et les administrateurs peuvent modifier les horaires directement sur une grille d'emploi du temps ou de planning. Il suffit de faire un double-clic de souris directement sur l'horaire à modifier, saisir le nouvel horaire puis valider la saisie avec la touche Entrée.
Chaque utilisateur peut choisir les horaires qu'il souhaite afficher ou masquer dans les paramètres de la grille. Le bouton Réinitialiser les coches remet les horaires choisis par l'administrateur.
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Comment créer une base vierge ? [version monoposte]
1. Activez la commande Fichier > Nouvelle base.
2. La fenêtre Paramétrage de la grille horaire s'affiche.
3. Choisissez vos paramètres horaires pour les grilles d'emploi du temps et de plannings :
- Jours ouvrés de la semaine : cliquez directement sur jour pour le rendre ouvré (en blanc) ou non-ouvré (en gris).
- Nombre d'heures nécessaires par jour. Exemple : si le premier cours démarre à 8h00 et le dernier finit à 20h00, choisissez 12h00.
- Pas horaire : c'est la plus petite durée dont vous avez besoin pour créer et placer vos cours.
4. Une fois vos choix effectués, cliquez sur Valider.
5. La fenêtre Enregistrer la nouvelle base sous s'ouvre.
6. Sélectionnez le dossier où vous souhaitez enregistrer la base ou créez-en un nouveau.
7. Saisissez le nom de la nouvelle base dans le champ Nom du fichier.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
9. HYPERPLANNING ouvre la base automatiquement.
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Comment ouvrir une base compactée en version monoposte ?
Vous êtes amené à ouvrir une base compactée (fichier *.ZIP) lorsque la base été compactée auparavant.
1. Activez la commande Fichier > Récupérer une base compactée....
2. La fenêtre Choix d'une archive à récupérer s'affiche.
3. Sélectionnez le dossier contenant la base archivée, puis le fichier de la base *.ZIP.
4. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
5. La fenêtre Choix du répertoire où décompacter l'archive s'affiche.
6. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la base récupérée puis cliquez Enregistrer.
7. La base décompactée s'ouvre.
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Comment créer une base en version réseau ?
En version Réseau, la création de la base de données passe par la création d'un planning. Elle se fait uniquement à partir d'HYPERPLANNING Serveur. Seul le SPR et les utilisateurs définis comme administrateurs sont autorisés à créer des bases de données.
1. Créez un planning à partir de la Liste des plannings. Dès lors, vous pouvez administrer les utilisateurs de ce planning via l'onglet Utilisateurs.
2. Cliquez sur le bouton Ouvrir pour ouvrir le nouveau planning.
3. Les boutons de gestion de la base deviennent actifs. Vous pouvez créer une Nouvelle base ou Ouvrir une base existante afin de l'associer au planning.
4. À la fin de l'opération, le planning est automatiquement mis en service.
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Qu'est-ce qu'un planning ?
Dans HYPERPLANNING version Réseau, un planning est l'association d'une base de données et d'une liste d'utilisateurs. Pour pouvoir consulter/modifier la base de données, les utilisateurs doivent faire partie de la liste d'utilisateurs et se connecter au planning (mis en service au préalable).
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En version réseau, comment créer une base vierge ?
Pour cela, il faut être un administrateur ou le SPR. La création de la base de données se fait uniquement à partir du Serveur.
1. Ouvrez le planning auquel la base doit être associée. Pour cela, cliquez sur le bouton Ouvrir et choisissez le planning à ouvrir dans la fenêtre Sélection de planning.
2. Une fois le planning ouvert, les boutons de gestion de la base deviennent accessibles.
3. Cliquez sur le bouton Nouvelle base.
4. La fenêtre Paramétrage de la grille horaire s'affiche.
5. Choisissez vos paramètres : Jours ouvrés, Nombre d'heures par jour (n'oubliez pas d'y inclure la pause de la mi-journée) et Pas horaire (plus petite durée nécessaire pour définir vos cours).
6. Une fois vos choix effectués, cliquez sur Valider.
7. La fenêtre Enregistrer la nouvelle base sous s'ouvre.
8. Sélectionnez le dossier où vous souhaitez enregistrer la base ou créez-en un nouveau.
9. Saisissez le nom de la nouvelle base dans le champ Nom du fichier.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
11. La base est automatiquement associée au planning que vous venez de créer. HYPERPLANNING met automatiquement le planning en service : la base est alors accessible depuis les Clients, HYPERPLANNING.net et les Services Web.
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En version réseau, comment récupérer la base de l'année dernière ?
Pour cela, il faut être un administrateur ou le SPR.
1. Ouvrez le planning auquel la base doit être associée.
2. Une fois le planning ouvert, les boutons de gestion de la base deviennent actifs.
3. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
4. La fenêtre Ouvrir s'affiche.
5. Choisissez la base (fichier *.hyp) à associer au nouveau planning.
6. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
7. La base est associée au planning.
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En version réseau, comment récupérer une base sauvegardée ou archivée ?
Pour faire cela, vous disposez de deux méthodes possibles :
En faisant une recherche de base
Pour ouvrir une base sauvegardée ou archivée, vous pouvez utiliser la recherche automatique de base, disponible sur le Serveur depuis le menu Fichier > Utilitaires > Rechercher une base, et saisir :
- *_ARCH.hyp (pour les bases enregistrées depuis HYPERPLANNING 2009) ou *_ARCH.SMP (pour les bases enregistrées avec une version antérieure à HYPERPLANNING 2009) pour retrouver une base archivée
- *_SAUV.hyp ou *_SAUV.SMP pour retrouver une base sauvegardée.
