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Peut-on mettre deux bases en service ? [version réseau]
Oui ! Cela permet par exemple de travailler sur la base de l'année prochaine tout en laissant les utilisateurs travailler sur la base en cours.
Pour mettre deux bases en services, voici la procédure à suivre :
1. Installez un 2e Serveur EDT (même poste, répertoire différent) et éventuellement un 2e Relais, si vous l'utilisez.
(Lors de l'installation, décochez les options de création des raccourcis afin de ne pas écraser le raccourci vers le 1er Serveur. Vous pourrez créer un raccourci vers le 2e Serveur manuellement.)
2. Depuis le 2e Serveur, procédez à un nouvel enregistrement automatique de la licence.
3. Si vous souhaitez récupérer les droits des utilisateurs définis pour le 1er Serveur, activez la commande Fichier > Utilitaires > Récupérer des utilisateurs et pointez vers le fichier EdT2011.profils, situé dans le même répertoire que votre 1er serveur. Vous pouvez aussi créer d'autres utilisateurs et leur accorder des droits différents.
4. Dans les Paramètres de connexion du 2e Serveur, définissez un nouveau port UDP et un nouveau port TCP. Si nécessaire, n'oubliez pas d'ouvrir ces nouveaux ports et de faire les redirections nécessaires sur votre routeur/pare-feu.
5. Pour que chaque Client EDT puisse se connecter à l'un ou l'autre des serveurs, il faut ajouter le 2e Serveur avec ses coordonnées (adresse IP + port TCP) dans la partie Serveurs accessibles par adresse IP ou nom de domaine dans les Paramètres de connexion du Client.
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Dans quels cas créer une base vide ?
Vous créez une base vide lorsque vous n'utilisez pas STSWEB et n'avez pas une ancienne base EDT. Vous pouvez alors importer les données contenues dans un fichier texte.
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Comment importer les données de plusieurs établissements à partir de STSweb ?
Après avoir construit votre base en important les données d'un 1er établissement, utilisez la commande Fichier > IMPORTS/EXPORTS > Avec STSWEB > Importer les données d’un autre établissement. et procédez comme pour le 1er établissement (vous avez besoin du fichier xml du 2e établissement).
Vous pouvez ainsi importer depuis STSWEB les données relatives à 3 établissements.
NB : cette commande n'est active que si vous avez déjà importé les données d'un 1er établissement à partir de STSWEB.
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Comment ajouter une séquence horaire en début de journée ?
Utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire . Vous pouvez ajouter ou enlever le nombre de séquences souhaité en début ou en fin de journée.
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Comment créer une base vide ?
1. Sur l'écran d'accueil d'EDT, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle base vide. La fenêtre de Paramétrage de la grille horaire s'affiche.
2. Choisissez vos paramètres (jours ouvrés de l'établissement, premier jour de la semaine, etc.) puis cliquez sur Valider.
3. Nommez et enregistrez la base.
4. Importez (depuis un fichier texte) ou saisissez les données dans la base (onglet Emploi du temps).
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Comment construire une base à partir de STSWEB ? (les étapes)
La construction de la base à partir des données STSWEB se fait en deux étapes :
Étape 1. À partir de STSWEB, vous exportez les données pour l'emploi du temps dans un fichier xml.
Étape 2. À partir d'EDT, vous récupérez les données de ce fichier xml en cliquant sur le bouton Construire une base depuis STSWEB situé sur l'écran d'accueil (monoposte) ou Nouvelle base > À partir de STS (réseau).
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J'ai oublié une séquence horaire, puis-je l'ajouter une fois que la grille horaire est validée ?
Utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire pour modifier les séquences. Dans la fenêtre de paramétrage de la grille horaire, vous pouvez ajouter ou enlever une séquence horaire en début ou en fin de journée. L'intégralité de la base est conservée mais si des cours avaient lieu sur une plage horaire actuellement inexistante, ils sont dépositionnés et mis en échec.
