GESTION PAR SEMAINE, ABSENCES
ET REMPLACEMENTS |
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Comment annuler tous les cours d'une journée ou d'une semaine ?
Pour annuler tous les cours d’une journée, sélectionnez l’un des cours de cette journée, affichez le menu contextuel [clic droit] puis choisissez la commande Annuler tous les cours de la journée. Dans le même menu, la commande Rétablir tous les cours de la journée fait revenir à l’emploi du temps d’origine.
Pour annuler tous les cours d’une semaine, sélectionnez l’un des cours de cette semaine, affichez le menu contextuel [clic droit] puis choisissez la commande Annuler tous les cours de la semaine. Dans le même menu, la commande Rétablir tous les cours de la semaine fait revenir à l’emploi du temps d’origine.
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Comment modifier l'étiquette d'un ou plusieurs cours ?
En une seule opération, vous pouvez modifier l'étiquette :
- d'un cours particulier ;
- de tous les cours annulés par la même absence (par exemple, ceux de l'après-midi) ;
- de tous les cours annulés par le même motif (dans ce cas, tous les cours de la base sont considérés).
Pour cela :
1. Sélectionnez le cours ou l'un des cours concernés.
2. Faites un clic droit et choisissez Modifier l'étiquette dans le menu contextuel.
3. Indiquez les cours sur lesquels vous souhaitez agir (le cours sélectionné, les cours annulés par la même absence, les cours annulés par le même motif).
4. Dans la fenêtre d'édition des étiquettes, vous pouvez créer une nouvelle étiquette ou choisir parmi les étiquettes existantes une autre étiquette.
5. Dans cette fenêtre, vous pouvez également différencier les libellés en fonction des emplois du temps. Cette personnalisation sera effective pour tous les cours de la base portant l'étiquette concernée.
6. Validez la modification.
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Je ne veux pas que la mention « Prof. Absent » s'affiche sur l'emploi du temps des classes...
Par défaut, quel que soit le motif de l'absence (raison personnelle, administrative, etc.), c'est l'étiquette Prof. absent qui s'affiche sur l'emploi du temps de la classe.
Pour personnaliser le libellé qui s'affiche sur l'emploi du temps des classes, procédez de la manière suivante :
1. Sélectionnez un cours modifié.
2. Sur la fiche cours, cliquez sur le bouton ... à droite de l'étiquette.
La fenêtre d'édition des étiquettes s'affiche.
3. À chaque étiquette correspondent trois libellés possibles : celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des professeurs, celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des classes et celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des salles.
4. Double-cliquez sur le libellé Prof. absent et saisissez un nouveau libellé.
NB : vous pouvez aussi créer de nouvelles étiquettes que vous affecterez aux cours souhaités ( en savoir plus sur la modification d'une étiquette sur une série de cours).
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Comment différencier le libellé des étiquettes en fonction des emplois du temps ?
1. Sélectionnez un cours modifié.
2. Sur la fiche cours, cliquez sur le bouton ... à droite de l'étiquette.
La fenêtre d'édition des étiquettes s'affiche.
3. À chaque étiquette correspondent trois libellés possibles : celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des professeurs, celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des classes et celui qui s'affiche sur l'emploi du temps des salles.
4. Double-cliquez sur un libellé pour le modifier.
NB : seuls les libellés qui s'affichent sur les emplois du temps peuvent être modifiés. Le nom des étiquettes créées par défaut ne peut pas être modifié ; en revanche, vous pouvez créer de nouvelles étiquettes.
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Les étiquettes sur les cours : comment ça marche ?
Lorsque vous saisissez l'absence d'un professeur ou modifiez un cours sur l'emploi du temps à la semaine, une étiquette apparaît sur le cours. Cette étiquette a un nom qui correspond à l'opération effectuée (création de séance, annulation, report, etc.) et elle peut avoir des libellés différents en fonction de l'emploi du temps affiché.
Par exemple, si vous saisissez l'absence d'un professeur (absence pour raison personnelle), vous verrez par défaut :
- sur l'emploi du temps du professeur : l'étiquette Abs. personnelle ;
- sur l'emploi du temps de la classe : l'étiquette Prof absent ;
- sur l'emploi du temps de la salle : l'étiquette Prof absent .
Vous pouvez modifier l'étiquette affectée à un cours ( en savoir plus sur la modification de l'étiquette) et/ou différencier les libellés qui s'affichent sur les emplois du temps ( en savoir plus sur la différenciation des libellés en fonction des emplois du temps).