En ouvrant directement une base
Si vous savez exactement où vos sauvegardes se trouvent, vous pouvez ouvrir directement l'archive (*_ARCH.hyp ou *_ARCH.SMP) ou la sauvegarde *_SAUV.hyp ou *_SAUV.SMP) à partir du dossier où est enregistrée la base. Pour cela, utilisez la commande Fichier > Ouvrir une base à partir de HYPERPLANNING Serveur.
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En version réseau, comment récupérer une base compactée ?
Pour cela, il faut être un administrateur ou le SPR.
1. À partir d'HYPERPLANNING Serveur, activez la commande Fichier > Récupérer une base compactée. Pour que cette commande soit active, le planning auquel la base décompactée va être associée doit être ouvert mais pas mis en service.
2. La fenêtre Choix d'une base à récupérer s'affiche.
3. Sélectionnez la base à décompresser puis cliquez sur Ouvrir.
4. La fenêtre Choix du répertoire où décompacter l'archive s'affiche.
5. Choisissez l'emplacement de la base décompactée puis cliquez sur Enregistrer.
6. La base décompactée est associée au planning.
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Comment savoir si un planning est ouvert/mis en service?
Dans HYPERPLANNING Serveur, la colonne E de la Liste des plannings affiche une icône qui vous renseigne sur l' Etat du planning :
-  : le planning est ouvert sur ce serveur.
-  : le planning est ouvert sur un autre serveur.
-  : le planning est mis en service sur ce serveur.
-  : le planning est mis en service sur un autre serveur.
Remarques : pour que les données soient consultables par les utilisateurs, il faut mettre en service le planning. Un seul planning peut être ouvert sur une application Serveur : pour ouvrir deux plannings, il faut lancer deux Serveurs.
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Comment saisir le premier jour de l'année, les jours fériés et les vacances ?
Pour qu'HYPERPLANNING ne place pas de cours sur les jours fériés, pendant les vacances scolaires ou avant le début de l'année, il faut lui indiquer quels sont ces jours. Pour cela, rendez-vous dans le menu Paramètres > Paramètres généraux > 1er jour et jours fériés.
1. Sélectionnez le premier lundi de votre emploi du temps en cliquant directement sur le jour dans le petit calendrier annuel.
2. Indiquez les vacances et jours fériés en cliquant directement sur les jours du grand calendrier mensuel. Pour passer au mois suivant, changez d'onglet.
Remarque : pour être autorisé à modifier ces paramètres, il faut être administrateur ou le SPR.
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Comment activer les fonctionnalités spécifiques à la version CFA ?
Pour activer le module CFA, rendez-vous dans le menu Paramètres > Modules optionnels > CFA et cochez l'option Activer les fonctionnalités CFA. Définissez ensuite vos paramètres concernant les statuts des enseignants et le calcul des heures supplémentaires.
Remarque : pour être autorisé à modifier ces paramètres, il faut être administrateur ou le SPR.
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Comment garantir le temps d'une pause déjeuner ?
Dans Paramètres > Généraux > Pause déjeuner, le SPR et les administrateurs de plannings peuvent définir le temps de la pause déjeuner et la plage horaire sur laquelle elle doit avoir lieu. Ainsi, le logiciel garantira pour les enseignants et pour les promotions, par exemple, une heure de pause entre 12h et 14h.
Remarque : si tout le monde déjeune entre 12h00 et 13h00, n'utilisez pas la pause déjeuner. À la place, mettez des indisponibilités à tous les Enseignants et à toutes les Promotions grâce aux indisponibilités par défaut (disponibles dans le menu Paramètres > Autres données > Indisponibilités par défaut).
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Comment empêcher les modifications sur les semaines écoulées ?
Pour cela, allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Clôturer une période et cliquez directement sur les semaines à clôturer dans la barre de Période. Vous pouvez choisir l'option Clôturer automatiquement les semaines écoulées pour que la clôture se fasse au fur et à mesure que le temps passe.
Les semaines clôturées s'affichent avec des verrous sur toutes les réglettes de tous les utilisateurs de la base.
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Est-il possible de gérer un temps de déplacement entre plusieurs sites de mon établissement ?
Oui, HYPERPLANNING permet de gérer plusieurs sites distants dans un même établissement. Le SPR et les administrateurs peuvent paramétrer les contraintes à respecter pour les changements de sites. Elles seront prises en compte lors du placement des cours.
Pour activer ce module, allez dans Paramètres > Modules optionnels > Sites et cochez l'option Activer la gestion des sites. Puis, à partir de la ligne Nouveau, saisissez tous les sites où les cours ont lieu. Définissez ensuite si les Changements de sites doivent se faire : A tout moment (c'est-à-dire à n'importe quel horaire de la grille) ou Lors de pauses prédéfinies (que vous devez paramétrer au-dessous).
Remarque : vous pouvez autoriser jusqu'à 3 changements de sites par jour. Pour n'autoriser aucun changement de site dans la journée, pour les enseignants et/ou pour les étudiants, sélectionnez 0 : cela permet de changer de site d'un jour sur l'autre mais pas dans la même journée.
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