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Comment récupérer ma base de l'année dernière ?
Étape 1. Ouvrir l'ancienne base
1. Sur l'écran d'accueil d'EDT, cliquez sur Créer à partir d'une ancienne base. La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez l'ancienne base puis cliquez sur Ouvrir.
Étape 2. Enregistrer l'ancienne base sous un nouveau nom
3. La fenêtre Enregistrer sous s'ouvre automatiquement.
4. Sélectionnez le dossier où enregistrer la nouvelle base.
5. Nommez la base puis cliquez sur Enregistrer.
Étape 3. Actualiser les paramètres de la nouvelle base
6. La fenêtre Construire une base à partir de celle de l'année précédente s'ouvre automatiquement. Vous devez préciser les données que vous souhaitez conserver, réinitialiser ou supprimer.
NB : la grille horaire de l'ancienne base est conservée. Pour modifier les jours ouvrés, le nombre de séquences ou le pas horaire, utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire.
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À partir de quelles données vais-je créer me base EDT ?
Cela dépend de la manière dont vous allez créer votre base :
- en récupérant une ancienne base, vous choisissez les données que vous souhaitez récupérer de votre ancienne base.
- en construisant une base à partir de STSWEB, vous récupérez toutes les données relatives aux services horaires des enseignants. Vous pourrez ensuite récupérer les données relatives aux élèves à partir de SCONET
- en créant une nouvelle base vide, vous pouvez alors importer les données à partir de fichiers texte (ASCII) ou les saisir manuellement.
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Comment modifier un libellé horaire ?
Pour modifier les libellés horaires, allez dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Horaires affichés à l'écran ou Horaires imprimés sur les emplois du temps. Pour saisir les horaires précédents 10h00, utilisez le "h" ou le "." comme séparateur (ex : tapez "8.00" ou "8h00").
Attention ! Le bouton Réinitialiser les horaires sert à recalculer tous les horaires à partir de celui saisi pour la 1re séquence.
NB : Vous pouvez modifier les libellés horaires directement à partir des grilles d'emploi du temps en faisant un double-clic sur le libellé de l'horaire.
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Comment récupérer les élèves de SCONET ? (les étapes)
La récupération des données élèves de SCONET se fait en 2 étapes :
Étape 1. À partir de SCONET, vous exportez 6 fichiers xml contenant les informations relatives aux élèves.
Étape 2. À partir d'EDT,vous récupérez les données contenues dans les fichiers xml en lançant la commande Fichier > IMPORTS/EXPORTS > Avec SCONET > Récupérer les données des élèves.
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Comment importer dans ma base les données d'une 2e base ?
Vous avez deux possibilités :
- fusionner les deux bases : dans ce cas, tous les cours de chaque base sont conservés. En général, vous utilisez cette fonction lorsque les données des deux bases sont différentes (par exemple, cours des classes du collège dans la première, cours des classes du lycée dans la seconde).
La commande est Fichier > IMPORTS/EXPORTS > Depuis EDT > Fusionner avec....
- importer les emplois du temps modifiés sur une copie de la base : dans ce cas, la base dont vous souhaitez récupérer les données doit impérativement être une copie de la première base. Vous choisissez précisément les emplois du temps que vous souhaitez importer (par exemple, uniquement ceux des 4e-3e).
La commande est Fichier > IMPORTS/EXPORTS > Depuis EDT > Importer les emplois du temps des classes/des professeurs.
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Les données de mon établissement sont disponibles dans des fichiers Word/Excel/…, comment les récupérer dans EDT ?
Activez la commande Fichier >IMPORTS/EXPORTS > Autres > Importer un fichier texte et sélectionnez le fichier source. Dans la fenêtre d'import, précisez le type de données concerné (matières ou professeurs ou classes…) puis mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques EDT.