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Comment reporter tous les cours d'une journée sur une autre journée ?
Cette opération permet par exemple de reporter les cours du vendredi - "pour faire le pont" - au mercredi, jour où les élèves n'ont habituellement pas cours .
1. Allez dans Gestion par semaine et absences > Classes > Emploi du temps de la semaine.
2. Sélectionnez la classe concernée.
3. Lancez la commande Éditer > Reporter les cours.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez la date du jour où les cours seront annulés.
5. Puis précisez la date du jour où les cours seront reportés.
6. Validez.
NB : si la classe a déjà cours le jour choisi, les cours gênants sont annulés.
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Peut-on mettre une classe absente sans comptabiliser d'absence pour les professeurs ?
Oui, c'est possible. Pour cela, saisissez l'absence de la classe uniquement dans Gestion par semaine et absences > Classes > Saisie des absences. Si nécessaire, vous pouvez également indiquer à EDT les professeurs Accompagnateurs.
NB : Dans Paramètres > PARAMETRES GENERAUX > Absences, vous pouvez définir des motifs d'absences spécifiques pour les classes.
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À quoi sert la gestion par semaine ?
Dans ce groupe de travail, vous pouvez effectuer de petits aménagements de l'emploi du temps annuel : un cours à remplacer, un cours annulé, un cours à déplacer sur un autre créneau horaire ou une autre semaine... Les aménagements se font manuellement, au coup par coup et l'emploi du temps annuel reste inchangé.
NB : pour effectuer un réaménagement complet d'une semaine entière de cours (ou plus), n'utilisez pas la gestion par semaine mais créez plutôt des périodes dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Périodes.
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Je voudrais annuler un cours sur une semaine, est-ce possible ?
Oui, vous pouvez annuler un cours via l'Emploi du temps de la semaine ou le Planning par semaine.
1. Sélectionnez la semaine où le cours doit être annulé à l'aide de la réglette.
2. Sur la grille, sélectionnez le cours à annuler
3. Faites un clic droit dessus.
4. Dans le menu contextuel, choisissez Annuler le cours sur cette semaine.
NB : Le professeur du cours ne sera pas considéré absent sauf si vous allez le signaler dans l'onglet Absences.
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Comment indiquer à EDT qu'une séance de co-enseignement est annulée ?
Si dans un cours de co-enseignement, un seul professeur est absent, EDT considère que le cours a toujours lieu. Pour indiquer que le cours n'aura pas lieu, procédez de la même manière qu'un remplacement et choisissez Annulé dans la fenêtre de sélection des remplaçants.
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Je voudrais créer une séance exceptionnelle, est-ce possible ?
Oui, c'est possible à partir de l'Emploi du temps de la semaine ou du Planning par semaine. Deux possibilités en fonction de ce que vous souhaitez faire :
- vous souhaitez créer un cours suite à une annulation. Dans ce cas, vous devez modifier directement le cours qui a été annulé pour qu'EDT crée un cours de remplacement.
- vous souhaitez créer un cours sur une semaine sans lien avec un cours annuel. Dans ce cas, procédez comme pour créer un cours en le plaçant c'est-à-dire dessinez-le séance à la souris directement sur la grille à la place désirée et sur la semaine voulue.
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Je voudrais déplacer une séance, est-ce possible ?
Oui, c'est possible.
Étape 1. Sélectionnez l'affichage qui convient en fonction du type de déplacement voulu :
- Pour déplacer un cours sur la même semaine, nous vous conseillons d'utiliser l'Emploi du temps par semaine.
- Pour déplacer un cours sur une autre semaine, nous vous conseillons d'utiliser le Planning par semaine même si cela est également possible sur l'Emploi du temps de la semaine.
Étape 2. Effectuer le déplacement du cours sur la grille. Pour cela, faites un double-clic sur le cours à déplacer puis déplacez son gabarit vert sur la grille jusqu'à son nouvel emplacement
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Je voudrais remplacer un professeur sans lui comptabiliser d'absence, est-ce possible ?
Oui, lorsque vous utilisez les affichages Emploi du temps de la semaine et Planning par semaine pour modifier ponctuellement votre emploi du temps annuel, EDT ne génère pas d'absence. Si vous souhaitez que l'absence d'un professeur soit comptabilisée, vous devez la saisir dans l'affichage Professeurs > Saisie des absences et remplacements.