Si vous ne souhaitez importer qu'une partie des données, copiez les données souhaitées (un type de données à la fois, par exemple, la liste des matières) et dans l'onglet correspondant (Matières), activez la commande Éditer > Coller…
Encore plus rapide. Copiez vos données avec le raccourci [Ctrl+C] puis collez-les dans EDT avec le raccourci [Ctrl+V].
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Puis-je gérer plusieurs établissements dans une même base EDT ?
Oui, la commande Fichier > IMPORTS/EXPORTS > Avec STSWEB > Importer les données d'un autre établissement permet d'importer à partir de STSWEB toutes les données relatives à un deuxième ou troisième établissement. Vous pouvez alors faire le retour vers STSWEB pour chaque établissement. En revanche, vous ne pouvez pas établir 2 TRMD distincts. Dans ce cas, mieux vaut créer 2 bases et les fusionner après la construction des TRMD.
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Combien de pas horaire dois-je choisir ?
Le pas horaire est la plus petite unité de temps gérée par le logiciel. Il est calculé en fonction de la durée d'une séquence. Pour définir le nombre de pas horaire dont vous avez besoin, considérez la durée nécessaire à la construction et au placement de vos cours.
Exemple : Si la durée d'une séquence est de 60 mn,
- pour faire des cours d'1h30, vous avez besoin de 2 pas horaires par séquence.
- pour faire des cours de 45 min, vous devez choisir 3 pas horaires par séquence.
- pour faire des cours de 40 min, vous devez choisir 6 pas horaires par séquence.
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Cette année, le nombre de séquences horaires a changé.
1. Activez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire.
2. Ouvrez la base dont la grille horaire doit être convertie.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez les paramètres souhaités. Vous pouvez :
- modifier le premier jour de la semaine.
- modifier vos jours ouvrés.
- modifier le découpage de la journée (nombre, durée, ajout, suppression des séquences).
- modifier le découpage d'une séquence (nombre et durée du pas horaire).
4. Nommez et enregistrez la base sous un autre nom (pour que l'ancienne base ne soit pas écrasée).
NB : la base convertie contient l'intégralité des données. Si des cours étaient placés sur des plages horaires qui n'existent plus, ils sont dépositionnés et mis en échec.
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Dois-je créer une base pour chaque type de données ?
Non ! Vous créez une seule base dans laquelle vous importez ou saisissez toutes vos données. Dans le groupe de travail Emploi du temps, chaque type de données correspond à un onglet (Matières, Professeurs, Classes, Groupes, Salles, et le cas échéant, les Élèves).
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Les libellés horaires ont-ils une influence sur l'emploi du temps ?
Non, les libellés horaires n'ont aucune influence sur l'élaboration de l'emploi du temps. EDT place les cours sur une grille construite à partir du nombre de séquences horaires et du pas horaire (paramètres définis à la création de la base). Les horaires ne sont que des repères visuels. En revanche, les libellés horaires servent de repère lors du placement et il est conseillé de saisir tous ceux sur lesquels des cours peuvent commencer (même si vous ne voulez ni les afficher ni les imprimer).
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Est-ce que je dois supprimer l'ancienne base ?
Il n'est pas nécessaire de supprimer l'ancienne base et nous vous conseillons dans tous les cas de la conserver sur un support externe (CD Rom, DVD, disque dur...).
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Peut-on placer des cours sur les ½ journées non travaillées de l'établissement ?
Lors d'un placement automatique, EDT ne placera aucun cours sur une ½ journée non travaillée. En revanche, manuellement vous pouvez violer cette contrainte.
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Je ne retrouve pas la base de l'année dernière…
Utilisez la recherche automatique de base. Pour cela, activez la commande Fichier > Utilitaires > Rechercher une base, sélectionnez un disque ou un support amovible dans Rechercher dans puis lancez la recherche. EDT liste toutes les bases enregistrées sur le disque sélectionné. Vous pouvez ouvrir la base souhaitée à partir de cette interface.
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Quelles sont les conditions nécessaires à la fusion de 2 bases ?
Pour pouvoir fusionner 2 bases, il faut que leurs grilles horaires et leurs calendriers (dates, fériés et définition des semaines A et B) soient identiques. D'autre part, si les 2 bases ont des périodes, leurs découpages doivent être identiques.
NB : la fusion est impossible si la base à fusionner a 2 découpages.
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Les 1/2 journées non travaillées de l'établissement sont-elles comptabilisées dans les 1/2 journées et journées libres garanties pour un professeur ?
Cas des 1/2 journées libres garanties. Les 1/2 journées non travaillées ne sont pas comptabilisées dans les 1/2 journées libres d'un professeur. Si l'établissement a deux 1/2 journées non travaillées (mercredi après-midi et samedi après-midi par exemple) et si vous garantissez deux 1/2 journées libres pour un professeur, ces 1/2 journées ne seront ni le mercredi après-midi, ni samedi après-midi.
Cas des journées libres garanties. Par défaut, les journées composées d'une 1/2 journée libre et d'une 1/2 journée non travaillée de l'établissement sont considérées comme des journées libres pour les professeurs. Si vous ne souhaitez pas qu'elles le soient, cochez les journées concernées dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Mi-journée et demi-journées non travaillées.
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Dans quels cas utiliser les périodes ?
Créez des périodes si des enseignements n'ont pas lieu toute l'année mais seulement pendant une période de l'année (trimestre, semestre). Si votre emploi du temps subit des modifications importantes sur certaines semaines (voyage scolaire, réfection d'une partie des locaux…), vous utiliserez un découpage personnalisé.
Attention, il n'est absolument pas nécessaire de créer de périodes pour les cours en quinzaine. La notion de fréquence est faite pour cela. Idem dans le cas d'une modification ponctuelle de l'emploi du temps (sur une semaine par exemple). L'emploi du temps de la semaine vous permet de saisir les séances exceptionnelles, annulations de cours, remplacements, etc.
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Quand utiliser la gestion automatique de la demi-pension ?
Utilisez la la gestion automatique de la demi-pension si vous souhaitez qu'EDT trouve par le calcul la plage horaire sur laquelle vont déjeuner tout ou partie des classes et professeurs. Des cours pourront être placés pendant la pause de la mi-journée tout en garantissant pour chaque classe et chaque professeur le temps de déjeuner.
NB : la gestion automatique de la demi-pension n'a de sens qu'à partir du moment où vous définissez au moins 2 services dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Demi-pension.
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J'ai défini une récréation et elle n'est pas prise en compte lors du placement des cours.
Pour que les récréations définies soient respectées, il faut soumettre les cours aux récréations. Dans la liste des cours, cochez la rubrique Ré (Récréation) des cours souhaités. En multisélection, utilisez la commande Éditer > Modifier les cours sélectionnés > Activer le respect des récréations pour les cours sélectionnés.
NB : Cette commande est aussi disponible à partir du clic droit directement dans la liste.
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Dans quel cas utiliser les sites distants ?
Activez la gestion des sites uniquement si des déplacements entre plusieurs sites distants doivent être pris en compte : changement de site dans la même journée, durée du trajet,... Pour activer et paramétrer la gestion des sites, allez dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Sites distants.
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J'aimerais que le logo de mon établissement apparaisse en entête des courriers envoyés, comment faire ?
L'en-tête de vos courriers peut être paramétré à partir du menu Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Entête.
Pour insérer votre logo, cliquez sur Modifier puis sélectionnez le fichier image de votre logo qui peut être au format bmp, jpeg ou png.Vérifiez que l'option AFFICHER LE LOGOTYPE est bien cochée en haut à gauche.
Vous pouvez aussi insérer du texte près du logo, par exemple le nom et les coordonnées de votre établissement.
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