NB : En revanche, la saisie d'une absence dans l'affichage Professeurs > Saisie des absences et remplacements annule automatiquement tous les cous du professeur absent (sauf pour les cours de co-enseignement).
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Que faut-il avoir fait pour pouvoir saisir des absences et des remplacements ?
Pour saisir des absences (et des remplacements), vous devez avoir :
- défini l'année scolaire dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Année scolaire, fréquences et jours fériés.
- saisi les motifs d'absence nécessaires dans Paramètres > PARAMETRES GENERAUX > Absences.
- défini les options de remplacement de vos professeurs dans Gestion par semaine et absences > Professeurs > Afficher les options de remplacement.
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Comment créer un nouveau motif d'absence ?
Dans Paramètres > PARAMETRES GENERAUX > Absences, vous pouvez créer autant de motifs d'absence que vous le souhaiter et leur attribuer une couleur. Pour chaque motif, vous devez indiquer son Statut pour les professeurs (Accompagnateur, Administratif ou Personnel) et pour les classes (prise en compte du motif pour les classes ou non). Attention, ce statut influera sur les statistiques des absences.
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Comment envoyer un courrier à un professeur remplaçant ?
Dès la saisie du remplacement, l'icone Courrier s'affiche à coté de la séance d'enseignement dans la rubrique Remplacé par. Faites un double-clic sur l'icône pour choisir le courrier à envoyer parmi les modèles disponibles puis choisissez d'imprimer et/ou de mailer le courrier.
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Comment saisir un remplacement ?
Cas général. Le remplacement est lié à une absence.
1. Saisissez l'absence du professeur dans Gestion par semaine et absences > Professeurs > Saisie des absences et des remplacements
2. Toujours dans le même affichage, saisissez un remplacement sur l'absence.
3. EDT vous propose automatiquement une liste de remplaçants potentiels.
NB : Au bas de l'affichage, un récapitulatif s'élabore au fur et à mesure que vous saisissez des absences et des remplacements. Au besoin, vous pouvez modifier les remplaçants choisis directement dans ce récapitulatif.
 Remplacer un professeur sur plusieurs semaines
Autre cas possible. Le remplacement n'est pas lié à une absence.
Dans ce cas, utilisez les affichages Emploi du temps de la semaine ou Planning par semaine . Aucune absence ne sera comptabilisée pour le professeur remplacé.
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EDT ne propose aucun remplaçant dans la fenêtre de sélection. Pourquoi ?
Si EDT ne vous propose aucun remplaçant, le filtre de recherche que vous avez choisi n'est peut-être pas adapté à la situation. Modifiez-le à l'aide du menu déroulant Rechercher un professeur parmi. Le cas échéant, décochez les options Tenir compte des matières définies dans les options de remplacement et Tenir compte des équipes pédagogiques qui restreignent également votre recherche.
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Comment indiquer à EDT qu'une classe doit aller en permanence ?
Méthode 1 : procédez de la même manière que pour saisir un remplacement et choisissez Permanence dans la fenêtre de sélection des remplaçants. Sur l'Emploi du temps de la semaine et le Planning par semaine de la classe, la mention Permanence s'affiche sur le cours.
Méthode 2 : sélectionnez le cours sur l'Emploi du temps de la semaine ou le Planning par semaine de la classe, faire un clic droit dessus et choisir Mettre en permanence.
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Comment calculer les effectifs à prévoir en permanence ?
EDT calcule automatiquement le nombre d'élèves qui doivent se trouver en permanence en fonction des emplois du temps des classes ainsi que des absences et remplacements saisis. Dans les affichages Gestion par semaine et absences > Classes > Classes n'ayant pas cours et Permanences journalières, vous pouvez afficher pour chaque pas horaire le nombre de classes et d'élèves qui sont inoccupés (cours annulé et/ou cours affecté en permanence et/ou trou dans l'emploi du temps). Dans l'affichage Elèves > Plages de permanence, vous pouvez préciser cet affichage en fonction du régime et du régime de sortie des élèves ainsi qu'imprimer directement la liste des élèves obtenue pour disposer d'une feuille d'appel.
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Mon établissement doit répondre à l'enquête annuelle sur les absences non remplacées, EDT peut-il m'aider ?
Oui, une interface est disponible dans le module Gestion par semaine et absences > Statistiques > DEP . Toutes les données nécessaires à l'enquête sont présentées dans un tableau qui propose un récapitulatif mois par mois.
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